Как корпоративный портал помогает повысить лояльность сотрудников

Один из эффективных, но не самых очевидных инструментов управления вовлеченностью — корпоративный портал. Он может автоматизировать кадровые сервисы, наладить коммуникацию между сотрудниками, ускорить поиск корпоративной информации, сэкономить ресурсы, увеличить эффективность, а главное — улучшить опыт сотрудника.

Ксения Подольская, ведущий эксперт по цифровой трансформации HR в VK Tech, рассказала, как корпоративный портал связан с показателем вовлеченности и почему именно он может помочь в сплочении команды.

Почему вовлеченность — это важно

Хороший пользовательский опыт сотрудника — основа продуктивной работы. По данным опроса Harvard Business Review среди топ-менеджеров крупных компаний, 71% руководителей связывают вовлеченность сотрудников с эффективностью бизнеса.

Участники исследования уверены, что в условиях быстро меняющейся экономики именно люди становятся основой успешного развития и стабильной позиции на высококонкурентных рынках. Вовлеченный сотрудник стремится прилагать усилия и работать на результат, чтобы, с одной стороны, заявить о себе и расти в компании, а с другой — добиться успехов компании в целом. 

А самое главное, вовлеченность — это состояние. Это значит, что на него можно повлиять с помощью внешних инструментов.

Как устроен показатель вовлеченности

Вовлеченность сотрудника — это общее впечатление от работы и отношение к работодателю, уровень заинтересованности и приверженности компании. Кажется, что измерить этот критерий просто: достаточно послушать, как сотрудник рассказывает о работе за чашкой кофе с друзьями. Если доволен и делится успехами — вовлеченность высокая. Ругает или жалуется — низкая. 

На самом деле по неформальным разговорам можно сделать только общий вывод про отношение к работе — или вообще ошибиться в оценке. На вовлеченность напрямую влияет опыт сотрудника, складывающийся из множества факторов. Каждый из этих факторов формирует наше отношение к работе и работодателю.

Условия работы

Организация пространств, оснащение рабочего места, транспортная доступность, освещение и кондиционирование, безопасность — если говорить про офисный режим работы, это же касается и производств. На удаленке это обеспечение необходимой техникой и курьерской службой при необходимости.

Обучение и развитие 

Развитие и поддержка профессиональных навыков важны и для компании, и для самого сотрудника. Обучение — это в первую очередь возможности развития и карьерные перспективы. Без них бизнесу сложно привлекать талантливых сотрудников и обеспечивать им достаточный уровень роста в компании. 

Социализация и коммуникация

Это возможность быстро взаимодействовать с коллегами, вести диалог и получать обратную связь в кросс-функциональных командах. А еще это инструменты для быстрого поиска информации и ответов на вопросы среди множества внутренних ресурсов компании. 

Материальная мотивация

Сюда относится все, что касается материальных поощрений: уровень зарплаты, отвечающий запросам и компетенциям сотрудника, скидки, бонусы, льготы и социальный пакет.

Нематериальная мотивация

Признание коллег и положительная обратная связь от руководителя. Это, с одной стороны, оценка работы, которая позволяет сотруднику почувствовать себя нужным, сопричастным общему делу. С другой стороны, нематериальная мотивация важна, когда речь идет об активностях вне основного круга обязанностей. Например, возможность получить бонусы за участие в мероприятии и обменять их на фирменный мерч или бонусный кофе.

Возможность влиять на изменения

Это инструменты, которые позволяют сотруднику участвовать в переменах: предлагать идеи, быть уверенным, что их услышат и дадут обратную связь. 

Атмосфера в коллективе

Это прозрачность процессов и открытость взаимодействия. Важно, чтобы сотрудники понимали, как устроена их работа и работа коллег. А еще чтобы имели возможность обсудить сложности, задать вопросы и получить поддержку руководства, если атмосфера начинает негативно влиять на эффективность.

Целеполагание и причастность к стратегии компании

Четкое понимание общих целей и чувство причастности к ним на уровне как подразделения, так и отдельного сотрудника. А также возможность увидеть и оценить свой вклад в общее дело, без которого работа во многом теряет смысл.

Каждый из этих параметров в отдельности влияет на уровень вовлеченности. Например, сотрудник может быть недоволен тем, как устроена коммуникация, но готов работать, так как чувствует причастность к стратегии компании и доволен материальной мотивацией. И наоборот: один фактор в виде давящей атмосферы может перевесить все остальные факторы и привести к низкой лояльности.

Именно поэтому большинство компаний оценивают вовлеченность с помощью комплексных исследований, которые охватывают разные спектры этого показателя. А еще стремятся внедрять инструменты, которые будут влиять на отдельные факторы вовлеченности и в совокупности улучшать опыт сотрудника и его отношение к работе.

Как корпоративные инструменты связаны с вовлеченностью

На отношение сотрудника к работе влияет не только субъективная оценка, но и то, насколько работодатель отвечает современной парадигме работы. 

Например, одним из главных критериев выбора для соискателей сегодня является удаленка и гибридный график. Согласно исследованию Jabra, для 67% опрошенных сотрудников отсутствие удаленки — аргумент в пользу смены работодателя.

Это значит, что компании нужны инструменты, которые, с одной стороны, позволят руководителям управлять распределенными командами, а с другой — помогут самим командам эффективно общаться и планировать работу удаленно. 

Коммуникации между сотрудниками также переходят в плоскость цифровых инструментов и платформ. Для общения с коллегами используются мессенджеры, для поиска и хранения информации — базы знаний, для оформления заявок на отпуск или командировку, просмотра расчетного листка и других HR-услуг — цифровые кадровые сервисы и ассистенты, а для профессионального и экспертного взаимодействия — группы и сообщества. Все эти сервисы в идеале должны быть собраны в едином окне и формировать комплексную ИТ-платформу. При этом ожидания от качества этих инструментов растут: важны скорость работы платформы, красивый дизайн и интуитивно понятный интерфейс — все, что мы привыкли видеть в современных гаджетах, которые используем в обычной жизни.

Объединить все эти инструменты и обеспечить хороший пользовательский опыт сотрудника и помогает корпоративный портал. 

Как устроен корпоративный портал и как он повышает вовлеченность

Корпоративный портал — что-то вроде виртуального офиса с целым набором инструментов для общения, обмена информацией, личной продуктивности и совместной работы. Вместе эти инструменты позволяют решать целый набор задач:

• находить нужную рабочую информацию;
• получать быструю обратную связь от коллег и руководства;
• общаться с коллегами, в том числе на не связанные с работой темы;
• обмениваться знаниями, учиться и продвигаться по карьерному треку;
• получать доступ к автоматизированным кадровым сервисам: запросы справок, оформление отпуска, командировки или больничного;
• вести проекты, организовывать рабочие встречи, управлять задачами, подавать идеи, хранить файлы и обмениваться ими, использовать интерактивные рабочие инструменты (например, доски для совместной работы), зарабатывать корпоративную валюту или благодарить коллег и многое другое.

Благодаря таким сервисам корпоративный портал становится для сотрудников единым окном, в котором можно найти все необходимые сервисы и информацию для эффективной работы и взаимодействия с коллегами. 

Например, в таких решениях, как VK People Hub, Mirapolis Portal, Битрикс24, есть обширный перечень сервисов под различные задачи и составляющие пользовательского опыта, которые заказчик получает в едином продукте и решает такие задачи:

1. Быстрая адаптация новых сотрудников, знакомство с корпоративной культурой и процессами — конструктор сайтов для создания лендингов мероприятий, гайдов, информационных страниц; профессиональные сообщества и оргструктура с данными обо всех коллегах.
2. Построение диалога компании с сотрудником и взаимная обратная связь — пульс-опросы, сбор идей и аналитика поведения пользователей.
3. Формирование HR-бренда — новости для сотрудников о событиях и карьерных возможностях, персонализация корпоративного контента.
4. Управление мотивацией — игровые активности, корпоративная соцсеть, награды и благодарности.
5. Обеспечение единого рабочего пространства — управление проектами, задачами и база знаний компании и отдельных подразделений.

Таким образом, один корпоративный портал может воздействовать сразу на несколько факторов, влияющих на общий уровень вовлеченности сотрудника.

Что компания получает благодаря корпоративному порталу

Удобный и современный портал закрывает целый спектр задач, стоящих перед работодателем: повышает эффективность бизнеса, решает вопрос текучки, повышая мотивацию персонала, помогает сформировать сильный HR-бренд компании и сэкономить на операционной деятельности, автоматизируя кадровые и бухгалтерские вопросы.

Но главный положительный эффект — формирование положительной атмосферы и возможность быть на связи с сотрудниками. Как результат, персонал положительно отзывается о компании в разговорах с коллегами и клиентами, испытывает чувство причастности к общим целям и стремится прилагать дополнительные усилия для достижения успеха в работе.

При этом корпоративный портал как способ повышения вовлеченности сегодня доступен не только крупному бизнесу. Есть много примеров, когда этот инструмент берут на вооружение даже относительно небольшие компании, которые сильно ограничены бюджетом.

Это стало возможным благодаря большому количеству коробочных ИТ-продуктов и облачных инструментов. Они позволяют быстро внедрить и масштабировать корпоративную витрину, не тратя ресурсы на разработку с нуля, и реализовать собственные идеи на базе проверенных технологических решений.