Почему растущий бизнес выбирает облако, а не железо в каждом офисе

Заказчик — крупный оптовый поставщик. Их компьютеры и программы в разных городах работали сами по себе. Данные о товарах и заказах в одном офисе не совпадали с данными в другом. Сотрудники тратили много времени на сверки и поиск актуальной информации. А старые серверы в каждом филиале постоянно ломались, стоили дорого в обслуживании и «падали» в самый ответственный момент — например, когда шел наплыв заказов. Плюс ко всему, не было надежной защиты данных — потеря информации была реальным риском.

Компания ITENTIS предложила перенести все важные системы в облако. Вместо большого количества старых серверов по офисам — один мощный и защищенный «цифровой склад» в интернете, доступный всем сотрудникам отовсюду.

С чего мы начали

Первым делом мы не стали сразу что-то менять. Мы сели и очень внимательно изучили, как именно работает бизнес клиента «изнутри». Поговорили и с руководителями, и с обычными сотрудниками в разных офисах. Нам нужно было понять: какие процессы самые важные? Где чаще всего возникают задержки? Какие данные критичны? Мы посмотрели на старое оборудование, программы (особенно их главную систему учета 1С) и как все это соединяется между городами. Это помогло нам точно увидеть все «узкие места» и спланировать переезд в облако так, чтобы бизнес не остановился ни на минуту.

Сложности

Переезд такого масштаба — дело непростое. Вот с какими трудностями мы столкнулись и как с ними справились:

1. Страх потери информации. Люди боялись, что при переносе в облако что-то пропадет или сломается. Мы действовали очень осторожно. Сначала мы скопировали ВСЕ данные в облако, но продолжали работать со старыми серверами. Только когда мы убедились, что в облаке все работает идеально и данные целы, мы переключили сотрудников на новую систему. И сделали это в выходные, чтобы не мешать работе. Плюс, мы сразу настроили автоматическое резервное копирование несколько раз в день — теперь восстановить информацию можно максимум за 15 минут, если вдруг что-то случится.
2. Опасения потери скорости. Главная программа 1С — сердце их учета. Сотрудники привыкли к ней и боялись, что в облаке она станет медленной. Чтобы развеять сомнения, мы создали для них тестовую облачную среду. Они сами могли попробовать поработать в 1С в облаке и убедиться, что она работает даже быстрее, чем на старых серверах! А для полной уверенности в самые ответственные первые дни мы держали «на подхвате» и старую систему, хотя она и не понадобилась.
3. Проблемы связи в регионах. Чтобы облако работало быстро, нужен хороший интернет. В некоторых удаленных офисах связь была неидеальной. Мы проанализировали каналы и поработали с местными интернет-провайдерами клиента, чтобы улучшить скорость там, где это было критично. Также мы настроили специальные защищенные «туннели» (VPN) между офисами и облаком, чтобы данные передавались не только быстро, но и безопасно, что очень важно для конфиденциальных прайсов и договоров.
4. Сопротивление изменениям. Люди часто боятся нового. Мы провели понятные обучающие встречи для сотрудников, показали наглядно, как именно новая система сделает их ежедневную работу проще и быстрее. Когда люди увидели реальные плюсы для себя (например, мгновенный доступ к актуальным остаткам со склада в другом городе), страх сменился интересом.