Как правильно управлять ресурсами, чтобы получить максимальную прибыль

Вижу, что многие предприниматели не всегда понимают какие ресурсы они используют в работе, а значит управляют ими не эффективно.

Так же часто встречается ошибка расстановки приоритетов, куда выделять наибольшее внимание, в какие ресурсы вкладываться максимально. 

И последняя ошибка, которая обходится дорого предпринимателям — понимание того, какие ресурсы на самом деле приносят результат в бизнесе.

Сегодня расскажу какими ресурсами я управляю в бизнесе.

1. Финансовые ресурсы — денежные средства, задолженность должников, кредиты.
2. Материальные ресурсы — товары и материалы.
3. Человеческие ресурсы — сотрудники компании.
4. Временной ресурс — время сотрудников компании.
5. Энергические ресурсы — энергия собственника,  сотрудников компании.
6. Интеллектуальный ресурс — знания и навыки сотрудников.
7. Репутационный ресурс — репутация компании на рынке среди клиентов, поставщиков.
8. Клиентская база — клиенты, которые внесены в систему хранения за все время работы компании.

По моему опыту могу сказать, что все предприниматели хорошо видят два первых ресурса — финансовый и материальный.

Следующие ресурсы с 3го по 8ой многие предприниматели практически не замечают, управляют ими интуитивно или вообще никак. 

В этой статье я поделюсь своим опытом по поводу того какие результаты приносит эффективное управление всеми вышеуказанными ресурсами.

1. Финансовые ресурсы — денежные средства, задолженность должников, кредиты

«Где мои деньги?, — задает мне вопрос один предприниматель. — Я работаю, продаю много, выручка хорошая, а денег не вижу».

Такой вопрос периодически возникает от предпринимателей, потому что управление финансами вопрос очень даже непростой, и даже очень сложный.

Не правильное управление создает ситуацию, когда финансовая выгода с одной стороны приносит финансовые проблемы с другой стороны. Кстати, именно в такую ловушку часто попадаются предприниматели.

Первая ловушка — большие материальные запасы.

В погоне за очень хорошей ценой, и как думает предприниматель, за хорошим заработком, он закупает очень большую партию товара, вкладывает в нее все свои денежные средства, залазит в банковский кредит и в кредит к поставщику.

В результате возникает кассовый разрыв, когда все денежные средства потрачены, и на остальные оплаты просто нет денег. Будущая выгода еще не пришла и бизнес начинает сыпаться, потому что нет возможности оплачивать поставки другим поставщикам, заработную плату сотрудникам,  другие необходимые затраты.

Нельзя выкачивать все денежные средства из оборота — это значит лишать компанию возможности жить и дышать.

Вторая финансовая ловушка — начинать новый проект с оплатой из оборотного капитала.

Новый проект всегда должен начинаться из выделенных ресурсов, иначе можно получить ту же проблему, что и с ловушкой номер один — возникнет кассовый разрыв, денежные средства будут в дефиците.

Главное правило, которое я использую — необходимо обеспечить финансовую устойчивость бизнеса, а потом уже лезть в авантюру.

2. Материальные ресурсы —  товары и материалы

Все материальные ценности требуют управления. В советское время в бухгалтерии каждого предприятия был бухгалтер материальной группы, который контролировал управление материальными ресурсами.

Первая ошибка, которая способствует снижению прибыли — расходные материалы, такие как, канцелярские товары, хозяйственные товары, инструменты, покупаются без контроля и учета.

Таким образом сотрудники покупают столько сколько хотят, теряют, ломают, уносят домой и так далее.

Мне рассказывал один руководитель компании, как он случайно заметил, что счет на канцелярские товары вырос в несколько раз перед началом учебного года. Оказалось, что сотрудники заказали канцелярию для своих детей.

Но это не обязательно именно так происходит, когда нет контроля, никто не обращает внимание на отходы или потери.

Вторая ошибка, которая способна убить даже крупный бизнес — высокие остатки товара или сырья на складе.

Эффективное управление товарными запасами (запасами сырья) определяет прибыль в бизнесе.

Напомню, что товар (запасы)  на складе — это не прибыль.

Более того, ТОВАР (ЗАПАСЫ) — ЭТО ЗЛО!

Вижу удивление и возмущение.

Подождите возмущаться, давайте разберемся.

Товар (запасы) — это не деньги, на них ничего нельзя купить.

Товар (запасы) необходимо хранить — это высокие затраты.

Чтобы получить деньги, товар надо продать, а это большая работа целого отдела.

Товар (запасы) необходимо учитывать: принимать, складировать, выдавать, учитывать — это люди и затраты.

Товар нужно закупать — снова затраты, люди, процессы.

Таким образом каждый день товар (запасы) становится дороже.

Чем дольше вы его храните — тем он дороже.

Чем быстрее товар продается — оборачивается, тем меньше затрат на него ложится.

Эффективное управление материальными ресурсами обеспечивает низкие затраты и снижает риск финансовых потерь.

3. Человеческие ресурсы — сотрудники компании

Я обещала выделить те ресурсы, которые являются самыми важными для компании, так вот, сотрудники компании — это самый главный ресурс в бизнесе.

Все результаты происходят исключительно благодаря людям, даже самый линейный сотрудник склада, или обычная уборщица значительно влияют на результат компании.

Чтобы получать максимальный результат необходимо эффективно управлять ресурсом, от которого компания зависит на 100%.

 Что входит в управление человеческими ресурсами:

• Правильный подбор: каждый человек должен соответствовать компании по всем параметрам — бизнес получает результат по самому худшему сотруднику. 
• Каждый человек должен находиться на своем месте — его профессиональные качества и таланты должны соответствовать его обязанностям.
• Каждый человек должен вносить максимальный вклад, таким образом вы сможете получить максимальный результат при минимальных вложениях.
• Развитие сотрудников является залогом жизнеспособности компании, дает компании возможность быстро реагировать на изменения на рынке.
• Настрой и цели, к которым двигается команда.

Если настрой команды позитивный, активный, целеустремленный, то вы получаете «гоночный болид».

Если команда вялая, руки опущены, каждый сотрудник только и делает, что ждет выходных и отпуска, то вы управляете «горбатым запорожцем».

Эффективное управление человеческими ресурсами является самым важным навыком для любого руководителя, потому что управлять людьми сложнее чем космическим кораблем.

Фраза И. Сталина актуальна до сих пор: «Кадры решают ВСЕ!»

4.  Временной ресурс — время сотрудников компании, ТОП менеджера и собственника

Время — это второй самый важный ресурс для бизнеса, от которого на прямую зависит финансовый результат любой компании.

Каким образом эффективное управление временем влияет на прибыль компании:

•  Скорость

  Скорость принятия решения всегда влияет на качество работы с клиентами.

  Скорость реакции на действия конкурентов помогает не проиграть в конкурентной борьбе.

  Скорость реакции на изменения на рынке.

  Последние события в Мире показали, что выжили только те компании, которые очень быстро отреагировали на изменения и перестроились. И это уже даже не прибыль находится в зависимости от скорости принятия решения, а само существование бизнеса.

• Эффективное использование времени сотрудниками

  Каждый сотрудник имеет ограничения по времени, он не может работать 48 часов, но каждый сотрудник может выполнить разное количество задач за одно и то же время.

•  Эффективное использование времени собственника и ТОП менеджера

  Если директор компании или собственник занят тем, что все время решает текущие задачи, разнимает конфликтующих, постоянно «тушит пожары», то у него нет времени собирать информацию и думать над развитием бизнеса. В этой ситуации бизнес будет развиваться хаотично, возможно, даже стагнирует, что создает риск банкротства.

  Эффективное управление временем позволяет иметь оптимальный штат и фонд оплаты труда.

 5. Энергетические ресурсы — энергия собственника, ТОП менеджера, руководителей среднего звена, линейных сотрудников

Я считаю, что энергетический ресурс компании делит первое место с человеческим ресурсом.

Заряженная команда — это залог успеха любой компании.

Наблюдая за процессом и результатом в бизнесе, я начала подмечать интересные факты.

Факт первый:

Вложенные усилия не равно полученный результат.

Можно целый месяц пахать, как лошадь, а результат будет «с гулькин нос».

И наоборот, месяц проходит легко, без напряжения, а результаты потрясающие.

Я начала анализировать, что же все-таки влияет на результат, и поняла, что самые высокие результаты получаются тогда, когда команда заряжена положительной энергией.

Факт второй.

Позитивный настрой создает положительный заряд, и повышает эффективность в три раза.

Эмоциональный ресурс компании — это большая ценность, которую необходимо создавать и культивировать.

6. Интеллектуальный ресурс — знания и навыки сотрудников компании, наставники компании, процессы.

Я начну с истории, которую слышала не один раз от предпринимателей:

«Все у меня было хорошо, бизнес рос, горя не знал. Но вот уволился руководитель отдела продаж и все начало валиться. С тех пор не знаю, что делать, продажи только падают. Другого такого человека не могу найти»

Один человек ушел и унес за собой все инструменты, все процессы разрушились.

Почему так случилось?

Ответ простой — никто не собирал методы его работы, не обучал других людей так работать, не фиксировал за ним, что он делает. Человек ушел и забрал свой интеллектуальный ресурс, вместо него образовалась пустота, которую никто не может заполнить, никто не знает, что он делал.

Интеллектуальный ресурс, по большому счету, это вся информация, которая используется в работе компании.

Я считаю — этот ресурс неразрывно связан с человеческим, без него невозможно построить успешную компанию.

Каждый человек в компании носитель информации, если он уходит, он уносит ее за собой. Если нет механизма сбора, хранения и передачи информации, то после ухода сотрудника образуется пустота, заполнить которую сложно, потому что уходит много времени.

Управлять интеллектуальным ресурсом очень важно, именно он влияет на результат бизнеса. Есть большая разница между командой, которая профессионально подкована и той, что не обладает необходимыми знаниями.

 «Кто владеет информацией, тот владеет Миром»

У. Черчиль

7. Репутационный ресурс — репутация компании на рынке

Что такое репутация сегодня знает каждый человек, а точнее, каждый покупатель.

При любой покупке мы делаем выбор продукта ссылаясь на его репутацию.

И пусть это будет крупная покупка, такая, например, как автомобиль, или обычный стаканчик мороженого, неважно, всякий раз мы принимаем решение, используя информацию о репутации продукте.

Репутация — это результат долголетней работы.

Работа над репутацией компании начинается с самых первых дней ее появления, и каждое свое действие компания обязательно должна рассматривать через призму того, как оно отразится на репутации компании.

Репутация имеет накопительный эффект и продолжительное действие.

Как говорится: «Сначала ты работаешь на авторитет, а потом авторитет работает на тебя»

Поэтому я считаю репутацию очень важным ресурсом для существования и развития компании, о котором надо беспокоится и обязательно заниматься созданием, накоплением и сохранением.

 8. Тема ресурсов, невозможна без такого ресурса, как клиенты, потому что без клиентов бизнес не может существовать

Все предприниматели мечтают о том, чтобы этот ресурс очень хорошо работал, постоянно рос, и регулярно вкладывают деньги в различные компании для увеличения ресурса, но более 70% предпринимателей не управляют этим ресурсом.

Чтобы получать высокие результаты в бизнесе необходимо управлять клиентской базой.

Если у Вас собраны данные на три тысячи клиентов, и они просто хранятся тихонько на компьютере, то ничего волшебного происходить не будет.

Управлять клиентской базой — это значит совершать эффективные касания каждого клиента.

Какие существуют способы управления клиентской базой:

Напоминание о продукте, компании.

В сегодняшнем мире нет дефицита, все потенциальные покупатели окружены бесконечным количеством предложений, и при возникновении потребности человек начинает искать продукт, в первую очередь он вспоминает о том, где он уже покупал, или где он его видел.

Поэтому регулярное напоминание о себе обеспечит бизнесу гарантию того, что при возникновении потребности покупатель вспомнит о вас.

Следующий инструмент управления клиентской базой — это опросы.

Лично я считаю, что опросы самый эффективный способ привлечения покупателей, так как опросы — это прямое общение с покупателями.

Многие предпринимателя очень бояться быть назойливыми, так и сидят в ожидании, что покупатель вспомнит про них.

Хочу уверить вас, товарищи, не дождетесь, гора не пойдет к Магомеду.

В заключении хочу отметить, что научиться эффективно управлять ресурсами не так сложно. Все начинается с того, чтобы осознать сам ресурс и его влияние на прибыль компании. После этого начнут появляться способы управления, среди которых со временем останутся только эффективные.