RPA-платформы: как они помогают бизнесу

Особенности системы

Все задачи, стоящие перед компаниями, можно условно разделить на две категории— основные и поддерживающие. Основные — те, что отвечают за создание ценности, того, на чем бизнес зарабатывает. Поддерживающие — те, что обеспечивают успешность реализации основных функций (финансы и учет, управление персоналом, закупки, юридические вопросы, логистика и т.п.).  Ошибки в их работе — это потери для бизнеса, и человеческий фактор здесь как нигде силен. Все плюсы RPA-технологии как раз максимально заметны при внедрении в работу поддерживающих подразделений.

RPA (Robotic Process Automation) — это технология роботизации бизнес-процессов, которая появилась около 15 лет назад и активно развивалась в последние пять лет. Программный робот представляет собой систему, способную выполнять задачи на компьютере, в приложениях и информационных системах вместо человека. Эти роботы действуют по заранее подготовленному сценарию, что позволяет значительно повысить эффективность и снизить вероятность ошибок в рутинных операциях.

Если анализировать поддерживающие функции с точки зрения объема их задач, можно заметить, что от 40% до 80% из них повторяются и требуют предельного внимания при выполнении. Роботизация помогает дополнить работу человека там, где сотрудник не успевает или не справляется с объемом. Подобные решения ускоряют внутренние процессы и снижают количество ошибок.

Внедрение RPA технологически простая процедура. Установка платформы производится быстро и не требует глубокой интеграции в инфраструктуру компании. С точки зрения человеческого принятия все немного сложнее. После того, как компания решила, что есть смысл роботизировать ряд задач/процессов, начинается пилотный проект. Основной вызов на старте — убедить персонал определить/выбрать процесс, роботизация которого принесет ощутимый эффект. Как показала практика, поначалу сотрудники не всегда готовы делиться информацией, ошибочно полагая, что их сократят после внедрения программных роботов. При демонстрации результатов таких проектов людям становится понятнее и спокойнее, и процесс выявления других задач для роботизации уже идет быстро.

При выборе RPA-платформы стоит обращать внимание на функциональность. Для корпоративного использования необходимо обеспечить информационную безопасность данных. Платформа должна подходить принятой в компании ролевой модели доступа к ресурсам и данным. Обратите внимание на возможности No-Code/Low-Code. Они есть у многих платформ, но функциональность у них разная. Смогут ли бизнес-пользователи самостоятельно создавать роботов или это смогут делать только программисты?

Сборка в конструкторе из готовых действий с использованием No-Code/Low-Code технологий — одно из ключевых преимуществ. Ведь это позволяет бизнес-пользователям самим — после непродолжительного обучения — конструировать роботов для автоматизации рутинных рабочих задач. И создавать их можно быстро, максимум за 2-3 недели, в то время как автоматизация классическими средствами заняла бы 3-6 месяцев.

Какие задачи можно автоматизировать с помощью RPA  

Перечень применений постоянно расширяется. Есть ряд подразделений компаний, бизнес-процессы которых можно начинать роботизировать сразу. Ниже приведены несколько примеров.

Бухгалтерия:

• Ввод данных в учетные системы из первичной документации (актов, приходных ордеров, платежек и др.).
• Подготовка документов, счетов, счет-фактур для контрагентов.
• Подготовка актов взаиморасчетов и выполнение процедур сверки с контрагентами.
• Проведение процедуры инвентаризации, сверка номенклатуры, формирование описей, корректировка остатков в учетной системе.
• Обработка зарплатных ведомостей. Выполнение платежей через банк-клиент.
• Подготовка отчетов и документов по требованиям ФНС. Оповещение о возникновении нештатных ситуаций (например, неоплаченных счетов).

При значительном ускорении исполнения операций бухгалтерия получит сокращение количества ошибок при обработке документов.

Техподдержка:

• Прием и регистрация обращений по телефону, из чата или из почты (с заполнением необходимых данных в корпоративной системе).

Управление персоналом:

• Оформление нового сотрудника: ввод информации из документов в учетные системы. Подготовка приказов и распоряжений.
• Увольнение сотрудника: формирование справок и приказов, проверка наличия задолженности, блокировка учетных записей.
• Проверка информации о сотруднике в открытых источниках, проверка предоставленных данных на достоверность (диплом, предыдущие места работы и т.п.).
• Уведомление руководителя и ответственных лиц о предстоящих отпусках.
• Формирование справок 2НДФЛ, расчетных листков, выписок из трудовой книжки и т.п.

Юридическая служба:

• Сбор данных о контрагентах, проверка числа дел в арбитражном суде, банкротства и наличия долгов. Робот сделает это раз в 5 быстрее человека.
• Подготовка запросов и рассылка документов при работе с задолженностью.
• Заполнение форм и подача документов на официальных сайтах исполнительных органов власти.

Закупочная деятельность:

• Обработка заявок на закупку в корпоративной системе, с контролем сроков.

Работа с задолженностью:

• Мониторинг списка контрагентов и уведомление ответственных лиц о состоянии задолженности.
• Формирование и рассылка претензионных писем для досудебного урегулирования задолженности.
• Подготовка запросов и рассылка пакетов документации для урегулирования проблемной задолженности.

Дальнейшее развитие и сценарии использования

Практически весь крупный бизнес использует RPA, к тому же роботизация начинает активно внедряться в государственных учреждениях и ведомствах. Средний и малый бизнес также интересуются технологией, поскольку она становится доступнее за счет развития облачных решений.

Программные роботы берут на себя выполнение важных, но рутинных задач, высвобождая время сотрудников на более сложные и нестандартные кейсы. В логику работы робота можно добавить функциональности по использованию ИИ, что позволяет проверять и анализировать текст, классифицировать его содержание, извлекать сущности из неструктурированного текста и многое другое. Таким образом происходит переход к интеллектуальной автоматизации: платформа объединяет программных роботов, чат-интерфейс, OCR и ИИ.

Подробнее о новом поколении решений для автоматизации можно прочитать здесь.