Как роботизировать сравнение договоров в ERP-системе
Специалисты Sherpa Robotics разработали решение для автоматизации процесса сравнения версий договоров
Задача: Создать и внедрить роботизированную систему для автоматического сравнения версий договоров и формирования протоколов разногласий.
Причина: Бизнес нуждался в оптимизации процесса согласования договоров и автоматизации рутинных операций по выявлению и документированию различий между версиями.
Крупная агропромышленная компания ежедневно работает с большим количеством договоров, требующих согласования между контрагентами. В рамках цифровой трансформации бизнеса было принято решение автоматизировать процесс сравнения версий договоров и формирования протоколов разногласий с помощью RPA-технологий.
Проект реализован на базе платформы интеллектуальной роботизации Sherpa RPA, интегрированной с корпоративной ERP-системой на базе 1С. Робот автоматически обрабатывает входящую почту, сохраняет документы по установленным правилам, выполняет поиск и прикрепление файлов в системе электронного документооборота, а также информирует ответственных сотрудников.
До внедрения роботизированного решения сотрудники компании выполняли следующие операции вручную:
Сохранение версий договоров из электронной почты
- Сравнение документов и выявление различий
- Формирование протоколов разногласий
- Прикрепление файлов в системе документооборота
- Рассылка уведомлений ответственным лицам
В процессе роботизации были реализованы следующие компоненты:
- Разработан алгоритм автоматического извлечения информации из входящих писем, включая номера документов и даты, с последующим формированием стандартизированных имен файлов.
- Создана система навигации по документам в 1С ERP, позволяющая роботу находить нужные карточки договоров по номеру документа с учетом даты согласования.
- Внедрен механизм автоматического прикрепления файлов к карточкам документов в системе электронного документооборота с контролем успешности загрузки.
- Реализована система автоматического информирования группы архивариусов через корпоративную почту с формированием структурированных тем писем и автоматическим прикреплением протоколов разногласий.
- Разработан формат визуализации различий между версиями договоров в виде HTML-документа с интерактивной навигацией и наглядным отображением изменений.
Внедренное решение позволило:
- Сократить время обработки документов с нескольких часов до нескольких минут
- Исключить человеческие ошибки при сравнении версий договоров
- Обеспечить единообразие в именовании и хранении документов
- Создать удобный формат протоколов разногласий с визуализацией изменений
Сроки реализации проекта составили 30 рабочих дней с момента предоставления необходимых ресурсов, что позволило быстро получить измеримый бизнес-эффект от внедрения RPA-решения.
Интересное:
Все новости:
Публикация компании
Профиль