Автоматизация бюджетирования Bioderma на платформе Бит.Финанс
Автоматизация бюджетирования с Бит.Финанс позволила Bioderma ускорить согласования и улучшить финансовый контроль
Задача: внедрить систему автоматизации бюджетирования на базе Бит.Финанс с интеграцией в 1С, чтобы ускорить консолидацию финансовых данных, упростить контроль лимитов и обеспечить прозрачный управленческий учет.
Причина: процессы планирования и согласования бюджетов в Bioderma выполнялись вручную, с помощью Excel и почтовых переписок. Это замедляло сбор отчетности, увеличивало риск ошибок и мешало эффективно контролировать расходы в динамично развивающейся компании.
О клиенте
Bioderma — международная фармацевтическая компания, производитель дерматологической косметики, представленная более чем в 65 странах мира. В России у компании работает развитая структура с множеством филиалов и подразделений, отвечающих за региональные бюджеты, закупки и маркетинг.
Ход проекта
Перед стартом внедрения команда WeJET провела аудит текущей системы бюджетирования Bioderma. Финансовые данные формировались вручную, а согласование заявок на расходы проходило через письма и таблицы Excel. Каждое подразделение вело собственные версии отчетов, что осложняло консолидацию и мешало видеть актуальную картину по бюджету в целом.
Совместно с финансовой службой Bioderma специалисты WeJET определили ключевые точки автоматизации и логику маршрутов согласования. Было решено внедрять систему Бит.Финанс поэтапно — с постепенным подключением функциональных блоков и обучением пользователей на каждом этапе.
На первом этапе специалисты настроили базовую структуру данных: справочники, статьи бюджетов, аналитику по брендам и центрам финансовой ответственности. Далее был реализован модуль загрузки плановых и фактических показателей из бухгалтерской системы 1С, чтобы исключить дублирование и ручной ввод.
Затем команда сосредоточилась на автоматизации согласования заявок и контроле лимитов. Теперь заявки формируются прямо в системе, проходят маршруты утверждения в зависимости от уровня ответственности, а при превышении лимитов автоматически направляются на повторное согласование. Это позволило сократить число ошибок и ускорить процесс принятия решений.
Отдельным направлением стало внедрение аналитических отчетов. Финансовые аналитики Bioderma получили возможность в несколько кликов формировать отчетность по брендам, регионам и подразделениям — как в национальном формате, так и в шаблонах, требуемых штаб-квартирой во Франции.
Чтобы система оставалась гибкой и могла обновляться без рисков, все изменения выполнялись в пользовательских расширениях — без вмешательства в базовый код Бит.Финанс. Это решение обеспечило сохранность поддержки и возможность дальнейшего масштабирования.
Особое внимание уделялось обучению сотрудников. Финансовая команда Bioderma прошла серию практических сессий, где осваивала работу с интерфейсами, отчетами и маршрутизацией документов. В процессе внедрения сотрудники компании активно участвовали в тестировании и формулировали предложения по оптимизации интерфейса.
Проект длился несколько месяцев и завершился плавным переходом на новую систему без остановки бизнес-процессов. Финансовый отдел Bioderma уже в первый месяц после запуска отметил сокращение времени на подготовку отчетности и повышение прозрачности процессов согласования.
Результаты и эффект
Внедрение Бит.Финанс стало для Bioderma важным шагом к формированию современной финансовой экосистемы. Уже в первые месяцы после запуска компания ощутила заметный эффект: время на сбор и консолидацию данных сократилось в несколько раз, а все финансовые показатели теперь доступны в режиме реального времени.
Система позволила отказаться от ручного свода таблиц и многоуровневых почтовых согласований. Все заявки и операции проходят внутри платформы, где четко виден их статус, инициатор и этап утверждения. Это избавило команду от потери информации и исключило риск дублирования документов.
Процесс планирования стал более прозрачным: лимиты расходов контролируются автоматически, а руководители подразделений видят актуальные остатки бюджетов и отклонения от плана. Финансовая служба получила инструменты для анализа отклонений и оперативной корректировки планов, что повысило качество управленческих решений.
Кроме того, отчетность для головного офиса во Франции теперь формируется в едином формате и выгружается напрямую из системы. Это позволило упростить коммуникацию между локальными и международными подразделениями и сократить цикл подготовки отчетов.
Проект продемонстрировал, что автоматизация финансовых процессов не только снижает нагрузку на сотрудников, но и формирует новую корпоративную культуру управления — основанную на данных, точности и прозрачности. Сегодня Bioderma использует Бит.Финанс как центральный инструмент планирования и контроля, а внедренная система стала платформой для дальнейшего развития цифровых инициатив компании.
Источники изображений:
Личный архив компании
Рубрики
Интересное:
Новости отрасли:
Все новости:
Публикация компании
Контакты
Рубрики