Искусство экономии: как грамотно снизить расходы на мероприятия

Потребность в бизнес-ивентах никуда не делась: это по-прежнему один из эффективных каналов продаж, основной инструмент внутренних коммуникаций и важная часть лица бренда в публичном поле. По данным открытых исследований спрос на деловые мероприятия в России в первом полугодии 2023 года вырос на 20% по сравнению с аналогичным периодом 2022, и эта тенденция продолжается и сейчас. Наиболее востребованные форматы деловых ивентов сегодня — это форумы и семинары, причем как собственные конференции брендов, так и сборные, отраслевые события. При этом только за 2022-2023 гг. в среднем на 30-40% выросли цены на кейтеринг, аренду площадок, аренду оборудования, работу специалистов

Мы в агентстве iMARUSSIA! регулярно сталкиваемся с запросом «нужно стильное, красивое мероприятие, с использованием новых технологий. Но, к сожалению, бюджет у нас небольшой». C таким запросом на проведение бизнес-ивентов приходят не только небольшие и средние, но зачастую и крупные компании. Это, конечно, постоянно держит в тонусе и побуждает мыслить креативно: как сделать проект без потери качества, и на чем же можно сэкономить.

Итак, первое правило грамотной оптимизации затрат — еще на самом старте четко определить цель мероприятия, через которую будет строиться вся концепция ивента. Это позволит впоследствии держать все в фокусе и не распыляться на малоэффективные решения. Второе правило — сразу нужно выделить для себя направления в бюджете проекта, где допустимы компромиссы, и сосредоточиться с точки зрения экономии именно на них.

Площадка и форматы

Площадка — всегда один из самых затратных пунктов в смете. Причем затраты на нее часто кроются не в очевидных, на первый взгляд, местах. Тут важно не гнаться за самыми бюджетными вариантами залов или лофтов, предложенных на рынке. Ведь обычно на такой локации все придется строить с нуля: может не оказаться приличного оборудования, потребуются дополнительные расходы на декор, на постройку сцены, аренду мебели, порой нет даже столов и стульев. В результате, сложив все вместе, этот вариант скорее всего выйдет существенно дороже, чем тот, который изначально казался менее бюджетным — например, в виде готового решения в конференц-зале 4-5* отеля.

Популярным форматом остаются выездные загородные мероприятия, которые обычно проходят один-два дня: считается, что так лучше происходит погружение в рабочий процесс, и остается время на вечеринку и вечерний нетворкинг. Тем не менее, зачастую график форума или семинара весьма плотный, и люди большую часть времени все равно будут проводить в конференц-залах. В данном случае, в целях экономии, лучше взять аналогичную площадку в городе, тем самым убрав затраты на всю логистику — гостей, оборудования и персонала. При этом, сезонность имеет важное значение. Например, летом загородные варианты площадок стоят, как правило, дороже городских, а зимой — наоборот, отдыхающих мало, и такой отель будет рад дать специальные условия для корпоративного мероприятия.

Также стоит отметить уже хорошо сформировавшийся и зарекомендовавший себя тренд — онлайн-ивенты. Да, потребуются дополнительные расходы на хорошую студию, усиление технической части, чтобы создать качественную телевизионную картинку. Но зато уходит целый блок расходов из сметы. Не нужно искать площадку большой вместимости, заниматься вопросами логистики сотрудников или гостей, тратиться на дорогостоящий кейтеринг. Целый ряд компаний вместе с нами перешли в этот формат и продолжают эффективно решать свои бизнес-задачи, но уже в онлайне.

Дата имеет значение

При планировании даты бизнес-ивента стоит ориентироваться на будние дни с понедельника по четверг, особенно в периоды межсезонья. Так, проведение конференции во вторник в ноябре в Москве вам может обойтись в среднем на 30% дешевле, чем в пиковую пятницу. Еще и скидку у площадки за бронь в понедельник можно попросить. Раннее бронирование должно стать нормой, если речь идет об экономии: чем больше времени остается до мероприятия, тем больше вариантов предлагает рынок. Ведь самые популярные варианты «цена-качество» всегда разбирают в первую очередь. К слову, в первых числах августа, на популярных площадках новогодние даты были уже проданы. А это больше чем за 5 месяцев до мероприятия! Кроме того, площадки индексируют цены каждый год, а то и раз в полгода, раннее бронирование площадки может позволить существенно сэкономить.

Вместо пачки бумаги — технологии

С 2022 года начался практически безудержный рост цен на типографские услуги в России из-за отсутствия аналогов европейским расходникам для печати и комплектующим для станков. Цены на печать бумажной «раздатки», срок жизни которой на любом мероприятии составляет несколько минут, выросли в два-три раза.

Помимо экономии, которую можно получить, отказавшись от печатных буклетов, есть еще одна существенная причина. Ведь гораздо удобнее и для гостей, и для организаторов собрать всю полезную информацию (программу и расписание, карту мероприятия, время регистрации и заезда и пр.) в цифровом формате: например, в виде pdf-буклета, который будет отправлен через телеграм-канал мероприятия или через мессенджер, на сайте или в специальном мобильном приложении мероприятия. Такой формат удобен еще и тем, что позволяет вносить мгновенные корректировки, оперативно менять расписание, менять одного спикера на другого. Перепечатать же накануне ивента что-либо будет либо в несколько раз дороже, либо просто невозможно.

Если полностью отказаться от бумажной продукции не получается, то на ее изготовление стоит заложить комфортные сроки от трех недель до двух месяцев.

Контентная часть

Этот раздел можно условно поделить на два: полезный контент– за него отвечают спикеры, и контент развлекательный — за него отвечают приглашенные артисты. Для внешних мероприятий бренда можно привлекать партнера или даже несколько партнеров из смежных отраслей бизнеса, кому может быть интересна ваша аудитория, для кросс-промо и/или частичного шеринга расходов.

Что касается развлекательной части, то мы бы не рекомендовали полностью отказываться от нее, она отлично дополняет деловую программу, создает необходимую атмосферу, расслабляет людей и располагает их к неформальному общению. Для музыкального сопровождения можно рассмотреть новое поколение молодых артистов и кавер-групп, и их сейчас достаточно на рынке. У них еще нет рейтингов в топе-10 лучших групп Москвы и промо-роликов со стразами, но есть главное, что необходимо артисту — талант и умение работать с аудиторией, создавая правильную атмосферу.

Безалкогольная вечеринка

Да-да, иногда перестать ставить на бизнес-мероприятие алкоголь — неплохое решение, которое как следует сэкономит бюджет. Особенно, если это дневная конференция или семинар: спрос на спиртное в обед вряд ли будет высок, а цены на качественный хороший алкоголь весомые. Да и в целом, безалкогольная вечеринка может быть интересным концептуальным решением, которое всегда можно обыграть в правильном тренде заботы о здоровье. Если же совсем отказаться от алкоголя нельзя, то можно существенно ограничить его выбор.

На чем экономить ни в коем случае не стоит

Любой, самый классный ивент, могут сильно испортить или даже полностью провалить два пункта, на которых решили урезать расходы — это команда проекта и технический продакшн.

Иногда мы сталкиваемся с соблазном клиентов время от времени сэкономить именно на этих пунктах: давайте мы это сделаем сами, или возьмем на крупное мероприятие техническую компанию попроще, или друзей-знакомых, а еще найдем в интернете в аренду самое бюджетное оборудование и закажем у них. Комбо!

От грамотной команды в лице продюсера, проджект-менеджера, технического директора, режиссерско-постановочной группы (РПГ) напрямую зависит, насколько правильно, эффективно и своевременно будет собран и реализован проект, не будут ли сорваны сроки любого из этапов, не случится ли перерасход бюджета за счет ошибочных или избыточных решений. А технический продакшн — это «лицо» любого ивента. Как будет выглядеть презентация на LED-экране, что увидят зрители онлайн-трансляции, будет ли чистый звук, исправны ли микрофоны и правильно ли подсвечен спикер — любые технические накладки всегда будут выглядеть очень непрофессионально, а иногда и фатально для мероприятия. Поэтому на этих позициях желательно не экономить — лучше учиться на ошибках других, чем на собственных.

Важно работать единой командой проекта, в которой каждый понимает, зачем и для чего проводится это мероприятие, какие главные цели и задачи оно закрывает, не оставляя ничего в серой зоне, считая, что какие-то вещи произойдут по умолчанию. Особенно важно перед проектом собраться всей командой и пройтись по всему мероприятию, где каждый проговорит свою зону ответственности. И тогда, в день Х, скорее всего не возникнет неприятных сюрпризов в виде дополнительных расходов на срочную аренду, закупку чего-либо или экстренную печать материалов, больно бьющих по кошельку и нервам заказчика и агентства.