Как понять, что процесс внедрения ERP-системы замедляется

Внедрение ERP-системы — важный шаг для оптимизации бизнес-процессов на предприятии. Часто для реализации такого проекта компании обращаются к подрядчикам — компаниям-интеграторам, которые официально представляют фирму ПО и обладают необходимыми компетенциями. Однако не всегда сотрудничество с интегратором проходит гладко. В некоторых случаях подрядчик может замедлить процесс внедрения системы. Как распознать такие ситуации и что делать в этом случае?

Признаки того, что подрядчик тормозит проект

1. Постоянные переносы сроков без объяснений. Если подрядчик регулярно переносит сроки выполнения этапов проекта, не предоставляя детальных объяснений, это повод для беспокойства. Отсутствие четких причин задержки мешает бизнесу планировать ресурсы и координировать работу.
2. Отсутствие четкой проектной документации. Если подрядчик работает без четкого технического задания (ТЗ), это может привести к недопониманию и несоответствию конечного результата ожиданиям бизнеса. Требования к функционалу не зафиксированы, и стороны могут по-разному понимать, что должно получиться в итоге.
3. Подрядчик не проявляет инициативу. Если интегратор не предлагает решений, не инициирует рабочие встречи и не напоминает о приближении дедлайнов, проект может «зависнуть». В такой ситуации заказчику приходится самому подталкивать процесс, тратя на это время и ресурсы.
4. Недостаточная информированность о ходе работ. Когда подрядчик редко предоставляет информацию о ходе работ или делает это только по запросу, у бизнеса нет возможности влиять на проект. Отсутствие открытого диалога подрывает доверие между сторонами.
5. Не фиксируются договоренности и изменения в письменном виде. Если договоренности и изменения не закрепляются в письменной форме, это создает риски для бизнеса и может привести к разногласиям в будущем.
6. Обучение пользователей откладывается или сводится к минимуму. Без обучения сотрудники не будут готовы работать с новой системой, что затормозит запуск ERP и снизит ее эффективность.
7. Затягивание принятия решений и согласований. Медленное принятие решений и затянутые согласования могут значительно увеличить продолжительность проекта и привести к дополнительным затратам.

Чем опасно замедление внедрения ERP-системы

Задержка в внедрении ERP-системы может иметь серьезные последствия для бизнеса:

• Финансовые потери. Каждый месяц простоя обходится предприятию в значительные суммы.
• Снижение эффективности работы. Без полноценной ERP-системы компания продолжает использовать устаревшие или разрозненные программы, что нарушает производственную цепочку и увеличивает риск ошибок в планировании.
• Репутационные риски. Задержка в подготовке отчетности может привести к штрафам, потере доверия учредителей и партнеров.
• Ошибки в интеграции и бизнес-процессах. Если подрядчик пытается ускорить проект в ущерб качеству, в системе могут появиться некорректные данные и другие проблемы, которые будет сложно исправить после запуска ERP.

Как действовать, если подрядчик тормозит проект

• Требуйте объяснений и фиксируйте переносы сроков. Если подрядчик переносит сроки, требуйте детальных объяснений и фиксируйте это в письменной форме. Добавьте в договор пункт об обязательной отчетности по срокам и этапам.
• Убедитесь в наличии четкого ТЗ. Согласуйте с подрядчиком цели проекта, этапы внедрения ERP, функционал, интеграции и другие важные моменты. Пропишите критерии приемки и ответственность сторон за нарушение обязательств.
• Установите формат и периодичность отчетности подрядчика. Например, можно требовать еженедельных отчетов о ходе работ.
• Назначьте ответственных за мониторинг работы ERP-системы. Это может быть IT-специалист, топ-менеджер или другой сотрудник, который будет следить за процессом внедрения.
• Планируйте обучение сотрудников как отдельный этап проекта. Убедитесь, что подрядчик предусматривает обучение пользователей, презентации ERP, инструкции и онлайн-консультации.
• Будьте вовлечены в процесс. Успех внедрения ERP зависит не только от подрядчика, но и от активности и вовлеченности бизнеса. Назначьте руководителя проекта внутри компании, который будет связующим звеном между вами и интегратором.

Таким образом, внимательное отношение к процессу внедрения ERP и своевременное выявление проблем помогут избежать серьезных задержек и финансовых потерь.