Строительный СЭД: роль, нюансы, ожидания

Строительная отрасль в России переживает непростой период. Рынок недвижимости имеет высокую волатильность, спрос подвержен заметным колебаниям и зависит от множества внешних факторов, часто неблагоприятных. В таких условиях первостепенной становится эффективность, которая во многом связана с цифровизацией бизнес-процессов.

Электронный документооборот в строительстве

Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) как одного из инструментов цифровизации в строительной компании сегодня — не расходы, которые требуют обоснования, а инвестиция в будущее компании. Иногда и залог выживания бизнеса. 

«Классическое» применение СЭД можно рассматривать как часть управления бизнес-процессами. Процессы документооборота являются «сквозными» для любой компании. С этой точки зрения потребности в управлении документооборотом могут быть «закрыты» системой другого, более широкого охвата — BPM (BusinessProcessManagement).  Для строительной отрасли характерно применение именно систем BPM, поскольку они помогают решить задачу не только в документообороте, но и обеспечить автоматизацией свойственные «стройке» процессы.

Документооборот в строительстве имеет свою специфику. Среди документов, с которыми работают строительные компании — план-проекты, инженерные чертежи, сметные документы класса КС, отражающие стоимость и выполнение строительных работ и др. Они используются для формирования отчетности, непосредственного управления, менеджмента материальных активов, а также анализа себестоимости. Все эти документы так же подлежат учету, хранению, обработке, не говоря уже об их повседневном использовании. 

Еще одна характерная черта массива специфических «строительных» документов –значительный объем. Он может заметно осложнить работу обычной СЭД, которая рискует не справиться с большим числом обращений к хранилищу документов и не обеспечивать быстрого отклика.

Специфичные для строительной отрасли бизнес-процессы, такие как контроль расхода материалов, управление остатками, учет материальных ценностей, требуют интеграции с системами планирования и управления проектами, а также особенной визуализации. Это может быть, например, диаграмма Ганта, отражающая этапы выполнения проекта в соответствующей системе.

Все эти обстоятельства осложняют применение СЭД в строительных организациях и выдвигают к ним особенные требования. 

СЭД и проблемы строительной отрасли

Внедрение СЭД не решит абсолютно всех проблем, с которыми сталкиваются организации, но заметно нивелирует их последствия. 

К примеру, одной из хронических проблем строительных компаний стало нецелевое использование или даже прямое воровство материалов. Нечистые на руку сотрудники строительных компаний пользуются недостаточной прозрачностью в системах управления поставками, учета материальных активов и контроля остатков. Автоматизация работы с документами не решает эту проблему полностью, но обеспечивает прозрачность данных, упрощает контроль и в значительной мере предотвращает возможность нелегитимного использования материалов. 

Еще одна проблема строительных компаний — постоянная высокая нагрузка на сметчиков, проектировщиков, архитекторов и других специалистов проектно-инженерного состава. Их работа подразумевает использование огромного количества различных документов и справочников. Ручная обработка таких документов чрезвычайно трудоемка, требует много времени и превращается в рутину, которая не лучшим образом отражается на вовлеченности персонала. Использование СЭД значительно сокращает повседневную нагрузку специалистов, ускоряет работу и повышает производительность труда. 

Кроме того, система электронного документооборота упрощает и ускоряет работу с архивными документами, особенно в части проектной и сметной документации. Возможность быстрого анализа архивной документации особенно важна для анализа и накопления опыта строительства. 

Так, к примеру, она позволяет проанализировать использование вариантов замены строительных материалов, оптимизации их стоимости и т. п. — и не только положительный, но и отрицательный результат таких действий.

Низкая прозрачность бизнес-процессов и сопровождающего их документооборота — причина отсутствия ясной и четкой картины хода осуществления проекта, отсутствия текущей статистики. Недостаток такой информации усложняет менеджмент, делает его малоэффективным. 

Работа с электронными документами повышает доступность данных, упрощает их агрегацию и анализ, а следовательно — повышает эффективность управления, как отдельными проектами, так и всей строительной организацией в целом. 

Важнейшее следствие внедрения СЭД в строительной организации — значительное ускорение процесса закупок и снижение их стоимости. Система позволяет сформировать справочник поставщиков, автоматизировать подачу заявок, формирование документов, сопровождающих закупку и поставку. Она также подскажет и оптимального поставщика, и возможные сроки поставки, и уровень цен на те или иные материалы. При этом исходить она может из проектного плана и заложенных в нем сроков. Но в любом случае, решение о проведении закупок останется за человеком. 

Опыт использования СЭД в процессах закупок у разных строительных организаций показывает, что с ее помощью за счет скорости обработки заявок и более тщательного планирования снабжения можно добиться 30%-го ускорения поставок, при этом экономия средств составляет до 20%. 

Кроме того, СЭД позволяет автоматизировать напоминание о необходимости дозакупок, что помогает предотвратить возможные вынужденные простои.

Проблемы внедрения

При всей очевидной выгоде использования систем электронного документооборота, в процессе внедрения можно столкнуться с заметными сложностями. Большинство из которых возникают вследствие особенностей конкретной организации. Но одна проблема свойственна всему строительному рынку в целом. Связана она с «человеческим фактором».

Строительная отрасль отличается низким уровнем ИТ-грамотности производственного персонала. Они мало сталкиваются с цифровыми устройствами, вплоть до того, что часто пользуются не смартфонами, а кнопочными телефонами. Но серьезнее то обстоятельство, что для этих специалистов не свойственна привычка к процессному подходу, созданию алгоритмов работы, даже при работе со сметной документацией. Все это заметно осложняет принятие ими СЭД.

Сложности с переходом к использованию СЭД возникают и у других категорий персонала строительных компаний. Так, бизнес-аналитики, работающие в строительстве, часто не обладают необходимыми навыками работы «в цифре», не способны алгоритмизировать и описать свою работу и свои потребности в цифровых инструментах.

В целом из-за своей консервативности линейный персонал строительных организаций тяжело воспринимает нововведения, связанные с автоматизацией и цифровизацией. Отсюда — низкий уровень обучаемости и сопротивление инновациям, которые, на первый взгляд, малопонятны рядовым сотрудникам. Особенно тем, кто работает непосредственно на стройках. 

Пожалуй, наиболее эффективный путь преодоления сопротивление инновациям — привлечение «амбассадоров», наиболее восприимчивых к современным технологиям сотрудников компаний, которые на собственном примере будут демонстрировать коллегам преимущества СЭД и цифровизации в целом. 

Что выбрать

Сегодня ИТ-рынок предлагает строительным организациям достаточно широкий выбор решений, которые позволяют создать в компании систему электронного документооборота. 

Санкции и уход из России иностранных компаний заметно изменили предложение. Ранее значительную долю в нем имели платформенные решения иностранных поставщиков, таких как SAP, Oracle и Microsoft. Правда, их могли позволить себе только крупные компании. 

Сейчас их место занимают отечественные разработчики, которые ранее работали только с небольшими и средними строительными компаниями. В большинстве случаев они предлагают специализированные «коробочные» решения, позволяющие автоматизировать большое количество бизнес-процессов. Но, как и любая «коробка», эти разработки имеют ограниченную функциональность. Тем не менее, их можно смело рекомендовать небольшим и средним компаниям, а также стабильным крупным организациям.

Компаниям, которые переживают период роста и расширения бизнеса больше подойдут платформенные отечественные решения, например, DocTrix. Оно имеет множество достоинств: позволяет развивать систему собственными силами, с использованием low-code, легко масштабируется, дает выбор между облачным и on-premise вариантами использования, отвечает требованиям законодательства о персональных данных, дает возможность интеграции с многими сторонними приложениями.

Самым совершенным средством автоматизации строительной отрасли на сегодня является класс BIM-систем (Building Information Module, цифровая модель здания). Такие решения встречаются в российских компаниях пока еще нечасто. Они отличаются высокой стоимостью, но обладают весьма широкой функциональностью и позволяют цифровизировать практически все бизнес-процессы в строительстве.