Как внедрение СЭД с ИИ влияет на затраты и прибыль компаний

В условиях современного бизнеса организации активно стремятся к оптимизации управления бизнес-процессами, чтобы сделать их более эффективными. Одним из перспективных направлений в этой сфере является внедрение систем, которые интегрированы с технологиями искусственного интеллекта (ИИ).

Внедрение таких систем открывает множество возможностей для повышения производительности труда. Автоматизация рутинных задач, улучшение доступа к информации, улучшение взаимодействия между подразделениями и анализ действий сотрудников — все это создает более продуктивную рабочую среду. В современном мире такие решения становятся неотъемлемой частью успешной стратегии управления и развития компании.

Мы поговорили с Генеральным директором компании-разработчика систем электронного документооборота (СЭД) ГК «ЭОС» о преимуществах интеграции СЭД с технологиями искусственного интеллекта (ИИ) и успешных примерах внедрения таких систем, Андреем Козловым.

Андрей, расскажите какие основные преимущества внедрения СЭД с применением ИИ вы можете выделить?

Внедрение систем электронного документооборота с искусственным интеллектом дает много преимуществ. Во-первых, ИИ позволяет автоматизировать многие процессы, такие как сортировка и обработка документов. Это помогает сотрудникам быстрее находить нужную информацию.

Во-вторых, ИИ может анализировать большие объемы данных и предлагать рекомендации. Это помогает компаниям принимать более обоснованные решения. Может снизить вероятность ошибок, это особенно важно в финансовой и юридической сферах.

Искусственный интеллект может анализировать действия сотрудников и предлагать улучшения. Это помогает командам быстрее принимать решения.

Как ИИ в СЭД позволяет упростить работу пользователей с документами и информацией?

Искусственный интеллект в системах электронного документооборота упрощает работу с документами и информацией благодаря ряду ключевых функций и возможностей. ИИ способен автоматически распознавать и классифицировать документы, извлекая ключевую информацию, такую как даты, суммы, имена и другие данные. Это исключает необходимость ручного ввода и снижает риск ошибок, связанных с человеческим фактором. Вместо традиционного поиска, по ключевым словам, ИИ использует контекстный анализ и машинное обучение для предоставления более точных и релевантных результатов. Пользователи могут задавать сложные запросы и получать информацию, которая соответствует их потребностям, что экономит время. Это помогает сотрудникам быстрее находить необходимую информацию и упрощает процесс работы с документами.

ИИ в системах электронного документооборота может интегрироваться с другими корпоративными системами, такими как CRM или ERP. Это позволяет пользователям получать доступ к информации из разных источников в одном интерфейсе.

Какие результаты вы наблюдали после того, как компании внедряли СЭД с элементами ИИ?

Автоматизация процессов обработки документов позволила исключить множество рутинных задач, которые раньше выполнялись вручную. Например, у одного заказчика, у которого мы внедряли СЭД с применением ИИ, количество ошибок в оформлении документов до внедрения системы достигало 15%. После интеграции ИИ и автоматизации процессов это число снизилось до 5%. Это означает, что система не только уменьшила вероятность ошибок, но и повысила уверенность сотрудников в качестве своей работы.

ИИ в СЭД предоставляет функции анализа данных и мониторинга действий пользователей. Система может выявлять потенциальные ошибки в реальном времени и предупреждать сотрудников о несоответствиях или неправильном заполнении форм. Это позволяет избежать повторения одних и тех же ошибок.

Наконец, внедрение СЭД с ИИ способствует созданию культуры постоянного улучшения и обучения. Сотрудники становятся более внимательными к деталям, так как знают, что система будет их поддерживать и подсказывать. Это в свою очередь создает более благоприятную рабочую среду и способствует повышению производительности рабочих процессов.

В целом, результаты внедрения СЭД с элементами ИИ показывают, что такие системы не только снижают количество ошибок, но и способствуют повышению квалификации сотрудников.

Как внедрение СЭД с ИИ повлияло на затраты компании?

Компании тратят меньше денег на печать, хранение и отправку документов. После перехода на электронный документооборот многие компании экономят до 80% от прежних расходов. Например, одна компания, которая перешла на электронный документооборот, уменьшила затраты на закупку бумаги и сопровождение традиционного документооборота в 3 раза, что составило 6,4 мл руб. ИИ помогает защищать природу.

Искусственный интеллект помогает избежать ошибок. Ошибки в документах могут привести к дополнительным расходам. Это особенно важно в таких областях, как финансы и юриспруденция. ИИ самостоятельно находит неточности в документах, предлагает изменять формулировки и даже может проверять ваши документы на соответствие требованиям законодательства, тем самым беря на себя еще и часть юридической работы по предварительному согласованию документов.

Какие трудности возникают при использовании искусственного интеллекта в СЭД? Существуют слабые стороны у таких решений?                                                                                                                

Внедрение искусственного интеллекта в системы электронного документооборота (СЭД) вызывает ряд сложностей. Одна из них — необходимость объяснять решения, принятые ИИ. Каждое действие системы нужно документировать, чтобы подтвердить его правомерность и объективность. Без этого компаниям будет сложно обосновывать свои решения, что затруднит соблюдение нормативных требований.

Еще одна проблема — хрупкость ИИ. Даже незначительные изменения в данных или алгоритмах могут существенно повлиять на результаты. Это особенно рискованно в критически важных задачах, где ошибки могут иметь серьезные последствия. Генеративный ИИ может формировать необъективные или дискриминационные суждения, а также использовать оскорбительные выражения. Это особенно опасно, когда такие рекомендации становятся частью бизнес-процессов. Кроме того, существует риск утечки конфиденциальной информации, особенно при использовании облачных решений.

И, конечно, нельзя забывать о рисках устаревания программного обеспечения. Устаревание технологий может привести к проблемам с долговременной сохранностью обученных моделей и зависимостью от разработчиков и поставщиков. Компании должны продумывать использование ИИ на длительную перспективу, чтобы избежать этих рисков.

Как по вашему мнению будет развиваться ИИ в СЭД, какие пути развития искусственного интеллекта вы можете выделить?

Я считаю, что развитие искусственного интеллекта в СЭД будет происходить в нескольких ключевых направлениях, которые существенно изменят методы работы компаний.

Во-первых — это улучшение обработки естественного языка. Одним из наиболее перспективных направлений является развитие технологий обработки естественного языка (NLP). Это позволит системам более точно интерпретировать и обрабатывать текстовые данные, что сделает взаимодействие пользователей с документами еще более интуитивным. Например, пользователи смогут задавать вопросы на естественном языке и получать ответы или нужные документы без необходимости формулировать запросы в виде ключевых слов.

Во-вторых, мы увидим более глубокую интеграцию СЭД с другими корпоративными системами, такими как CRM, ERP и системами управления проектами. Это позволит создавать единую экосистему, в которой информация будет легко доступна из различных источников.

ИИ будет использоваться для прогнозной аналитики, что позволит компаниям заранее предсказывать потребности в документах и ресурсах. Например, система сможет анализировать исторические данные и предлагать оптимальные решения для управления документооборотом. Мы также увидим дальнейшую автоматизацию более сложных процессов, таких как согласование и утверждение документов. ИИ сможет не только отслеживать статус документов, но и предлагать оптимальные маршруты согласования, основываясь на анализе предыдущих действий.

С развитием ИИ будет больше внимания уделяться вопросам безопасности. ИИ сможет выявлять потенциальные угрозы в документообороте, что позволит компаниям лучше защищать свои данные и снижать риски.

В моем видении, искусственный интеллект обладает огромным потенциалом в области СЭД. Его развитие будет непрерывным, открывая новые перспективы для оптимизации процессов, уменьшения расходов и улучшения рабочей эффективности в структурах управления.

В целом, я вижу большое будущее для искусственного интеллекта в системах электронного документооборота.