Типичные ошибки при облачной трансформации

Более 1 триллиона долларов — столько в совокупности заработали благодаря облачным технологиям участники глобального рейтинга крупнейших компний Fortune 500. Однако в нашей суровой действительности нередки случаи, когда бизнес, встав на “облачные рельсы”, не получает ожидаемого эффекта. Разбор конкретных ситуаций показывает, что в основе всех неудачных кейсов — стихийно-интуитивный подход к процессу транформации.

Отсутствие четкой стратегии приводит к тому, что компании ограничиваются простым «переездом» на внешнюю платформу с собственной инфраструктуры или переносом отдельных инструментов без каких-либо структурных или функциональных изменений. В этом случае миграция действительно проходит «бесшовно» — в том плане, что ее реализация никак не отражается на бизнесе. При этом компания рискует потерять все вложенные в этот проект ресурсы, не получив никаких конкурентных преимуществ. 

Как показывает опыт реальных компаний, добиться реальной выгоды от внедрения облачных технологий можно только при условии глубоких изменений в работе ИТ-подразделения, а затем — и всей организации. Если вы всегда работали исключительно на собственных мощностях, необходимо быть готовым потратить средства, время и силы на то, чтобы обучить ваших специалистов новым навыкам и адаптировать их под облачные технологии.

Еще одна типичная ошибка — приоритизация скорости внедрения в ущерб системности. Пытаясь успеть за темпами современного рынка, бизнес стремится как можно быстрее перейти на новые технологии, рассчитывая в сжатые сроки оптимизировать процессы и повысить прибыль. Однако, жертвуя системностью в пользу скорости, компании, как правило, сталкиваются с разочарованием — вместо роста эффективности и сокращения расходов они получают дополнительные сложности, в том числе технологического характера. Из-за «цифровой гонки» допускаются серьезные недоработки, которые дают о себе знать уже после запуска, когда их устранение требует больших временных и материальных затрат. Это формирует негативное восприятие как перехода на конкретные решения, так и цифровизации в целом. Это приводит к тому, что результат внедрения облаков не только не оправдывает ожидания собственников и топ-менеджеров, но и угрожает всей цифровой трансформации бизнеса и ставит под вопрос дальнейшую миграцию.  

Другой минус такого подхода — оптимизируя временные и материальные ресурсы, компании сосредотачивают свои усилия на переносе отдельных приложений и сервисов. Это просто видимость, а не цифровая трансформация: в итоге организация получает разрозненный набор решений в облаке, который никак не повышает эффективность. 

Возьмем процесс покупки: если приложение для аутентификации пользователя находится в облаке, но для обработки платежей по-прежнему используются устаревшие системы, преимущества облака теряются. Правильное решение — перенос всей услуги или опции, включая системы взаимодействия, уровни интеграции, обработку транзакций, клиентские базы данных, аналитику киберугроз, соблюдение нормативных требований и обслуживание. Это позволяет бизнесу наращивать критическую массу взаимно поддерживающих приложений для получения максимальной выгоды. 

Мы рекомендуем своим клиентам изначально придерживаться комплексного подхода и не начинать внедрение облачных решений до того, как будет разработана и утверждена всеми заинтересованными сторонами облачная стратегия — всесторонний документ, который будет описывать в деталях процесс миграции. Хорошо, если в его основе будут заложены принципы BRP — реинжиниринга бизнес-процессов.

Практика показывает, что компании, которые используют BRP при миграции, достигают заложенных показателей эффективности быстрее, чем организации, которые предпочли сэкономить на ключевых этапах процесса. Например, грамотно спланированное управление обратной связью с участием всех заинтересованных сторон позволяет не только избежать критически важных ошибок при внедрении решений, но и кастомизировать их под запросы конечных пользователей и специфику бизнеса.

Ключевые преимущества BPR

Комплексный реинжиниринг бизнес-процессов помогает сформулировать цели облачной трансформации, согласовать их со всеми стейкхолдерами и тем самым избежать разочарования отдельных участников в дальнейшем. Так, зачастую собственники бизнеса видят в облачных решениях инструмент сокращения расходов и ожидают увидеть снижение затрат в ближайшее время после реализации проекта. Однако, несмотря на то, что миграция в облака, действительно, приводит к экономии, это, скорее, частные случаи. Как подтверждают участники исследования McKinsey, ценность, которую они получили благодаря внедрению облаков, приходится в основном на автоматизацию процессов и повышение операционной эффективности как результат обновления устаревших систем и модернизации процессов. Именно это и должно быть конечной целью перехода в облака.

Также BPR позволяет организациям определить инвестиции, необходимые для достижения заданных целей, и распределить имеющиеся ресурсы оптимальным образом.

Наконец, BPR может помочь выявить пробелы в навыках персонала, чтобы разработать целевое обучение для повышения квалификации сотрудников в соответствующих областях и ускорить адаптацию к новым решениям.

6 этапов реинжиниринга бизнес-процессов для облачной трансформации

1. Запуск

Первый этап начинается с признания необходимости изменений и создания платформы под их реализацию. Он включает в себя определение целей, масштабов изменений и создание команды с необходимым сочетанием навыков, опыта и полномочий для управления процессом изменений. На этом этапе компаниям рекомендуется ответить на несколько ключевых вопросов:

• С кем мы будем реализовывать проект облачной трансформации? Достаточно ли мы доверяем провайдеру услуги?
• Понимает ли провайдер/партнер по трансформации специфику бизнеса и наши бизнес-задачи?
• Как долго займет трансформация?
• Какие ресурсы, включая непредвиденные и «скрытые» расходы, она потребует?
• Что будет дальше? Как поддерживать и развивать внедренные решения? Будут ли у нас возможности для масштабирования/маневров? 

2. Диагностика/ Анализ/ Аудит

Этот этап включает в себя углубленный анализ существующих (как есть) процессов, чтобы понять их слабые и сильные стороны. Команда BPR проводит интервью с заинтересованными сторонами, документирует процессы и изучает показатели эффективности.  

Мы рекомендуем использовать для фиксации результатов аудита шаблоны и наглядные инструменты визуализации. Они пригодятся не только для максимально доступного и понятного донесения информации о текущей ситуации, но дальнейшей презентации предлагаемого плана действий.

3. Разработка архитектуры решения

Это наиболее творческий этап, который требует от тех, кто его реализует не только креативности, но и системного мышления. Третий этап включает создание моделей и прототипов обновленных процессов.

Цель состоит в том, чтобы сделать текущие бизнес-процессы более эффективными, действенными и адаптируемыми к новой облачной среде, потому к участию к нему рекомендуется привлекать бизнес-аналитиков, продуктовых менеджеров и представителей тех департаментов, показатели которых напрямую зависят от успешности внедрения новых решений. 

4. Внедрение

Следующий этап — миграция на новые решения. Убедитесь, что ваши базовые технические возможности (уровень автоматизации, опорная архитектура) соответствуют современным требованиям. В обратном случае устаревшая инфраструктура может нивелировать положительных эффект облачных инноваций — из-за медленной работы приложений, технического долга, угроз информационной безопасности и низкой отказоустойчивости. А как свидетельствуют результаты исследования McKinsey, при наличии отказоустойчивой инфраструктуры время простоя приложений в облаке можно сократить почти на 60%, а процесс обработки операций — более чем вдвое.  

На этом этапе выполняется также обучение персонала. 

5. Мониторинг процесса

Успешная трансформация требует непрерывного контроля над тем, как работают новые решения исходя из ключевых показателей эффективности. Проводятся регулярные аудиты и экспертные оценки с целью выявления отклонений, которые могут препятствовать достижению желаемых результатов.

В процессе миграции на облачные решения зачастую возникает мощный поток обратной связи, в котором очень непросто не пропустить действительно существенные замечания. А бывает и так, что в процесс сбора обратной связи не включены те или иные заинтересованные стороны, которые могли бы стать источниками важной информации для проекта.

Избежать этого позволит продуманный план управления обратной связью. Он систематизирует процесс сбора и оценки отзывов и обеспечивает участие всех заинтересованных сторон для учета критических точек зрения. Это также позволит эффективно использовать временные ресурсы, поскольку план четко определяет, когда и как часто должны происходить встречи, кто должен быть включен в состав участников.

6. Развитие

На этом этапе организации планируют дальнейшие улучшения и усовершенствования. С помощью BPR процессы итеративно уточняются и улучшаются на основе отзывов и уроков, извлеченных из мониторинга. Эта постоянная адаптация необходима в такой среде как облачные вычисления, ведь технология постоянно — и быстро! — развивается. 

Главное условие успешной облачной стратегии — отказ от «мышления on-premise». Невозможно получить максимум от облачных технологий, применяя модели и процессы, унаследованные от эпохи локальной инфраструктуры. Для компаний, стремящихся внедрить облачные решения, правильно реализованный реинжиниринг бизнес-процессов может принести ощутимую прибыль. Шестиэтапный процесс предусматривает эффективное использование ресурсов, оптимизацию операций и выявление пробелов в навыках, гарантируя максимально бесшовную и эффективную интеграцию облачных решений в цифровой ландшафт.