Перспективы развития СЭД: СЭД как платформа цифровой трансформации

Мы завершаем серию статей, в которой рассматриваем функции современной корпоративной СЭД, примеры прикладных решений на ее базе и ее вклад в процессы цифровой трансформации бизнеса.

Часть 1. Изменение позиционирования СЭД, CSP (Content Service Platform) и современное понимание СЭД

Часть 2. Единый архив и традиционный документооборот

Часть 3. Процессная автоматизация и единая очередь заданий

Часть 4. Специализированные решения и групповая работа

Часть 5. Перспективы развития СЭД. СЭД как платформа цифровой трансформации

Мы рассмотрели место СЭД (CSP) платформы в ИТ-инфраструктуре организации, возможности и ограничения таких платформ. Как мы увидели, на их базе создаются самые разнообразные решения для автоматизации процессов. Вследствие этого СЭД (CSP) платформы начинают конкурировать с традиционными приложениями, автоматизирующими отдельные участки бизнеса: кадровыми системами, системами техподдержки (help desk), системами управления проектами и портальными решениями, а также с отдельными контурами автоматизации, которые традиционно «закрываются» учетными системами.

Так, например, на базе платформы Docsvision наши партнеры разработали решения по управлению закупками, по контролю расчетов с поставщиками и другие приложения для задач, которые обычно автоматизируют при помощи ERP-систем. 

Сегодня идет активная конвергенция платформ: BPM, ECM, СЭД, порталы, CRM, универсальные low-code платформы все сильнее походят друг на друга по своей функциональности. Все больше говорят о платформенном подходе к автоматизации. Такой подход подразумевает, что все приложения корпоративного бэкенда (включая традиционно отдельные классы приложений, например, СЭД, CRM, service desk, СУП и другие) реализуются как решения на базе единой платформы.

Платформенный подход: выгоды для бизнеса

На роль такой платформы и претендует СЭД (CSP). Можно говорить о реинкарнации идеи суперприложения (super-app), но на новом уровне и в корпоративной среде. Все контуры управления и процессы корпоративного бэкенда в этом случае бесшовно интегрируются: поддерживается общий пул ресурсов, общая структура заданий, общие справочники, единое рабочее место, агрегированные отчеты и т.п. И все это реализуется на базе low-code, с возможностью «самообслуживания» (создания решений силами организации, внедрившей СЭД) и адаптации готовых решений к специфике конкретного процесса.

У такого подхода есть серьезные преимущества по сравнению с созданием отдельных (не интегрированных) приложений:

• Сокращение стоимости разработки, внедрения и сопровождения каждого последующего решения. Почему создавать решения становится проще? Разработчики осваивают инструменты платформы, формируют библиотеку наработок и примеров, функциональные заказчики точнее формулируют свои потребности, конечные пользователи — легче осваивают новые решения.
• Экономия аппаратных ресурсов при наличии адекватных инструментов масштабирования. Не нужно выделять дополнительное аппаратное обеспечение для работы отдельных приложений — платформа позволяет оптимизировать его использование благодаря инструментам масштабирования.
• Снижение лицензионной нагрузки на бюджет организации.
• Снижение стоимости сопровождения и технической поддержки решения.
• Снижение зависимости организации от поставщика решения.
• Радикальное снижения уровня сопротивления изменениям в организации, внедряющей новые решения.

Дальнейшее развитие рынка Content Service Platform связано с процессами цифровой трансформации. Именно СЭД (CSP) платформы позволяют решить три важнейшие задачи, которые возникают при цифровой трансформации бизнеса.

Переход на безбумажные технологии и единый репозитарий контента

Главная проблема при построении современной непрерывно оптимизируемой системы управления — наличие бумажных документов. Учет обращения бумажных документов и постепенный перевод процессов в безбумажную форму ведут именно CSP-системы.

Этот процесс включает в себя много аспектов: ретроконверсию бумажных документов, обеспечение юридической значимости документов с использованием различных видов электронной подписи, управление машиночитаемыми доверенностями, поддержку долгосрочного хранения электронных документов, интеграцию с операторам ЭДО и МЭДО, обеспечение хранения и обработки формализованных форм финансовых и кадровых электронных документов, для работы с которыми существуют дополнительные законодательные требования.

Все эти инструменты реализованы в современных СЭД (CSP) платформах, что дает возможность постепенно переводить процессы обработки документов в безбумажный вид. А наличие готовых инструментов позволяет радикально ускорить отказ от бумаги.

Развитие инструментов оптимизации процессов: технологии Process Intelligence (PI), Robotic Process Automation (RPA) и ИИ

В последнее время мы наблюдаем бурное развитие инструментов, предназначенных для оптимизации корпоративных процессов и обеспечения их непрерывного улучшения. Прежде всего стоит отметить инструменты процессной аналитики.

Помимо традиционных инструментов моделирования процессов, инструментов имитации процессов и инструментов накопления и анализа ключевых индикаторов процессов, в распоряжении аналитиков сегодня появились инструменты Process Intelligence и Process Mining. Они позволяют не только автоматически восстанавливать модель процесса по «сырым» данным, накопленным в информационной системе, но и проводить его детальную оптимизацию. При этом используются различные эвристические модели, основанные на анализе данных, которые собираются в ходе процесса. 

Другим относительно новым компонентом стали RPA-системы, которые позволяют встроить в единый бизнес-процесс устаревшие приложения либо приложения, у которых отсутствует программный интерфейс (API). Сочетание инструментов RPA и BPM, выступающих неотъемлемой частью CSP-платформы, позволяет «покрыть» комплексной автоматизацией гораздо более широкий круг процессов.

Последний в нашем списке, но не последний по значению инструмент для углубления автоматизации — различные модели искусственного интеллекта (ИИ), которые позволяют перейти от ручного труда к полной автоматизации. При этом данные, необходимые для обучения моделей ИИ, призванных заместить рутинный труд человека, могут накапливаться в рамках тех процессов, которые уже автоматизированы CSP-платформой. Таким образом, ИИ может быть встроен в процесс непрерывного улучшения процессов в организации.

Повышение качества цифрового следа и возможности использования ИИ и Process Intelligence

По мере автоматизации все большего числа процессов, ликвидации разрывов между ними, ухода от работы с бумажными документами бизнес получает возможность фиксации всей информации о ходе бизнес-процессов, об изменении информации, о выполнении любых действий менеджерами и исполнителями. Для этого в СЭД есть механизмы журналирования всех операций в системе. В результате организация накапливает полный цифровой след, которой может стать бесценным ресурсом для оптимизации и улучшения качества бизнес-процессов.

Собранную информацию может использовать система PI — для восстановления реальной картины бизнес-процессов в организации по «сырым данным», накопленным при обработке информации, а в дальнейшем по их оптимизации. А инструменты машинного обучения способны формировать модели «цифрового двойника», которые в дальнейшем позволят передать выполнение типовых операций от сотрудников программными роботами. Это может радикально сократить издержки на сопровождение бизнес-процессов и повысить их качество.

Все сказанное выше внушает уверенность в том, что технологии Content Service Platform не только переживают новый этап своего развития, но и будут играть все большую роль в ИТ-инфраструктуре организаций. По сути, мы присутствуем при новом рождении СЭД.