Moniron и ВкусВилл: управление наличной выручкой через онлайн-инкассацию

Проблемы классической инкассации

Долгое время для крупного и среднего ритейла единственным способом обработки и зачисления наличной выручки на счет оставалась классическая инкассация. Однако с ней временами возникали трудности. Например, инкассаторы могли приехать в неустановленное время — когда сотрудник магазина не может отвлечься. Или сотрудник мог быть так занят с клиентами, что не успевал сдать наличку в отведенный промежуток времени, а с этим у инкассаторов строго. Получался выезд «вхолостую», за который тем не менее приходилось платить, при этом денежная масса оставалась в магазине, а не поступала на счет в банке. К тому же сама подготовка наличных средств к передаче и заполнение сопроводительных документов требуют времени и навыков.

Также в последнее время классическая инкассация переживает настоящий кризис: некоторые крупные компании с рынка ушли, нагрузка на оставшуюся инфраструктуру увеличилась, количество сотрудников и бронированных машин сократилось. В итоге — тарифы на обслуживание выросли в несколько раз.

Внедрение онлайн-инкассации

В середине прошлого десятилетия российские банки начали предоставлять услугу онлайн-инкассации при помощи автоматизированных депозитных машин. Технология оказалась удобной и для бизнеса, и для банков.

Автоматизированная депозитная машина (АДМ) Moniron представляет собой устройство для приема, проверки и онлайн-зачисления наличной выручки на счет. АДМ устанавливается непосредственно в торговых точках. Она позволяет вносить наличные из кассы в любое время и без ограничений по количеству операций в сутки. Банк обеспечивает инкассацию устройства по мере заполнения.

Отдельным вызовом для нашей команды стала широкая география сети ВкусВилл. Необходимо было обеспечить логистику доставки в десятки городов страны, а также установку и подключение устройств в четком соответствии с согласованным графиком развертывания проекта.

Совместно с ИТ-департаментом и техническими службами ритейлера мы подготовили решение, учитывающее технические, финансовые и организационные требования проекта, готовое к масштабированию на все точки сети.

Сейчас АДМ Moniron оборудованы практически все магазины и дарксторы ВкусВилла по всей России. В точках, которые только планируются к открытию, также закладывается возможность установки АДМ — в сети считают, что технология постепенно становится стандартом современной работы с наличной выручкой в ритейле. По подсчетам ВкусВилла, с финансовой точки зрения онлайн-инкассация выгоднее классической примерно в 1,5–2 раза.

Как экономить и сокращать издержки

Существенный плюс онлайн-инкассации — в оборачиваемости денег. Как только средства попадают в АДМ Moniron, они тут же зачисляются на счет компании в банке. Ими можно сразу пользоваться или отправить в депозит. Риск кассовых разрывов снижается.

Для решения задачи эффективной интеграции сервиса в бизнес-процессы сети на этапе пилотного проекта были выполнены следующие работы: настройка связи с учетной системой ВкусВилл с помощью API, обеспечение совместимости ПО и настройка автоматической синхронизации данных. Информация обо всех операциях с АДМ отражается в реальном времени в учетной системе компании, что упростило контроль и минимизировало вероятность ошибок.

«Еще одна явная выгода от использования АДМ для нашего бизнеса — это время персонала, — поделилась руководитель казначейства ВкусВилл Яна Черниговцева. — Даже без оцифровки очевидно, что с АДМ сотрудники не тратят время на заполнение ведомостей, проверку подлинности, пересчет и упаковку наличности в специальные пакеты, общение с инкассаторами и внесение информации во внутренние системы. У нас настроена специальная интеграция с системой банка. При внесении средств в АДМ сотрудник торговой точки видит совершенную операцию у себя в учетной системе».

Использование АДМ Moniron позволяет сократить количество заездов инкассаторов в 5-10 раз в зависимости от оборота торговой точки. Кроме того, после внесения наличных в устройство ответственность за их сохранность берет банк. При онлайн-инкассации кассиру достаточно внести деньги в АДМ и получить чек, а взаимодействие с инкассаторами не обязательно.

Специальной подготовки помещения для установки АДМ не требуется. Достаточно иметь розетку, немного места (подойдет даже место под столом) и доступ к интернету. Установить АДМ можно в подсобном помещении магазина или непосредственно в кассовой зоне.

Сервис и поддержка

АДМ Moniron включает функцию определения подлинности банкнот, процесс внесения купюр полностью автоматизирован, а работа с устройством не требует от персонала торговой точки специальных навыков. Депозитную машину можно купить или арендовать у банка — принципиальной разницы в этом нет. В большинстве случаев бизнес заинтересован в получении услуги онлайн-инкассации под ключ.

Немаловажным фактором надежности и удобства сервиса стало то, что весь парк депозитных машин обновляется централизованно в онлайн-режиме. Например, обновление на новые номиналы или модифицированные банкноты, выходящие в оборот, происходит автоматически и без участия персонала торговых точек.

В рамках услуги онлайн-инкассации специальная рабочая группа обеспечивает круглосуточное сопровождение и техническую поддержку процесса внедрения: от установки и настройки оборудования до запуска сервиса и консультирование персонала ВкусВилла.

Быстрое реагирование сервисной службы на любые нештатные ситуации и поломки оборудования обеспечивает бесшовное функционирование онлайн-инкассации, что было одним из ключевых требований проекта.

«Для нас, конечно, удобнее работать в связке с банком, — отметила Яна Черниговцева. — Это освобождает нас от забот, связанных с обслуживанием АДМ, обновлением ПО, перемещением машины, ее установкой, физической инкассацией и так далее. Все эти вопросы — на стороне банка-партнера, и именно он решает любые возникающие проблемы в кратчайшие сроки».

Для сотрудников торговых точек, работающих с депозитными машинами предусмотрены несколько каналов технической поддержки и создания оперативных сервисных заявок. В частности, каждая машина оснащена уникальным QR-кодом, с помощью которого можно автоматически сформировать сервисную онлайн-заявку со всеми необходимыми данными по устройству, получить помощь или инициировать вызов сервисного инженера для диагностики и устранения неполадок на месте.