Амбассадоры, воркшопы и база знаний: из 13 таск-трекеров в один

У нас более 1800 сотрудников и 20+ продуктовых команд. Часть людей работает удаленно, часть — из офиса, есть деление на клиентскую и внутреннюю разработку. Чтобы организовать процессы внутри большой команды, нам нужен единый таск-трекер.

Что было раньше: 13 инструментов для управления задачами

Раньше мы использовали разные инструменты: каждая команда негласно выбирала для себя тот сервис, в котором было удобнее работать. IT-подразделение в основном работало в Jira, а бизнес-подразделение — в Битриксе. Внутри некоторых команд использовали и другие сервисы — Trello, Asana, Notion.

В 2021 году бизнес-подразделение решило найти новый таск-трекер, так как текущий не подходил для управления задачами. Нам хотелось ставить стратегические цели, понимать, как их достигнуть, и соотносить цели с выполняемыми задачами. В текущем трекере мы могли настроить только одну доску, а нам нужен был сервис, который получится гибко адаптировать под все процессы.

Сначала мы попробовали использовать Jira, так как им пользовались коллеги из соседних подразделений. Однако в 2022 году компания объявила об уходе из России, и нужно было думать о другом сервисе.

Мы рассматривали восемь таск-трекеров. При выборе было важно, чтобы сервис соответствовал нашим критериям, а именно помогал:

• обеспечивать прозрачность процессов — связывать между собой задачи разных команд и визуализировать стратегические цели;
• управлять продуктом — наладить взаимодействие между подразделениями;
• управлять задачами — связывать задачи одного сотрудника или подразделения, создавать цепочки подзадач, отслеживать и распределять нагрузку;
• быть гибким — позволять командам самостоятельно выстраивать процессы, не прибегая к помощи администраторов.

Большинству критериев соответствовал Kaiten, поэтому мы решили тестировать его.

Как переезжали на единый таск-трекер: воркшопы и интеграции

Мы тестово внедрили сервис в мае 2022 года, а уже летом начался активный переход. Мы понимали, что действовать нужно плавно и постепенно, поэтому использовали различные инструменты на каждом этапе внедрения.

Презентация для руководителей. Если команда долго работает с одним инструментом, ее сложно перевести на другой. Мы это понимали, поэтому решили найти «амбассадоров». Сначала приходили к директорам департаментов и рассказывали им о сервисе, его плюсах и возможностях, показывали мотивирующее видео. Руководители вдохновлялись и уже сами предлагали коллегам сходить на воркшоп по работе в новом таск-трекере. Эта встреча не была принудительной, скорее, мы предлагали провести тимбилдинг для команды и заодно посмотреть на сервис. 

Статики и воркшопы. Если команда соглашалась посмотреть новый таск-трекер, мы ставили встречи. Сначала проводили STATIK в Miro — созвон, на котором обсуждали процесс работы подразделения: цели, метрики, задачи и процессы. Мы рассматривали соответствие нового инструмента задачам команды, неудовлетворенность работой сервиса и анализ возможностей системы. По каждому вопросу сотрудники заполняли информацию о своем производственном процессе подразделения.

После этого мы организовывали воркшопы, на которых учили строить процесс, создавать доску и задачи под конкретные бизнес-процессы команд. На основе данных со STATIK, ребята получали готовое пространство для работы подразделения. Мы помогали на каждом этапе — учили, как управлять пространством, создавать доски, ставить задачи и предоставлять доступы. В итоге сотрудники смогли сами управлять рабочим пространством под цели команды и, при необходимости, быстро адаптировать под новые вызовы.

Постепенно STATIK и обучающий воркшоп объединились в одну встречу, на которой мы и обсуждали возможности платформы, и строили рабочее пространство. Переход из Miro в Kaiten помог нам сократить время на проведение воркшопов. Команды сразу обучались работать в новом таск-трекере в процессе сбора и анализа информации, что в свою очередь, сократило разрыв между этими этапами и позволило сделать процесс обучения эффективным и понятным для каждого сотрудника.

Страница с обучением. Чтобы команда могла сама продолжить настройку после воркшопа, мы собрали обучающие ролики и записали свои.

Количество команд, которые внедряли новый таск-трекер, росло постепенно. Для удобной работы мы настроили две интеграции — с Naumen и Active Directory. Naumen — это сервис-деск, который мы используем для обработки обращений от пользователей и сотрудников. Active Directory — это инструмент Microsoft для управления информацией о пользователях и ее хранения.

После внедрения: работаем с новым таск-трекером больше года, выстроили прозрачные процессы в командах и между ними

У нас более 70 пространств: по одному на каждое подразделение, а еще — доски с целеполаганием для департаментов, визуализацией и синхронизацией бизнес-процессов, персональные пространства и даже доска с нашим EJM. Как правило, команды работают независимо друг от друга. В работе таск-трекера мы нашли и плюсы, и минусы — расскажем о них подробнее.

Начнем с недочетов, нам не хватает: 

• визуализации управления целями; 
• гибкой настройки личного пространства с задачами
• возможности добавлять информацию о сотрудниках: если над задачей работает несколько подразделений, непонятно, коллега из какой команды отвечает в таске.

Но плюсы нивелируют недочеты сервиса. В новом таск-трекере есть возможности, которые помогают нам выстраивать понятные процессы внутри компании.

Статистика по внедрению таск-трекера (за 2022 год)

Прозрачное планирование. У нас есть специальная доска для стратегических целей компании или отдельных департаментов и подразделений. Раз в месяц мы проводим планирование среди руководителей, где обсуждаем задачи и подводим итоги. Новый сервис помогает сделать процессы прозрачными: можно проанализировать работу команд и узнать, каким задачам нужно уделить больше внимания или выделить больше ресурсов.

Гибкая настройка. В командах мы используем спринты, создаем доски для разных целей: бэклога, текущих задач, заявок из хелп-деска и идей от заказчиков. Это удобно, потому что сотрудники знают, где найти таски и посмотреть их статус.

Теперь нам не нужно зависеть от администратора, как в Jira: можно самому создать весь процесс за несколько минут. Если хочется погрузиться в интерфейс, научиться его настраивать под себя — есть база знаний, а также служба поддержки.

Удобные отчеты. Например, отчеты по учету времени, некоторые команды используют их. Лиды проверяют загрузку сотрудников, анализируют производительность команды. В сервисе легко создать диаграмму Ганта.

Основная цель сейчас — организация сквозных процессов между командами. Мы уже начали двигаться в этом направлении и связали маркетинг с продуктовой командой. 

Теперь, если нужно провести акцию, продакт-менеджер приходит к маркетологу и объясняет вводные. Маркетолог заводит задачу, которая появляется не только на его доске, но и дублируется в рабочих пространствах разных подразделений, например коммуникаций и дизайна. Маркетолог же отслеживает выполнение задач во всех командах и выполняет роль Service Delivery Manager.