Развенчиваем мифы об ЭДО: зачем переходить на электронный документооборот

Внедрение электронного документооборота (ЭДО) в компаниях вызывает опасения у многих бухгалтеров. Из-за этого некоторые организации продолжают тратить время и деньги на работу с бумажными документами. Верны ли их опасения? В этой статье мы развеем самые распространенные мифы об электронном документообороте и расскажем о программе 1С:ЭДО.

Миф №1. Бумажные документы проще систематизировать

Многие сотрудники привыкла работать с бумажными документами и считают, что их хранение проще систематизировать. Однако это заблуждение связано с привычкой. ЭДО позволяет быстро создавать, редактировать и копировать документы, упрощает передачу копий нужным участникам электронного документооборота, экономит физическое пространство, увеличивает скорость принятия решений и поиск информации.

Миф №2. ЭДО — это сложно

Бухгалтерам, которые уже пользуются ЭДО, становится очевидно, что решение значительно упрощает их работу. Вместо отправки документа на печать, бухгалтер создает его в системе и сразу присылает онлайн клиенту или сотруднику. Это сокращает расходы на бумагу и уменьшает время на создание документа и его подписание.

Миф №3. Невозможно работать с юридическими лицами

Многие специалисты опасаются, что переход на ЭДО может вызвать сложности в работе с юридическими лицами. Однако это не так. Для работы с организациями достаточно назначить ответственного специалиста, который будет подписывать документы электронно. Вдобавок, 1С:ЭДО настраивает работу, обеспечивая удобство и безопасность документооборота. 

Миф №4. Нельзя редактировать документы

Еще один распространенный миф — это то, что после подписания документа в электронном виде его нельзя изменить. Бухгалтеры опасаются, что если возникнет необходимость исправления, то определенно появятся сложности. 

Но Вы можете аннулировать документ и быстро переделать его. Это даже надежнее, чем исправлять данные вручную, поскольку риск ошибок снижается, а заполнение данных занимает меньше времени. 

Миф №5. ЭДО заменяет бухгалтера

Бизнесу в любом случает необходим специалист, который будет создавать документы и поддерживать процессы документооборота. При этом у бухгалтера появится инструмент, который ускоряет его работу и делает ее более комфортной. Избавляя будни от рутинных задач, ЭДО освобождает время для более значимых дел.

Миф №6. Электронные документы могут попасть в руки злоумышленникам

Один из главных страхов перед внедрением ЭДО связан с возможностью утечки конфиденциальной информации. Данные между контрагентами передаются по защищенным протоколам, а доступ в систему производится в одном из двух режимов — путем ввода логина и пароля или по сертификату квалифицированной электронно-цифровой подписи. Пароли хранятся в зашифрованном виде в защищенном облачном хранилище, а ключи сертификатов доступа выпускаются в единственном экземпляре и хранятся у конкретных пользователей. Если в компании соблюдаются принципы информационной безопасности, то утечка данных из электронных документов исключена. 1С:ЭДО обеспечивает высокий уровень безопасности данных.