Как выбрать ассистента и какой бюджет выделить на вакансию в 2024 году

В современном деловом мире личные и бизнес-ассистенты переходят из категории «привилегии» в категорию «необходимости» для руководителей из самых разных сфер: от успешных предпринимателей из списка Forbes и ТОП-менеджмента государственных корпораций до малого и среднего бизнеса. Довольно часто руководители задумываются о найме ассистента, еще не до конца понимая, какой именно помощник им нужен, и что ему можно делегировать. В этой статье раскроем, какие задачи можно доверить ассистенту в зависимости от его уровня и опыта, какой бюджет стоит закладывать на вакансию, и как подобрать того самого ассистента, который будет усиливать вас и ваш бизнес.

Какие ассистенты бывают

Итак, если вы задумались о найме ассистента, важно сначала определить, какой именно ассистент вам нужен: личный, бизнес или административный. Выбор зависит от того, какие задачи вы хотите передать, и каков будет круг обязанностей вашего будущего помощника. Часто задачи личного и бизнес-направления пересекаются, и тогда их может забирать на себя один человек. Но в случае, когда у руководителя достаточно большой объем задач по каждому направлению, будет эффективнее нанять отдельных сотрудников и разделить их зоны ответственности.

Бизнес-ассистент

Основная задача бизнес-ассистента — помогать в управлении бизнес-процессами, облегчать принятие стратегических решений, обеспечивать организационную эффективность. Такой ассистент обычно выполняет следующие функции:

• ведение рабочего календаря руководителя;
• анализ и подготовка отчетов;
• ведение деловой переписки;
• организация и поддержка коммуникаций с партнерами, клиентами, поставщиками;
• управление проектами;
• управление командой;
• организация встреч и переговоров;
• работа с документацией.

Бизнес-ассистент идеально подойдет для предпринимателей, руководителей и ТОП-менеджеров, которым требуется помощь в управлении ежедневными бизнес-процессами, деловыми коммуникациями и координацией проектов. Такой ассистент помогает снизить нагрузку, связанную с рутинными и административными задачами, позволяя сфокусироваться на стратегическом развитии бизнеса.

Пример задачи, которую можно поставить бизнес-ассистенту: проанализировать информацию о клиентах компании и разработать систему хранения этой информации в CRM-системе.

Личный ассистент

Его работа направлена на организацию и упрощение личной жизни руководителя и создание условий для его эффективной работы и отдыха.

Основные обязанности личного ассистента включают:

• организацию личного графика;
• личные поручения (покупка подарков, заказ услуг, оплата счетов);
• организацию путешествий;
• поддержку в ежедневных задачах;
• взаимодействие с домашним персоналом;
• помощь в организации семейных мероприятий.

Личный ассистент подойдет, если вам важно, чтобы ваша личная жизнь была организована так же четко, как и рабочие процессы. Часто личных ассистентов нанимают семейные люди, и тогда эта позиция переходит в ранг ассистента Family Office — человека, который вхож в семью на уровне близкого родственника.

Пример задачи, которую можно поставить личному ассистенту: нанять домработницу, ввести в должность и в первое время контролировать ее работу.

Административный ассистент

Это сотрудник, чьи обязанности сосредоточены на обеспечении офисной деятельности и поддержке работы коллектива или одного из отделов компании. В задачи административного ассистента входит поддержание порядка в документации, обеспечение своевременного управления входящей и исходящей корреспонденцией, организация встреч, мероприятий и переговоров с партнерами и клиентами компании, ведение протокола совещаний. Можно сказать, что позиция административного ассистента близка к секретарю, но у административного помощника обязанностей гораздо больше, и они сложнее, чем у обычного секретаря.

Пример задачи, которую можно поставить административному ассистенту: организовать онлайн-встречу для сотрудников компании, уведомить всех о дате и времени ее проведения, после встречи сделать конспект и разослать его участникам.

Итак, вы определили, какой тип ассистента вам подходит, остается понять, какой опыт и компетенции должны быть у будущего помощника.

Всех ассистентов можно условно разделить на: Junior, Middle и Senior специалистов. Давайте рассмотрим их различия, и вам станет понятно, кого вы хотите видеть своей правой рукой.

Junior-ассистенты

Это начинающие специалисты с опытом работы до 1,5 лет. Junior подходят для выполнения простых, рутинных задач и поручений, таких как обработка входящих писем, организация встреч или информирование коллектива о новостях. Junior, как правило, недостаточно самостоятельны — чаще всего это вчерашние выпускники ВУЗов или стажировок, которым нужно давать подробные указания о том, как выполнить ту или иную задачу.

Средний уровень зарплаты при полной офлайн-занятости в Москве и Санкт-Петербурге 70-100.000 руб/месяц; а при онлайн-занятости — 35-70.000 руб/месяц.

Если вам нужно делегировать в основном рутинные задачи, которые не требуют высокой квалификации и творческого подхода, и вы готовы потратить время на обучение и наставничество Junior-ассистента — такой специалист может стать хорошим выбором.

При выборе Junior-ассистента стоит ориентироваться на Soft Skills сотрудника, его потенциал к развитию и скорость обучения. Как показывает практика, необходимые Hard Skills ассистента сотрудник может наработать в течение 2-6 месяцев в ходе работы или на специальных курсах, куда вы можете его отправить.

Пример задачи: Проследить и собрать информацию о трех основных конкурентах компании и создать простой отчет.

Junior-ассистенту необходимо максимально четко ставить задачи и сроки, описывать, какой результат и в каком виде вы хотите получить и подсказывать, какие шаги нужно сделать для выполнения задачи.

Middle-ассистенты

Ассистенты среднего уровня обычно имеют опыт работы 2-4 года и могут справляться с более сложными задачами. Они обладают достаточной самостоятельностью и ответственностью, могут работать без постоянного контроля, проявлять инициативу и даже управлять небольшими проектами.

Средний уровень зарплаты при полной офлайн-занятости 120-180.000 руб/месяц; а при онлайн-занятости — 110-160.000 руб/месяц.

Middle-ассистент подойдет, если вам нужно делегировать задачи среднего уровня сложности, и вы не хотите тратить свое время на пояснения, как именно выполнять эти задачи.

Пример задачи, которую можно делегировать: Провести более глубокий анализ трех главных конкурентов компании и создать детальный отчет, включающий информацию об их продуктах, ценообразовании, маркетинговых стратегиях, клиентской базе и оценку их преимуществ и недостатков. Сформулировать гипотезы по улучшению стратегии и процессов внутри компании руководителя.

Senior-ассистенты

Это самые опытные специалисты на рынке, имеющие более 5 лет опыта работы в роли ассистента. Senior могут выполнять сложные задачи, управлять проектами и командами, принимать стратегические решения, полноценно участвовать в бизнес-процессах компании. Они демонстрируют высокий уровень профессионализма и самостоятельности, часто обладают собственной базой контактов поставщиков и подрядчиков, имеют доступ к высокопоставленным лицам и часто имеют опыт работы в международных компаниях.

Средний уровень зарплаты в среднем от 180 до 600.000 руб/месяц, зарплата и KPI согласовываются отдельно под каждого кандидата, поскольку senior-ассистенты на рынке «на вес золота».

Если вам нужен человек, который может взять на себя значительную часть управления бизнесом и стать вашей настоящей «правой рукой», Senior — ваш выбор.

Итак, чтобы выбрать подходящего ассистента, для начала нужно ответить на следующие вопросы:

• Какой объем задач и какого рода поручения вы хотите передать ассистенту?
• Какой тип занятости ассистента вы готовы рассмотреть: онлайн, офлайн, частичную или полную занятость?
• Какой уровень ответственности и самостоятельности вы хотите видеть у вашего будущего помощника? 
• Сколько времени вы готовы уделять наставничеству и контролю?
• Какой бюджет вы готовы выделить на зарплату ассистента?

Ответ на эти вопросы в разы облегчит и ускорит процесс подбора нужного специалиста.

Взять готового профессионала или обучить новичка? 

Существует два подхода к найму ассистента:

• взять middle или senior специалиста с нужным вам опытом и соответствующей зарплатой;
• взять junior ассистента и обучить его в процессе работы или отправить на профильные курсы

И в первом, и во втором подходе есть свои плюсы и минусы.

Если вам важна высокая квалификация ассистента, и у вас нет времени его учить, то лучше выделить бюджет на опытного специалиста, который сразу сможет взять на себя ключевые задачи и освободить вам время для стратегического развития. В найме опытного специалиста есть свои подводные камни, и это не только высокие зарплатные требования. Опытные ассистенты, как правило, уже имеют свое видение и регламенты работы и зачастую неохотно идут навстречу нововведениям.

Если ваш бюджет пока ограничен, вам будет проще выбрать Junior или Middle-ассистента и постепенно обучить его под ваши личные или бизнес-задачи. Этот подход требует времени и ресурсов на обучение, но в будущем он с высокой вероятностью окупится за счет лояльности и адаптированности ассистента к специфике вашего бизнеса.

На сегодняшний день существует множество профильных курсов для ассистентов, в рамках которых ассистент за 2 месяца получает все необходимые навыки и регламенты для успешной работы: от ведения календаря руководителя до организации путешествий, мероприятий и управления проектами.

В заключение отмечу, что выбор ассистента зависит от ваших целей, задач и бюджета. Нормально, если вы не до конца понимаете, какой человек вам нужен, и как организовать ваше сотрудничество. В этом случае самый эффективный способ — это обращение в узкопрофильное агентство, где вам помогут определиться с типом ассистента и подберут несколько кандидатов на выбор, а также предоставят систему адаптации для легкого и комфортного старта работы.