Как найти «узкие места» в бизнесе, которые мешают расти

Что такое узкие места в бизнесе?

Узкие места — это такие места, в которых скорость движения процесса к результату сильно снижается, или останавливается вовсе в очереди ожидания.

Таких мест в компании может быть разное количество. Некоторые компании полностью состоят из узких мест, в других таких заторов немного, но они очень существенно влияют на конечный результат.

В любом случае «узкие места» снижают прибыль компании от 20% до 70%.

Чтобы было наглядно понятно, можно вспомнить ситуацию на дороге, когда пять полос автомобильного движения стекается в одну, скорость всего движения падает практически до нуля, образуется пробка.

Тоже самое происходит и в бизнесе.

Например, в компании существует правило, что каждый клиентский договор должен пройти проверку юриста. И вот отдел из десяти менеджеров старательно приносит договоры каждый день пополняя клиентскую базу компании. Но юрист всего один, и не успевает изучать договоры, они копятся у него на столе в виде огромной пачки, и задерживаются там на неделю и, может, на две. За это время клиент теряет интерес к компании и покупает, необходимый ему товар, в другом месте.

Это один из самых простых примеров, который показывает, как легко можно сократить прибыль компании.

Если такие места расширить и увеличить скорость процесса, то прибыль сразу начнет расти.

Как же найти эти самые места и как их расширить?

Найти «узкие места» в компании очень легко, для этого не надо приглашать специалистов, все узкие места хорошо известны сотрудникам, которые участвуют в процессах.

Вот реальная история, которая произошла со мной, когда я пришла работать коммерческим директором в одну компанию.

При приеме на работу собственник компании высказал свое недовольство по поводу работы отдела продаж и попросил разобраться с ситуацией и даже, возможно, заменить людей.

Ситуация была в том, что после бурного роста продажи стагнировали, рост остановился, хотя потенциал для этого имеется большой.

Я приступила к своим обязанностям и начала задавать много вопросов.

И конечно, я начала задавать много вопросов всем сотрудникам, кто занимался продажами.

Вопросы, которые я задавала звучали так:

• Как вы можете увеличить продажи?
• Что мешает увеличивать продажи?
• Какие ресурсы вам необходимы для увеличения продаж?

Ответы были честными и поэтому я узнала много интересного по поводу того, где же процессы сужаются и не дают увеличить продажи.

Ответы, которые я получила помогли мне определить, где необходимо менять процессы. И все проблемы никак не были связаны с отделом продаж.

Проблемы, которые озвучили сотрудники:

1. Не хватает ликвидного товара.

Эта проблема помогла выявить отсутствие системы заказов в отделе закупок. Оказывается, менеджеры отдела закупали товар по своему усмотрению, никак не ориентируясь на продажи. Отзывались на призыв поставщиков прикупить чего-либо, таким образом на складе копились горы не ликвидного товара, который никто не хотел покупать.

 2. Склад долго приходует товар, что так же поддерживает дефицит товара. Товар есть на складе, но продавать его не могут, так как приходные накладные не оформлены в программе.

Оказалось, что на складе не хватает сотрудников, они физически не могут справиться с тем объемом товара, который проходит через склад.

3. Клиенты долго ожидают в очереди на складе, чтобы получить товар.

Проблема так же была связана с дефицитом рабочих рук на складе.

4. Не достаточный ассортимент сопутствующего товара.

Клиенты выбирали те компании, которые могли предоставить полный ассортимент, и таким образом экономили время для покупки товара.

5. Услуги компании не отвечали требованиям клиентов, и они обращались в компанию по остаточному принципу.

Клиенты компании требовали дополнительные услуги, которые им предоставляли конкуренты, потому что так им было удобнее работать.

Как видно среди всех этих причин нет ни одной, которая была бы связана с отделом продаж.

Чтобы выявить все проблемы мне понадобилось всего две недели. Я пообщалась с руководителями всех подразделений, побывала во всех отделах и посмотрела все рабочие процессы.

Вся информация соответствовала действительности.

По итогам полученных данных были приняты следующие действия:

1. Увеличили штат на складе.

Изменили процессы на складе таким образом, чтобы клиенты получали товар быстро и перестали стоять в очереди,  товар принимали и приходовали в программу в течение одного дня.

Такие меры позволили повысить лояльность клиентов, снизить дефицит товара на складе.

2.Распродали неликвидный товар со склада, вернули деньги в оборот, освободили место на складе.

Это позволило вернуть денежные средства в оборот компании для заказа ликвидного товара, появилось для него место на складе.

3. Изменили процессы в отделе закупок, ввели товарную матрицу, систему заказа товара поставщикам согласно аналитике продаж и запросов отдела продаж.

Это позволило избавиться от дефицита товара, а также расширить ассортимент согласно запросам клиентов.

4. Провели маркетинговое исследование потребности нашей целевой аудитории.

На основании полученных данных мы создали все необходимые для клиента услуги, что сильно повысило лояльность клиентов.

Все эти мероприятия никак не были связаны с отделом продаж, но они позволили расширить узкие места и продажи начали расти. В течение 6ти месяцев мы получили рост на 30%.

Если у компании очень много узких мест, это значит, что всю систему надо перестраивать, но оно того стоит, результатом будет рост прибыли и возможность расти дальше.