Прием на декретную ставку: как оформить сотрудника и избежать рисков

Когда основной сотрудник уходит в отпуск по беременности и родам, а затем в отпуск по уходу за ребенком, его место может занять другой человек. Этот процесс называют «прием на декретную ставку». 

В нашем материале разберемся, как грамотно провести оформление на декретную ставку, увольнение с декретной ставки, а также перевод с декретной ставки на основную. 

Что такое «декретная ставка» с точки зрения закона?

Прежде чем говорить о «приеме сотрудника на декретное место», важно уточнить: в российском законодательстве такого термина нет. 

Это разговорное выражение, которое используют работодатели, чтобы обозначить вакансию, освободившуюся из-за отпуска основного сотрудника по беременности и родам, а затем по уходу за ребенком.

Формально же речь идет о том, чтобы заключить срочный договор на время декретного отпуска с другим человеком на время отсутствия основного работника (статья 59 Трудового кодекса РФ).

Пошаговое оформление сотрудника на декретную ставку

«Декретная должность» — это вакансия с некоторыми важными особенностями. Чтобы принять на это место другого человека и не нарушить закон, нужно четко следовать определенному алгоритму. 

Шаг 1. Убедитесь, что основной сотрудник официально в отпуске 

Проверьте наличие:

• заявления работника о предоставлении отпуска по уходу за ребенком;  
• приказа о предоставлении отпуска;  
• больничного по беременности и родам (если речь идет о первоначальном отпуске).

Шаг 2. Заключите срочный трудовой договор

Обязательно укажите:

• что договор срочный;  
• конкретную формулировку: «до выхода основного работника из отпуска по уходу за ребенком»;  
• Ф.И.О. и должность отсутствующего сотрудника (по внутренним документам — не обязательно в договоре, но желательно в заявлении о приеме на работу временно).

Если указать «до особого распоряжения», договор могут признать бессрочным, тогда уволить человека при выходе основного сотрудника будет невозможно без риска судебных претензий.

Шаг 3. Издайте приказ о приеме на работу временно

Оформите стандартный приказ согласно вашему внутреннему шаблону таких документов (или в свободной форме), указав:

• должность;  
• дату начала работы;  
• ссылку на срочный договор и обоснование трудоустройства («на время отсутствия основного работника»).

Важно: не забудьте ознакомить нового сотрудника с приказом под подпись.

Приказ о приеме на работу на время отпуска основного работника, образец

Шаг 4. Оформите личную карточку и внесите запись в трудовую книжку (если требуется)

Если сотрудник оформлен как совместитель, то запись в трудовую вносится только по его желанию.

Шаг 5. Следите за статусом основного сотрудника

• Не продлил ли он отпуск (например, до 3 лет).  
• Не собирается ли выйти досрочно (например, через 6 месяцев).  
• Не отказался ли от отпуска (это редкость, но бывает).

Например, ушедшая в отпуск по уходу за ребенком секретарь Галина Васильева вышла на работу. С этого дня Мария Зайцева, занимавшая эту должность по срочному договору, больше не работает — даже если она «забыла» об этом. Работодатель обязан запустить увольнение временного работника, работающего на «декретной ставке» по п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Шаг 6. Издайте приказ об увольнении и произведите расчет

Что делать в день увольнения: 

• выдать трудовую книжку (если велась);  
• выплатить все причитающиеся суммы (зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск);  
• указать в приказе основание: «в связи с выходом на работу основного сотрудника».

Права и обязанности временного сотрудника

Временный работник — это полноценный сотрудник. Его права и обязанности почти ничем не отличаются от прав и обязанностей постоянного работника. 

Права временного сотрудника:

• Равные трудовые гарантии.

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 57, 59), временный работник имеет все те же права, что и основной:  

— право на оплату труда в срок и в полном объеме;  

— право на ежегодный оплачиваемый отпуск;  

— право на больничные и социальные выплаты;  

— право на безопасные условия труда;  

— право на защиту от дискриминации и льготы (при наличии оснований).

• Отпуск положен в полном объеме.

Если сотрудник отработал 6 месяцев — он имеет право на отпуск (ст. 122 ТК РФ). Даже если общий срок его работы меньше, отпуск можно предоставить авансом.  

Если договор заканчивается раньше, работодатель обязан выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск.

• Запись в трудовой книжке. 

Если работа временного сотрудника — по основному месту (а не по совместительству), запись в трудовую книжку вносится обязательно, как и для любого другого работника.

• Защита при увольнении.

Уволить временного сотрудника можно только по основаниям, указанным в договоре — в том числе при выходе основного работника. 

Любые другие причины (например, «не нашел общий язык с коллективом») без соблюдения процедуры могут быть признаны незаконными.

Обязанности временного сотрудника:

• выполнять трудовые функции согласно должностной инструкции и договору;  
• соблюдать внутренний трудовой распорядок;  
• беречь имущество работодателя;  
• не разглашать конфиденциальную информацию (если такая обязанность предусмотрена).

Нередко требования к соискателю при подборе на декретную ставку ниже, чем когда ищут постоянного сотрудника. Но с учетом того, что работник будет иметь те же права и обязанности, доступ к ресурсам и данным компании, даже если вакансия уже горит, не стоит пренебрегать оценкой навыков кандидата и проверкой его благонадежности.

Полноценная оценка навыков, например, через тестовое задание, позволит подтвердить опыт и квалификацию кандидата. 

А комплексная проверка соискателя поможет оценить его благонадежность: отсутствие крупных задолженностей, проблем с законом или сомнительных деловых связей.

Есть ли отличия от прав основного работника? 

Да, но только в одном — в сроке действия договора. Все остальные трудовые права и гарантии у временного и основного сотрудника одинаковые. 

Например, Анна принята на должность менеджера по продажам на время декрета основного сотрудника. Через несколько месяцев после работы она заболела и открыла больничный. 

Работодатель обязан оплатить больничный — как если бы она была «постоянной» сотрудницей. Но через два дня после оформления больничного выходит основной менеджер.  

Анну увольняют в день выхода основного сотрудника, даже если она еще на больничном. Это законно — основание для расторжения договора уже наступило, если работаешь на «декретном месте» и выходит сотрудник из декрета. При этом больничное пособие Анне работодатель должен выплатить в полном объеме, за все дни, указанные в листке нетрудоспособности — включая те, что пришлись на период после увольнения.

Любое использование материалов допускается только при наличии гиперссылки

Увольнение временного работника на декретной ставке — это не формальность, а юридически значимая процедура. Делайте все по закону: укажите точную дату окончания срока, заранее уведомите сотрудника и оформите документы правильно. 

Увольнение временного работника: когда и как правильно?

«Декретная ставка» имеет плюсы и минусы для сотрудника. Как правило, все идет гладко, пока не наступает момент, когда основной работник возвращается. 

Временный работник, принятый на место сотрудника в декретном отпуске, увольняется автоматически, как только основной работник возвращается в строй. Это — не инициатива работодателя, а прекращение срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия (ст. 79 ТК РФ).

Что важно помнить:

• увольнение происходит в последний день перед выходом основного сотрудника;
• за 3 дня до увольнения — письменное уведомление временному работнику (если договор срочный и в нем нет конкретной даты);
• нельзя уволить «раньше срока» без согласия работника — это будет нарушением.

Если оформление увольнения не соответствует Трудовому кодексу, это может обернуться:

• жалобами в трудовую инспекцию;
• судебными исками от временного сотрудника;  
• штрафами за нарушение трудового законодательства;  
• выплатой компенсаций за вынужденный прогул или моральный вред.   

Ошибки работодателей при увольнении сотрудника на декретной ставке

Многие компании допускают одни и те же ошибки, за которые потом приходится платить — и деньгами, и репутацией.

Ошибка №1. Не указано точное основание увольнения

В одной столичной компании уволили бухгалтера на «декретной ставке», сославшись на «истечение срока договора», хотя в самом договоре дата окончания не была привязана к возвращению основного сотрудника. 

Суд восстановил работника и обязал компанию выплатить средний заработок за все время вынужденного прогула.

Ошибка №2. Не уведомили сотрудника заранее

Сотрудница вернулась из декрета досрочно, а временного работника уволили на следующий день без объяснений. Та подала жалобу в прокуратуру. Хотя формально нарушения не было, компания потратила месяцы на разбирательства и проверки.

Ошибка №3. Уволили временного сотрудника слишком рано

Работодатель уволил временного менеджера за три дня до выхода основного. Тот подал в суд, доказав, что работал исправно, а увольнение произошло без законных оснований. Суд встал на сторону временного работника: компанию обязали восстановить его и выплатить компенсацию.