Резервный фонд: как правильно учитывать, чтобы избежать проблем

Финансовая подушка — это ваша страховка от неожиданных затрат и инструмент доверия. Когда у бизнеса есть резерв, он намного более устойчив перед любыми проверками: у налоговой не возникнет повода доначислить налоги из-за странных схем, у банка — оснований заморозить счет, а у самого владельца — паники из-за каждого визита инспектора. Вкладывая силы и время в создание такого резерва, вы покупаете себе уверенность и свободу действий. Как говорится, надейся на лучшее, но готовься к худшему — и тогда никакая проверка не застанет ваше предприятие врасплох.

Как учесть и оформить резерв, чтобы не было проблем с проверяющими

Правильное документальное оформление и учет финансовой подушки — залог того, что в случае проверки к вам не возникнет лишних вопросов. Рассмотрим ключевые моменты для разных организационно-правовых форм малого бизнеса (ООО и ИП):

1. Резервный фонд в ООО. Закон позволяет обществам с ограниченной ответственностью создавать специальные фонды из прибыли, в том числе резервный фонд. В отличие от акционерных обществ, для ООО это не обязательство, а право учредителей. Вы можете прописать в уставе порядок формирования резервного фонда — например, ежегодно отчислять в него 5% от чистой прибыли до достижения 10% от уставного капитала (это типичные нормы для АО). Такие отчисления делаются из прибыли после налогообложения, поэтому налог на прибыль на них уже уплачен. Резервный фонд отражается в разделе капитала баланса и предназначен для покрытия убытков, выплаты долгов при недостатке средств и т.п. Налоговые органы обычно нейтрально относятся к наличию резервного фонда — если он сформирован по уставу и деньги реально имеются в наличии, никаких доначислений не грозит. Важно, чтобы размер резервного фонда не превышал фактических нераспределенных прибылей компании.

Помните также про требование к чистым активам ООО. Если фирма терпит убытки и ее чистые активы падают ниже размера уставного капитала, закон обязывает принять меры. Так, если по итогам второго и каждого последующего года стоимость чистых активов остается меньше уставного капитала, то в течение первых 6 месяцев нового года участники ООО должны либо уменьшить уставный капитал, либо ликвидировать общество. Наличие солидной финансовой подушки (нераспределенной прибыли) как раз предотвращает эту ситуацию, поддерживая чистые активы на должном уровне. Поэтому формируя резерв, вы убиваете двух зайцев: повышаете устойчивость к проверкам и соблюдаете корпоративные требования закона №14-ФЗ.

2. Разделение прибыли и личных средств. Для собственников ООО актуален вопрос: держать резерв в компании или вывести «в свой карман»? Оба варианта допустимы, но требуют соблюдения налоговых правил. Деньги, оставшиеся на счетах ООО, по сути являются нераспределенной прибылью. Они уже облагаются налогом на прибыль (20% для основного режима, либо 15% при упрощенке «доходы минус расходы», либо 0% при некоторой льготе и т.д.) — никаких дополнительных налогов за то, что эти деньги лежат на счете, нет. При проверке ФНС может лишь убедиться, что средства не идут на сомнительные цели, и подтвердить их наличие на расчетном счету или в кассе.

Если же собственник решает вывести часть прибыли из ООО для личного распоряжения, оптимальный способ — оформить дивиденды. Выплата дивидендов учредителю-физлицу облагается налогом 13% НДФЛ (для резидентов РФ) либо 15% (для нерезидентов). В результате деньги становятся личными сбережениями предпринимателя. Хранить резерв как физическое лицо зачастую выгоднее, потому что вам доступны инструменты вроде вкладов с более высокими ставками, ИИС, облигаций федерального займа под минимальный риск и т.п. Многие эксперты рекомендуют именно такую стратегию для малого бизнеса: выплатить себе дивиденды (уплатив 13% НДФЛ) и разместить их на личных счетах, четко отделив от своих обычных средств. Главное — не потратить эти деньги на личные нужды, помня об их предназначении для бизнеса. Когда компании потребуется вливание, собственник сможет внести их обратно в ООО, например, в виде беспроцентного займа. Закон не запрещает учредителю одолжить деньги своему обществу (и вернуть потом без процентов); такой займ не увеличивает налоговую базу у компании и не считается доходом физлица, если без процентов. Конечно, нужно оформить договор займа и правильно отразить операции, но в целом схема легальна и часто применяется. Она также защищает резерв от рисков блокировки бизнес-счета: личные накопления банковские «заморозки» ООО не затронут.

Для индивидуального предпринимателя (ИП) ситуация несколько проще, так как ИП по закону вообще не отделен от личности владельца. Вся прибыль после уплаты налогов (например, 6% при УСН «доходы» или НДФЛ 13% на доходы минус расходы) — это фактически личные средства предпринимателя. Поэтому ИП может хранить свою финансовую подушку на обычных счетах или вкладах физического лица. Такие счета тоже подпадают под страхование Агентством Страхования Вкладов до 1,4 млн руб. Однако смешивать деньги, предназначенные для бизнеса, с другими семейными финансами ИП не рекомендуется: ведите хотя бы раздельный учет. Практичный подход — завести отдельный банковский вклад на имя ИП (или физлица) именно для резервных накоплений. Тогда при проверке будет видно, что эти средства не связаны с незадекларированной выручкой или незаконными операциями, а являются вашими накопленными доходами, с которых уплачены все налоги. Да, налоговая может запросить обоснование крупных сумм на личных счетах ИП, но если вы сможете показать, что это, например, накопленная прибыль от деятельности за предыдущие годы, никаких претензий не возникнет. Наоборот, контролеры оценят вашу осмотрительность.

Важно: избегайте «серых» схем вывода или введения денег, которые могут быть расценены как сокрытие прибыли. Все движения денег между бизнесом и владельцем должны иметь прозрачное основание. Например, если собственник ООО берет деньги «под отчет» или оформляет фиктивные договоры, а на самом деле складывает их в сейф для подушки — при проверке это раскроется и грозит большими доначислениями налогов. Налоговый кодекс РФ прямо запрещает уменьшать налоги с помощью притворных сделок или операций без деловой цели (ст. 54.1 НК РФ). Проще говоря, если проверяющие докажут, что вы вывели средства из фирмы под видом, скажем, займа или оплаты фиктивных услуг, а это на самом деле была выплата дохода себе любимому — доначисления и штрафы неизбежны. Лучше заплатить положенные налоги и спать спокойно, чем пытаться схитрить с риском для бизнеса.

3. Грамотный бухгалтерский и налоговый учет. Наличие финансовой подушки должно быть подкреплено соответствующим учетом. Убедитесь, что ваша учетная политика (бухгалтерская и налоговая) отражает создание резервов, если вы их официально формируете. Например, в налоговом учете на общем режиме можно создавать резервы по сомнительным долгам (ст. 266 НК РФ), под оплату отпусков сотрудников (ст. 324.1 НК РФ) и др. Если вы приняли решение ими воспользоваться, пропишите методы расчета резерва и документальное подтверждение. ФНС сейчас уделяет пристальное внимание резервам в учете — особенно тем, которые связаны с дебиторской задолженностью. Если вы заявили большой резерв по сомнительным долгам, а первичных документов, обосновывающих невозможность взыскания долга, нет, налоговики при проверке могут исключить такие резервы из расходов, то есть доначислить налог на прибыль и пени. Поэтому формируйте оценочные резервы строго по правилам: долго не оплачен счет — акт инвентаризации дебиторки, расчет резерва в пределах установленных лимитов, бухгалтерская справка и приказ руководства. Тогда к вам не придерутся.

Ведение «двух бухгалтерий» — чистой для проверяющих и реальной для себя — сегодня себе дороже. Автоматизированные системы ФНС сличают данные бухгалтерского баланса, налоговой отчетности и банковских выписок. Если что-то не бьется, велика вероятность камеральных запросов и выездных проверок. Поэтому прозрачность и контроль — лучшая защита. Регулярно сверяйте расчеты с бюджетом, сдавайте отчетность вовремя и без искажений. Контролируйте задолженности контрагентов: чрезмерная дебиторка не только бьет по ликвидности, но и может вызвать вопросы у инспекторов (почему у вас на бумаге прибыль, а денег нет?). Кстати, наличие солидной подушки позволит не тянуть с уплатой налогов — платите их вовремя авансом, тогда и блокировок счетов не возникнет. По данным налоговой службы, большинство блокировок расчетных счетов происходит из-за несданной вовремя отчетности или неуплаты налога. Это легко предотвратить, если всегда держать на счету достаточную сумму для обязательных платежей и помнить о сроках сдачи деклараций.

Наконец, что делать, если несмотря на все меры предосторожности, проверка привела к значительным доначислениям — сумма налогов к доплате превышает ваш резерв? Здесь важно знать свои права. Во-первых, можно обратиться в налоговый орган за рассрочкой уплаты доначисленных сумм. Для добросовестных компаний предусмотрена возможность погасить долг частями до трех лет (это изменение было внесено Федеральным законом от 14.11.2017 №323-ФЗ в ст. 61 и 64 НК РФ). Рассрочка распространяется не только на недоимку, но и на начисленные пени и штрафы. Конечно, ее дают не всем — сперва налоговая инспекция проверит финансовое положение организации, отсутствие споров по акту проверки, отсутствие угрозы банкротства или ликвидации. Часто для получения рассрочки требуется предоставить банковскую гарантию или залог. Но сама возможность выплачивать долг постепенно может спасти бизнес от разорения. Во-вторых, если вы не согласны с решением проверки, можно его оспорить (административно или через суд). Однако имейте в виду: обжалование не приостанавливает требование уплаты. Чтобы счет не заблокировали, имеет смысл уплатить доначисления сразу (из подушки или взяв кредит), а потом, в случае успеха спора, вернуть деньги из бюджета. Кстати, процедура возврата излишне взысканных налогов за последние годы упростилась — сейчас заявление о возврате можно подать в течение 3 лет с момента обнаружения переплаты, без суда, и налоговая обязана вернуть деньги с процентами.

Финансовая безопасность — залог спокойных проверок

Создание финансовой подушки безопасности — одна из лучших инвестиций в устойчивость вашего бизнеса. Правильно рассчитанный и размещенный резерв не только поможет пережить периоды падения выручки, но и обезоружит проверяющих. Когда у компании в порядке документы и есть деньги на счету, ей не страшны ни внезапные расходы, ни приостановка счета налоговой по ошибке. Бухгалтеры и аудиторы отмечают прямую связь: чем прозрачнее финансы фирмы, тем реже к ней применяют жесткие меры налогового контроля.

Приведем основные рекомендации:

• Формируйте подушку из реальной чистой прибыли — не в ущерб налоговой дисциплине. Лучше заплатить налоги с прибыли и спать спокойно, чем пытаться «оптимизировать» и остаться без резерва и с санкциями.
• Рассчитайте рациональный размер резерва с учетом специфики вашего бизнеса. Минимум — несколько месяцев ключевых расходов (зарплата, аренда, налоги), оптимум — 3 — 6 месяцев, а при возможности и больше. Регулярно пересматривайте эту сумму по мере роста компании или изменения рисков.
• Храните подушку безопасно и ликвидно. Лучший выбор — банковские счета и депозиты с госстраховкой до 1,4 млн руб. на каждую организацию. Используйте несколько банков, чтобы избежать одномоментной блокировки всех денег. Рассмотрите проценты на остаток, короткие депозиты или инструменты овернайт, чтобы резерв не обесценивался от инфляции.
• Разделяйте личные и бизнес-деньги. Для ООО — подумайте о выведении части резерва себе как дивидендов (с уплатой 13% НДФЛ) и размещении их на личных счетах. Это расширит возможности инвестирования и убережет средства от блокировок юрлица. Но такие резервы строго держите для нужд бизнеса и при расходовании оформляйте как заем компании. ИП тоже рекомендуется иметь отдельный счет/вклад для своего резервного фонда, чтобы не тратить его незаметно на бытовые нужды.
• Будьте безупречно прозрачны в учете. Документируйте все решения о создании резервов (приказы, положения об учетной политике). Не завышайте искусственно расходы через фиктивные резервы — ФНС это выявит. Своевременно отчитывайтесь и платите налоги — тогда к вам меньше вопросов и причин для санкций. Ведите раздельный учет доходов и расходов, исключая путаницу и сомнительные транзакции.