Как перейти на ЭДО в сжатые сроки в IT-компании

Автоматизация и цифровизация процессов давно проникли и в бухгалтерскую сферу, поэтому сейчас типичный образ бухгалтера постепенно исчезает, а тысячи бумаг заменяют электронные аналоги документов.

Расскажите, как проходил процесс перехода на ЭДО в компании «Платежный сервис А3»?

Несмотря на то, что Платежный сервис А3 является технологичной, современной IT-компанией, в ней не всегда был электронный документооборот. Масштабный переход на ЭДО мы решили совершить во время начала пандемии, когда возникла необходимость упрощения всех рутинных процессов и перехода на цифровой формат.

Процесс перехода на ЭДО был разбит на несколько этапов:

• Процесс внедрения (подготовка, цель проекта, анализ процесса).
• Проектирование (выбор информационной системы).
• Реализация (настройка, тестирование, обучение, запуск пилота).
• Контроль (мониторинг ошибок).
• Завершение (сбор обратной информации, анализ эффективности).

Процесс перехода на ЭДО в компании проходил в 2 этапа.

Первый процесс мы запускали в ноябре 2020 года. Он коснулся финансово-экономического направления и прошел относительно безболезненно.

Для текущих партнеров было разработано соглашение о переходе на ЭДО, которое включало следующие пункты:

1. Какими именно документами можно обмениваться электронно;
2. Какие форматы будем использовать: утвержденные ФНС или собственные;
3. Каким способом будем обмениваться: через оператора или самостоятельно.

Второй этап коснулся кадрового документооборота.

Он был намного сложнее и трудозатратнее. На этом этапе необходимо было изменить привычное видение сотрудников и помочь им адаптироваться к новым изменениям.

Мы запустили в тестовом режиме 1С Личный кабинет (ЛК) сотрудника. В течение месяца мы оказывали техническую поддержку сотрудникам, до момента полного введения в эксплуатацию данного продукта.

Какие основные преимущества ЛК сотрудника можно отметить?

Основные преимущества при внедрении ЛК сотрудника:

• прямое взаимодействие с 1С:ЗУП без промежуточных баз данных, что исключает потерю персональных данных;
• наличие мобильного приложения, привычный интерфейс 1С — для HR; Моментальный доступ к документам, даже для работы на расстоянии;
• повышение потенциальной прибыли благодаря оптимизации рутинных задач;
• все кадровые операции происходят в электронном виде, без бумаги. С учетом изменения стоимости бумаги в последнее время, это важная статья экономии;
• гибкость и удобство подписания документов через различные устройства;
• рост эффективности работы кадровой службы до 90% (оптимизация затрат на кадровые процессы), простое и удобное взаимодействие с сотрудниками;
• все кадровые документы, подписанные ЭЦП, имеют юридическую силу;
• любой документ в формате PDF можно отправить сотруднику на подпись, а само подписание в личном кабинете осуществляется буквально одной кнопкой;
• управление отсутствиями сотрудников в любых формах: командировка, служебная поездка, отгул, работа в выходной, дополнительный выходной, больничный, работа вне офиса, и любые другие формы, которые можно добавить самостоятельно;
• уменьшение риска утери важных документов.

Расскажите, а какие преимущества ЭДО можно отметить в целом?

Переход на ЭДО неизбежен в любой компании, будь это IT-cфера или какая-то другая. Это этап развития всех процессов внутри компании и упрощение всех коммуникаций между отделами.

Ранее, чтобы подписать один документ, требовалась непосредственно обратиться и получить подпись десятка человек. Теперь этот процесс можно оптимизировать с помощью ЭДО и сократить время подписания документов.

Очевидные преимущества ЭДО:

• экономия времени;
• снижение вероятности ошибок;
• упрощение взаимодействия с поставщиками;
• экономия средства, которые организация раньше тратила на обеспечение бумажного документооборота (картриджи для принтера, канцелярские принадлежности и т. д.). Снижение экономически-финансовых ресурсов;
• уменьшение риска утери важных документов;
• оптимизация бизнес-процессов;
• улучшение коммуникации с сотрудниками;
• снижение трудозатрат.

После внедрения ЭДО количество входящих и исходящих документов возросло в несколько раз.

Сейчас, в разрезе всей документации за месяц в нашей компании проходит:

• около 83% всех исходящих документов, из них 75% это только реализация;
• около 95% входящих документов в ЭДО, из них 85 % это акты, ТН, СФ;
• около 98 % документов в КЭДО.

Однако, в некоторых ситуациях уйти от бумажной отчетности невозможно.Исходя из законов ЦБ, некоторые операции возможны только в бумажном виде.

Например, работа с кассой. По законам ЦБ, мы должны распечатать, подписать, издать приказ, провести инвентаризацию и подшить к делу бумажную версию.

Приказы об увольнении тоже подписываются только собственноручно. Это единственный документ, который нельзя перевести на КЭДО по трудовому кодексу.

Все наши партнеры, с кем мы работаем по ЭДО, подписывают договоры за 2-3 дня. А с теми, кто до сих пор работает по-старинке, процесс занимает до нескольких недель. Однако в большинстве случаев, примерно 90% новых договоров с партнерами заключаются по ЭДО.

Крупные банки-партнеры также сами заинтересованы обмениваться документами по ЭДО для ускорения бизнес-процессов между компаниями. Поэтому большинство из них сотрудничают с нами именно по этой схеме.

Какие советы можно дать компаниям, которые только планируют перейти на ЭДО?

Сейчас переход на ЭДО не является чем-то сверхъестественным. Многие компании заинтересованы в оптимизации процессов своих сотрудников. Однако и здесь играет роль человеческий фактор: кто-то из руководителей может следовать прежним правилам и продолжать работать по привычным схемам.

Исходя из нашего опыта, самое главное — желание и мотивация. Не только руководитель, но и сотрудники должны понимать, насколько это облегчит процессы и упростит жизнь компании в целом.

Переход на ЭДО и КЭДО — это необходимый процесс развития любой развивающейся компании в нынешних реалиях, который станет бустом к росту и развитию.

А чтобы этот процесс перехода прошел гладко и безболезненно, в нем должны быть заинтересованы все участники: от руководителя до сотрудников.Только такая синергия поможет грамотно и понятно адаптироваться к новым переменам.