Что входит в обязанности ассистента и какими навыками он должен обладать

Современные ассистенты — это не просто администраторы или секретари, а полноценные бизнес-партнеры, способные поддерживать все процессы компании, либо незаменимая «правая рука» в личных вопросах или даже полноценный член семьи, если речь идет про Assistant Family Office.

На сегодняшний день требования к ассистентам становятся все более разнообразными, профессия перестает восприниматься, как «девочка на побегушках», и работодатели стремятся нанимать профессиональных опытных специалистов, обладающих широким спектром навыков, включающих как hard, так и soft skills. В этой статье приведем ключевые навыки, по которым вы можете оценить потенциальных кандидатов на должность ассистента, а также примеры административных, личных и бизнес-задач, которые им можно делегировать.

Ключевые навыки современного профессионального ассистента

1. Цифровая грамотность и использование искусственного интеллекта

Сегодня все ассистенты, включая личных помощников, должны быть на «ты» с технологиями и знать, как эффективно применять их в повседневной работе. Это включает использование инструментов на основе искусственного интеллекта (ИИ) для автоматизации рутинных задач, поиска информации, создания текстов, транскрибации аудио и видео материалов.

Также для ассистента желательно знание программ для управления календарем, CRM-систем, таск-менеджеров и создания майнд-карт — если речь идет о бизнес-направлении, то эти требования из разряда «желательных» переходят в «обязательные».  

2. Навык управления проектами и командой

Проектное управление становится все более актуальным в работе ассистентов, особенно в компаниях с динамично развивающимися бизнес-процессами. Тренды включают знание таких методологий, как Agile, Scrum и Kanban, которые помогают организовывать рабочие процессы, минимизировать риски и оперативно реагировать на изменения. Эти навыки позволяют ассистенту уверенно управлять командой, самостоятельно принимать стратегические решения и вовремя докладывать руководителю обстановку.

Если речь идет про личные задачи, то эти навыки оказываются не менее полезны и могут быть применены к управлению домашним персоналом, планированию личных дел руководителя. 

3. Развитый эмоциональный интеллект и стрессоустойчивость

Профессиональный ассистент должен быть не только эффективным исполнителем, но и хорошим коммуникатором. Развитый эмоциональный интеллект, стрессоустойчивость и дипломатичность позволяют взаимодействовать с коллегами, клиентами и партнерами, а также семьей руководителя на высоком уровне, разрешать конфликтные ситуации и предвосхищать потребности. Способность находить общий язык с людьми и поддерживать позитивные отношения — неотъемлемая часть работы, поэтому в нашем кадровом агентстве все кандидаты при отборе проходят серию психологических тестов, которые позволяют проверить soft skills, эмоциональный интеллект и коммуникативные навыки.

4. Навык думать на несколько шагов вперед

Профессиональный ассистент — это тот, кто не просто выполняет поручения, а умеет предвидеть потребности своего руководителя и действует на опережение. Это включает внимание к деталям, учет всех нюансов и способность координировать сложные задачи, а также управление различными аспектами жизни руководителя.

Этот навык легко проверить на собеседовании или в тестовом задании, предложив кандидату простую задачу и спросив, как он планирует ее выполнять. 

5. Комплексная Travel-поддержка

В 2024-2025 годах Travel-поддержка представляет собой достаточно сложную задачу и требует от ассистента специальных знаний и опыта:

• понимание актуальной ситуации по пересечению границ;
• знание английского языка на продвинутом уровне;
• знание особенностей и правил в разных странах, всех нюансов, которые важно учитывать;
• контроль сроков действия паспортов и виз, своевременное, заблаговременное обновление;
• правила перевозки домашних животных.

Этот навык необходим как личному ассистенту для организации личных и семейных поездок руководителя, так и бизнес-ассистенту для организации рабочих командировок.

6. Широкий кругозор, насмотренность, жизненный опыт

На первый взгляд, может показаться, что это излишнее требование к помощнику, однако, на сегодняшний день развитый кругозор — это одно из качеств, которое все чаще ценится в ассистентах. 

Понимание политических тенденций, экономики, современной культуры позволяет ассистенту подойти к поддержке руководителя, организации мероприятий и общению с партнерами компании наиболее логично и качественно. Именно поэтому сегодня все больше ценятся ассистенты в возрасте от 35 лет, с высшим образованием, большим жизненным опытом и активной позицией.

Какие задачи можно поручить административному, личному и бизнес-ассистенту

Пример задач административного блока:

• административная поддержка руководителя; 
• прием звонков, встреча гостей;
• travel-поддержка, организация командировок;  
• планирование рабочего дня руководителя, ведение календаря;
• организация совещаний, переговоров, подготовка переговорных;
• ведение документооборота, регистрация входящих, исходящих документов; 
• поиск информации в интернете;  
• выполнение поручений руководителя.

Пример личных поручений для персонального ассистента:

• помощь по личным делам и делам семьи;  
• координация водителей, нянь, домработниц;  
• организация химчистки, ремонта, покупок; 
• организация семейных мероприятий;  
• поручения, связанные с детьми (образование, курсы);
• семейные поездки (включая бабушек-дедушек);
• медицинское сопровождение  (ведение карточек здоровья, координация записи у врачей, тренеров и т.д.);
• недвижимость: полный контроль оплат, ремонтов, закупок;

Пример бизнес-задач для ассистента:

• поддержка всех бизнес-процессов в рамках компании / группы компаний;  
• управление графиком руководителя в outlook, координация его с другим ассистентом;
• организация и сопровождение системных совещаний (ежемесячных/ квартальных / полугодовых/ годовых) и рабочих встреч;  
• протоколирование совещаний; 
• ведение to do list по проектам,  бизнес-задачам, поручениям руководителя с регулярной актуализацией статусов;  
• контроль сроков и качества исполнения поручений.

Зачастую личные и бизнес задачи могут пересекаться, но в целом при найме ассистента можно ориентироваться на эти списки поручений.

На что еще обратить внимание при найме ассистента

Рынок труда меняется, и сегодня стандартные подходы к найму ассистентов могут оказаться неэффективными. Если раньше предприниматели и компании часто старались сэкономить на этой позиции, то сегодня ситуация кардинально поменялась.

Большинство руководителей сегодня понимают, что, нанимая профессионала с опытом работы, они получают не просто помощника, а партнера, который помогает им расти и выходить на новый уровень засияет своего опыта, насмотренности и компетенций.

Да, платить больше за высококлассного ассистента может вначале показаться нелогичным решением, но его вклад в развитие компании и в ваше профессиональное развитие точно окупит себя. Такой ассистент будет не только выполнять поручения, но и станет источником ценных идей, а также поможет оптимизировать рабочие процессы и улучшить стратегическое планирование.

Подводя итог, можно сказать, что профессиональный ассистент в 2024-25 году — это не просто исполнитель поручений, а многозадачный специалист, который должен обладать целым рядом компетенций. Готовность платить за опытного ассистента выше рыночной стоимости — это грамотная инвестиция в рост компании и личное развитие руководителя.