Как подготовить ИТ-системы к реорганизации бизнеса

Любая форма реорганизации бизнеса так или иначе затрагивает ИТ-направление. Если речь идет о крупных корпорациях и холдингах, то на полноценную подготовку ИТ-систем к трансформации бизнеса стоит закладывать около года. На практике такое долгосрочное планирование случается не всегда, и разработчикам приходится мигрировать данные в срочном порядке. Чтобы не допустить такой ситуации, важно предусмотреть все детали, подготовиться к реорганизации заранее, проработав четкую стратегию унификации учета.

Что нужно учесть и какие действия заложить в план ИТ-реорганизации бизнеса?

Аудит ИТ-систем

В первую очередь, необходимо понять, какие информационные системы есть в исходной компании, какие — в покупающей ее или присоединяемой к ней, а главное — как эти системы коррелируют между собой. Специалисты должны оценить, какие ИТ-продукты лучше оставить в новой компании, получившейся в результате реорганизации, и стоит ли в будущем внедрять третий софт, который объединит цифровые решения обеих компаний.

Миграция данных

В новообразованное юридическое лицо нужно передать активы и пассивы, взаиморасчеты и дебиторские задолженности, клиентскую базу и базу контрагентов, справочные данные, а также историческую информацию по учету. В частности, вместе с клиентской базой в новое юрлицо должна перейти история по каждому клиенту для определения его надежности как плательщика. Если в старой системе подобный анализ не велся, его можно создать в новой базе данных, и уже в ней выделить ненадежных контрагентов. 

Настройка обмена

При поглощении бизнеса первый шаг миграции данных — это ИТ-интеграция. Интеграционные процессы позволяют максимально быстро и безболезненно включить новый бизнес в уже имеющийся. Если в одном из юридических лиц уже есть целевой софт, то на первом этапе настраивается быстрая переброска данных из старого контура в новый. Уже затем, по мере внедрения в покупаемую компанию продуктов из большой компании-покупателя, имеет смысл выполнять полноценный проект перехода с одного софта на другой. После проведения всех необходимых доработок и обучения пользователей работе в новой системе, старая система отключается полностью.

Управление данными

Очень важно при решении задач интеграции решить вопрос доверия к данным. Другими словами, не просто решить интеграционную задачу как задачу инженера (передать данные из системы А в систему В быстро), но и задаться вопросом: «Правильно ли эта система построена и можно ли доверять данным, верно ли они конструируются?» Выстраивая и нормализуя интеграционные потоки данных, важно думать об управлении данными комплексно.

Внедрение нового софта

Настройка обмена и реализация доработок имеют смысл в том случае, если в одном из юридических лиц уже есть целевой софт, который удовлетворит новый бизнес. Если же такого ПО нет, то реорганизация потребует классического процесса внедрения со всеми соответствующими этапами, начиная с предпроектного исследования — оно показывает, какие решения нам нужны, какие потребности по учету есть у нового юрлица и что предлагает рынок.

Настройка динамических соединений

Также на этапе предпроектного исследования важно ответить на вопрос, какие именно данные из старых учетных систем потребуются новому бизнесу. Если стоит задача просто перенести в систему справочные данные по количеству складов, товаров, машин и точек сбыта, план действий будет одним. Если же необходимо формировать цены на основании динамики себестоимости конкретного товара на протяжении определенного количества лет, задача становится сложнее — и тогда нам потребуется информация о том, как менялась эта себестоимость с течением времени. Например, чтобы рассчитать стоимость продукции на новый период, необходимо взять для анализа данные по отчетному месяцу из нового ИТ-ландшафта и сравнить их с данными по другому месяцу из старой системы.

На первый взгляд, задача кажется понятной, но на самом деле она нетривиальная и технически сложная задача для ИТ-отдела. Есть несколько способов ее решения: сделать динамические соединения к старым базам данных, или перетащить кубы данных (если они были) из старого контура в новый ИТ-ландшафт и уже там делать выборку из этих кубов за любой период. При выборе решения необходимо отталкиваться от конкретной ситуации, оценивать стоимость технического решения, скорость его реализации и простоту эксплуатации. В последнее время эту задачу предпочитают решать динамическими соединениями, то есть писать API на стороне старых систем, из которых затем можно будет запрашивать необходимые данные с помощью специальных модулей запросов в новой системе. Опытные компании-интеграторы легко могут написать такие соединения. Кроме того, современные соединения между контурами учета работают быстро и позволяют оперировать достаточно большими объемами информации.

Обслуживание баз данных

Если бизнес укрупняется, то базы данных становятся больше и тяжелее: в них дольше создаются бэкапы, и регламентные процедуры по обслуживанию баз проходят дольше. В связи с этим нужно заранее придумать новые регламенты обслуживания баз, чтобы укладываться в старые нормативы, например, по закрытию ежемесячной отчетности.

Адекватные сроки

На практике мы часто видим, что на подготовку ИТ-систем к реорганизации бизнеса устанавливаются слишком оптимистичные сроки. Как правило, к моменту установки этих сроков бизнес еще не до конца продумал, как будет выглядеть реорганизация, и, соответственно, ИТ-специалисты не смогли предложить новый ИТ-ландшафт для поставленных задач.

В результате ИТ-отдел вынужден в срочном порядке догонять новые реалии. Причем делать это не только в части программного обеспечения, но и в части «железа». Вполне возможно, что перенос данных, резервное копирование и защита информации потребуют дополнительных серверов. В текущих условиях, когда поставка в страну оборудования несколько затруднена, о будущей инфраструктуре стоит думать сильно заранее. В противном случае окажется, что бизнес был реорганизован только на словах.

Если мы говорим про крупный холдинг, то подготовку ИТ-систем к любого рода реорганизации необходимо начинать как минимум за год. За это время собирается группа экспертов по всем направлениям: бизнес решает, как он видит себе будущий ИТ-ландшафт, юристы и финансисты проверяют, насколько это реализуемо с точки зрения законодательства и бюджета, а ИТ-эксперты и методологи смотрят, как это скажется на автоматизации и оборудовании. Только при таком серьезном подходе можно не сомневаться, что реорганизация пройдет гладко.