Что такое стратегическая сессия и почему ее важно проводить в бизнесе

Что такое стратсессия

Давая определение понятию стратегической сессии, я бы хотела начать с отрывка из произведения Льюиса Кэрролла «Алиса в стране чудес»: 

— Скажите, пожалуйста, куда мне отсюда идти?
— А куда ты хочешь попасть?, — ответил Кот.
— Мне все равно…, — сказала Алиса.
— Тогда все равно, куда и идти, — заметил Кот.
—… только бы попасть куда-нибудь, — пояснила Алиса.
— Куда-нибудь ты обязательно попадешь, — сказал Кот, — нужно только достаточно долго идти.

Данной выдержкой из текста я хочу подчеркнуть, что бизнес должен иметь цель — на год, на пять или десять лет, ведь наличие правильно поставленной цели — необходимое условие для успешного дела. Если цели нет, то непонятно, где окажется бизнес через некоторое время, что делать и куда бежать. Если конечная точка не задана, компания «ходит» по кругу, ведь именно цель определяет путь, которым бизнес будет двигаться к результату. 

Помимо того, что цель является маяком для всей компании, она играет очень важную роль в формировании эффективной команды — можно даже сказать, ключевую. Цель — сильный мотиватор для людей, а вкус победы — самый сладкий и приятный в мире. При этом, если вам удалось «заразить» людей своей идеей, вам даже не придется искать способ для ее реализации — они найдут его сами. Ведь, как говорил Антуан де Сент-Экзюпери: «Если ты хочешь построить корабль, не надо созывать людей, планировать, делить работу, доставать инструменты. Надо заразить людей стремлением к бесконечному морю. Тогда они сами построят корабль...»

Безусловно, цель — прекрасный инструмент, если использовать его правильно, чтобы не получилось, как в той поговорке: «Техника в руках индейца — дубина». Нельзя «спускать» цель сотрудникам сверху, как приказ, — в таком случае вы оставите команду без мотивации и корабль никто не построит. Приказ — это самая настоящая «дубина», которая демотивирует людей, превращая их в рабов и лишая индивидуальности и возможности иметь свое мнение. 

Чтобы вдохновить людей вашей целью, как нельзя лучше подходит простой инструмент — стратегическая сессия — мероприятие, на котором руководители и ключевые сотрудники компании принимают решения, связанные с будущим бизнеса. Правильная стратегическая сессия открывает большие возможности перед компанией и ее сотрудниками, а итогом этого мероприятия обычно становится множество решений, планов и вариантов развития событий. 

Как правило, стратсессию проводят в конце или начале финансового года (чаще всего эти периоды совпадают с календарными). Можно проводить мероприятия чаще или реже при необходимости — здесь нет жестких правил.

Цели стратсессии

Основная цель стратегической сессии — не просто выработать решения, а провести работу для того, чтобы:

1. Привлечь членов команды к принятию ключевых решений и совместно выработать цель на следующий год. Таким образом вы не будете навязывать людям свою цель — они выберут ее сами. Это дает сильную мотивацию для всех сотрудников: они выразили свое мнение, их выслушали, их точку зрения уважают, и в итоге поставленная цель — это их решение. В такой ситуации вы уже не услышите, что ВАШИ цели невозможно достичь, потому что люди сами поставили их для себя, а значит они будут искать всевозможные способы для их достижения. Мотивированная команда — мечта любого руководителя и залог достижения поставленных целей;
2. Обменяться мнениями и дать возможность высказаться членам команды — каждый обязательно должен быть услышанным. Именно такой подход приносит основные положительные результаты. Так вы соберете все идеи, существующие среди членов вашей команды, и, возможно, некоторые из них действительно принесут вам большую удачу. Главное — ничего не отбрасывать и серьезно рассматривать каждое предложение: даже самая бредовая на первый взгляд идея может оказаться весьма удачной;
3. Определить ресурсы и условия, необходимые для реализации цели, — в бизнесе это обязательно. Когда акционеры ставят цели, они зачастую не понимают, какие именно ресурсы и условия потребуются людям на местах для ее достижения. Поэтому заранее продумайте этот момент, поскольку при обсуждении плана движения к цели члены команды обязательно обратят на это внимание;
4. Выявить общее настроение вашей команды, увидеть, какой заряд она имеет — положительный или отрицательный, и какой настрой у сотрудников — оптимистичный или наоборот. Стратегическая сессия — это не планерка: она дает возможность каждому снять маску и показать истинное лицо — так у вас появится возможность оценить каждого человека и понять его потенциал и возможности. Вы увидите, кто генерирует идеи, а кто — критикует и обесценивает. Вам станет понятно, с кем вам пути, а с кем — нет;
5. Оценить профессиональную квалификацию вашей команды. Если вы хотите высоких результатов  для компании, а команда не способна понять, как этого добиться, то вам придется отложить достижение целей до тех пор, пока ваша команда не вырастет профессионально. 

Как проводить стратсессию

Стратегическая сессия — очень серьезный инструмент, который нельзя использовать без предварительной подготовки. Рассмотрим, что представляет собой план ее проведения:

1. Определите структуру и участников стратегической сессии: ведущий — более опытный сотрудник, который проводит мероприятие, модератор контролирует процесс, время и соблюдение правил, секретарь ведет протокол сессии, а также человек, отвечающий за фото и видеофиксацию;
2. Сформулируйте правила проведения мероприятия: определите время выступления, вопросов, ответов и обсуждения, введите ограничение критики и обесценивания. Не стоит высказывать претензии и искать виноватых: вместо этого постарайтесь отвечать на вопрос: «Что делать?». Также можно ввести звуковой сигнал, при подаче которого все прения прекращаются, — это на случай, если возникнут «боевые» действия. Но имейте в виду, что нельзя вводить слишком много ограничивающих правил, иначе стратегическая сессия превратится в планерку и весь ее смысл будет утрачен;
3. Правильно откройте стратегическую сессию: предоставьте слово лидеру компании — собственнику или топ-менеджеру, обозначьте цель мероприятия — подвести итоги и разобраться с препятствиями, и отметьте ценность каждого участника;
4. Начните сессию с позитивной ноты — для этого проведите небольшое упражнение, которое называется «Маленькие победы». Пусть каждый участник напишет одну значимую победу в уходящем году, которой он гордится, — это позволит сфокусироваться на позитиве;
5. Проведите презентацию итогов года. Каждый член команды кратко презентует цели, стоявшие перед ним в уходящем году, а также рассказывает о результатах их достижения и о том, благодаря чему это стало возможным. В это время секретарь или модератор записывает на доске 2-3 ключевых момента из рассказа каждого выступающего. Таким образом у всех присутствующих формируется общее понимание итогов года и задач, выполненных командой;
6. Определите главные преграды — для этого каждый участник должен задуматься о целях и о том, что сейчас больше всего мешает ему двигаться вперед. Каждый должен представить себе то, что поможет решить эту проблему, и как изменится его работа, когда проблема будет устранена. Это может быть недостаток ресурсов и навыков, непонимание процессов или что-то другое — важно записать на доске ответ каждого буквально одним предложением, проанализировать и сделать вывод, с чем связаны ключевые преграды;
7. Определите цель компании на следующий год. Предоставьте членам команды время (достаточно 30 минут), чтобы каждый смог подумать над этим вопросом и озвучить свое предложение. Важно, чтобы сотрудники выразили собственную точку зрения и чтобы никто не «перетянул» своим мнением остальных — вы должны услышать каждого человека и его видение ситуации. Далее — сформируйте единую цель из предложенных вариантов, которую поддержат все члены команды, и зафиксируйте ее на доске;
8. Разработайте решения и планы действий. На данном этапе каждому члену команды предлагается провести индивидуальную работу: определить и записать конкретное действие, которое поможет преодолеть существующие препятствия, а также ответить на ряд вопросов — «Что мне нужно от команды и руководства?» и «Как я пойму, что смог решить проблему?». В ходе обсуждения команда предлагает идеи и поддерживает каждого участника, а модератор фиксирует планы всех членов коллектива. Таким образом создается план действий для каждого члена команды и вы видите, какие ресурсы необходимы для  того, чтобы прийти к результату. Убедитесь, что эти планы реалистичны, имеют четкие критерии успеха и поддерживаются командой. 

Закрытие стратегической сессии

Когда стратсессия подходит к завершению, поблагодарите команду за участие в мероприятии, перечислите главные проблемы и озвучьте планы участников, а также напомните, что успех всей команды зависит от личных действий каждого человека. Закончите встречу на вдохновляющей ноте: в качестве финальной речи лидера подойдут фразы «Вы сами сформировали эти планы, и я уверен, что они выполнимы» или «Это ваш вклад в общий успех, и я горжусь нашей командой».

Как мы уже говорили, по окончании мероприятия вы должны поставить цель на будущее и получить планы действий для каждого сотрудника. Но на этом работа не заканчивается, ведь стратегическая сессия — это только начало. Далее необходимо приступить к реализации собранных планов, поскольку именно от этого зависит процесс достижения цели и успех вашего бизнеса.