Оптимизировать рутинные процессы: как аутсорсинг помогает бизнесу

Аутсорсинг — один из инструментов эффективного управления бизнесом. Делегируя поддерживающие, рутинные процессы стороннему исполнителю, руководители высвобождают свое время и ресурсы. А значит, получают больше возможностей для развития бизнеса. Но есть и риски, которые их настораживают. Например, страх упустить ситуацию из-под контроля или потерять важные данные. Рассмотрим тему более подробно: 

• Какие задачи чаще всего передают на аутсорс
• Какие варианты оптимизации процессов существуют?
• В чем плюсы и минусы модели аутсорсинга?

Что делегируют внешнему исполнителю

В компаниях с большим штатом параллельно идут десятки различных процессов. Бухгалтерский учет, HR, делопроизводство, документооборот: внутри этих и других направлений — сотни повседневных операций. Многие из них не требуют глубокой экспертизы, но отнимают большое количество времени. 

К примеру, основная задача HR — это развитие персонала. Однако немало внимания кадровые специалисты уделяют документообороту, учету больничных листов, выдаче справок. Аутсорсинг забирает на себя транзакционное сопровождение сотрудников, что значительно ускоряет работу.

Цифровые сервисы позволяют избавиться от «бумаги» и роботизировать такие функции, как выдача справок, расчет зарплат, оформление командировок и прочие. Процессы нередко трансформируются с помощью IT-инфраструктуры и digital-решений аутсорсера, а заказчик при этом не тратит средства на разработку собственных сервисов. 

Способы оптимизации процессов

Избавиться от лишней нагрузки компании могут не только за счет аутсорсинга — существуют и другие подходы. Рассмотрим все варианты в комплексе:

• самостоятельная оптимизация (инхаус) 
• приглашение эксперта (инсорсинг)
• передача задач на аутсорсинг 

Первый вариант: компания «перекраивает» процессы своими силами. Такой путь лежит через централизацию и унификацию функций. Он актуален для бизнеса с широкой сетью филиалов. Единая система помогает своевременно контролировать разные локации. 

Однако инхаус требует немалых затрат — это и время на налаживание процессов, и инвестиции в центр компетенций. При этом период окупаемости будет долгим. 

Второй вариант: приглашается внешний специалист, который помогает настроить бизнес-процессы на базе имеющихся возможностей. В роли такого эксперта может выступать консалтинговая компания. 

Разработка и внедрение решений ускоряется, а период адаптации к новым реалиям проходит более гладко. Но заказчик переплачивает за компетенции и опыт консультанта. 

Третий вариант: клиент полностью отдает процесс стороннему провайдеру. Модель аутсорса наиболее оптимальна для компаний, которые акцентируют внимание на скорости внедрения, не хотят рисковать и инвестировать в собственную IT-инфраструктуру. 

Еще существует модель частичного аутсорсинга, когда оптимизируется только часть процесса. Однако на практике этот подход не гарантирует целостного результата. Между заказчиком и подрядчиком возникают вопросы — кто и где допустил ошибку, кто будет ее исправлять. Уходит много времени на разбор подобных инцидентов. Но для любого бизнеса большую роль играет быстрый и сквозной процесс, а также важно, чтобы исполнитель нес ответственность за результат своей работы.

Плюсы и минусы аутсорсинга

Обслуживание на аутсорсе приносит пользу с разных точек зрения. Во-первых, позволяет сэкономить. Как правило, затраты на большой штат сотрудников или разработку своих IT-решений несоизмеримы с вложениями в аутсорсинг.

Во-вторых, такая модель экономит и время. Особенно это актуально для компаний, которые масштабируются, наращивают объемы продаж, выходят на новые рынки. Топ-менеджеры получают больше возможностей для стратегических решений, а сотрудники освобождаются под важные тактические задачи. 

В-третьих, качество не только не снижается, но и растет — за счет опыта, постоянной практики и отлаженной работы аутсорсера. Ведь именно рост эффективности процессов заказчика — суть бизнеса таких компаний и их главная цель. 

Но есть и спорные моменты. Например, страх заказчиков, что процессы выйдут из-под контроля. Возможно, организация уже сталкивалась с неудачным опытом. Однако аутсорсинговая компания обеспечивает прозрачный механизм взаимодействия — на любом этапе клиент может контролировать ситуацию и влиять результат. 

Еще нередко заказчики опасаются утечки данных. Но крупные компании-аутсорсеры знают, что к этому вопросу бизнес относится чувствительно. Они дорожат своей репутацией и уделяют информационной безопасности особое внимание. 

Современные реалии не только диктуют новые условия, но и создают новые перспективы. Бизнесу важен выбор, альтернатива собственным решениям. И одним из них может стать аутсорсинг. Он кардинально меняет не только рабочие процессы, но и жизнь самого ценного ресурса любой компании — сотрудников.