Как выбрать ассистента: советы от руководителя подбора Smart&Talented

Рано или поздно у любого руководителя или предпринимателя наступает момент, когда без помощника становится сложно справляться с потоком задач. Но как выбрать того самого «идеального» ассистента, и существует ли он вообще? Мы спросили у Лины Рожковской, руководителя направления подбора Smart & Talented, с чего следует начать поиск помощника, и как понять, какой именно человек вам нужен.

Шаг 1. Определяем задачи ассистента

Прежде чем начинать активный поиск, важно понять, какие задачи вы готовы делегировать. Это может показаться очевидным, но многие работодатели приступают к поиску без четкого списка обязанностей, что приводит к разочарованиям и недоразумениям. Рекомендуется в течение нескольких дней фиксировать задачи, которые вы поручили бы ассистенту. Это может быть что угодно: от ведения деловой переписки и организации встреч и поездок до заказа доставки еды и оплаты ваших личных счетов. Главное — создать реальный список задач, которые вы уже сейчас готовы передать. Это поможет точно понять, что именно вам нужно от кандидата и какие навыки он должен иметь.

Шаг 2. Составляем портрет идеального помощника

На этом этапе вам нужно представить в подробностях, каким должен быть ваш будущий ассистент, и как будет проходить работа с ним. Важно учесть все детали, начиная с графика формата работы: офлайн или онлайн-занятость, часы, когда помощник должен быть на связи, наличие и структура выходных и отпуска. Убедитесь, что требования к графику соразмерны зарплате. Рекомендуем отказаться от завышенных ожиданий и требований быть на связи 24/7, так как это может отпугнуть даже самых заинтересованных специалистов.

Помимо графика, определите, каким должно быть оформление (например, работа по трудовому договору, ИП или самозанятости), а также какие личные и профессиональные качества вам нужны. Здесь особенно важен баланс между hard и soft skills. Идеальных кандидатов не существует, поэтому всегда приходится чем-то жертвовать. Важно заранее понимать, что вам критично, а чем вы готовы поступиться.

Например, вы можете предпочесть кандидата с отличными организационными способностями, но не обладающего навыками структуризации информации и работы с таблицами, если у него при этом развиты такие soft skills, как коммуникабельность и умение работать в команде. Или, напротив, выбрать системного и пунктуального помощника, который будет хорошо технически подкован, но при этом не будет обладать достаточной эмпатией.

Существует негласное правило: подбирать ассистента, который будет твоей противоположностью. Если вы знаете о себе, что вы творческий, но немного хаотичный человек, то вам идеально подойдет системный помощник, который будет структурировать ваши идеи и «возвращать вас в реальность», даже если вас это будет порой раздражать.

Также на этапе составления портрета ассистента нужно определиться с возрастом и опытом кандидата. Если вам нужен помощник с узкопрофильным опытом, то, скорее всего, это будут кандидаты 30+. Молодые специалисты зачастую могут не иметь достаточного опыта работы, зато они бывают более энергичными и мотивированными. Поэтому небольшой опыт — это не обязательно недостаток, но, если вам требуется профессионализм и стабильность, стоит обратить внимание на кандидатов с опытом от 5 лет.

Составление профиля ассистента — это важный шаг в процессе подбора, которому в агентстве Smart & Talented отводится серьезная роль. Наши эксперты задают ряд вопросов, которые помогают наиболее точно определить ожидания клиента и подобрать подходящих кандидатов. Но даже если вы подбираете ассистента самостоятельно — не пренебрегайте этим этапом! 

Шаг 3. Проводим анализ рынка труда

Перед тем как приступить к активному поиску, будет полезно зайти на сайты по поиску работы и сделать выборку кандидатов по фильтрам (город, опыт работы, уровень заработной платы, навыки). Это поможет вам понять, какие кандидаты представлены на рынке и какие зарплатные ожидания они имеют. При этом важно учитывать, что некоторые резюме могут давно не обновляться, поэтому лучше прибавить к зарплатных ожиданиям потенциальных кандидатов 10-20 тысяч рублей, чтобы избежать неприятных сюрпризов.

Шаг 4. Составляем тестовое задание (при необходимости)

Многие компании начинают с тестовых заданий, но в настоящих условиях рынка труда это неверный ход. Тесты могут отпугнуть сильных кандидатов, которые устали от постоянных проверок, поэтому часто отказываются от вакансий, где тестовое задание идет первым этапом. Вместо этого лучше предложить тестовое уже после собеседования, чтобы сначала познакомиться и дать кандидату возможность решить, хочет ли он продолжать.

Если у вас много откликов и мало времени, заметите тестовое задание на анкетирование. Отразите в анкете важные вопросы и предложите кандидатам решение 1-2 кейсов, чтобы увидеть логику ответа и на основании этого принять решение.

Не ждите толпы крутых кандидатов в первый день поиска

Наконец, важно понимать, что процесс поиска ассистента может занять время, и нужного кандидата можно искать от нескольких недель до нескольких месяцев. Но если вы четко определили свои ожидания и требования, вам будет легче выбрать того самого человека, с которым будет легко и комфортно работать.

Если коротко, то грамотный выбор ассистента — это не только вопрос навыков, но и вопрос личности. Подумайте заранее о том, какого человека вы хотите видеть рядом с собой, представьте, как он впишется в вашу команду и в ваш стиль работы. И помните, что в этом процессе важно быть готовым к компромиссам и опираться на актуальные условия по рынку труда.