Как организовать ивент на грани PR и GR

При организации любого круглого стола необходимо предусмотреть множество факторов: от разработки темы, выбора и подготовки спикеров до согласования площадки, приглашения целевых журналистов и поиска подходящего модератора. Когда цель мероприятия находится на стыке PR и GR, уровень сложности и ответственности за результат возрастает в разы. Рассказываем, как провести дискуссию и добиться результата — спровоцировать громкое обсуждение проблемы в СМИ, не потеряв важные для клиента месседжи. 

Создавайте уникальный контент 

Перед агентством стояла задача организовать круглый стол, посвященный теме безопасности зданий и сооружений, а также вопросам защиты от чрезвычайных ситуаций техногенного характера. При этом была одна деликатная особенность: требовалось подсветить некоторые огрехи в отраслевом законодательстве и вместе с этим провести ключевые сообщения клиента. 

Первое, что мы сделали — проанализировали повестку и выделили болевые точки, которые потенциально могут зацепить аудиторию. На этом этапе важно также определить, в каком ключе проблема еще не обсуждалась, чтобы предложить оригинальный подход. 

Если вы хотите получить публикацию в определенном издании — заранее выясните интерес профильного журналиста к теме. Как это делали мы: заранее звонили и узнавали у профильного журналиста, цепляет ли его озвученная нами тема. По сути, получился небольшой опрос, который помог нам понять, как лучше подать нужную информацию. 

Затем, на основе этого анализа наши аналитики составили опросник и вместе со специалистами из Фонда «Общественное мнение» провели собственное исследование методом телефонного интервьюирования. Полученные данные и легли в основу инфоповода, причем мы заранее знали, что он заинтересует СМИ.

Привлекайте специализированные организации

Острота темы требовала профессиональной оценки, поэтому логичным стало приглашение спикеров из профильных ассоциаций и научных учреждений. Поскольку проблема техногенных ЧП и в самом деле является очень важной для общественности, представители смежных организаций, в том числе государственных, не отказали нам и согласились принять участие в мероприятии. 

Совместно с экспертами была разработана концепция и сценарий круглого стола. На самом мероприятии представители госучреждений показали уникальную статистику чрезвычайных происшествий, подчеркнув проблему безопасности зданий в нужном для нас контексте. 

Чтобы обойтись без сюрпризов и направить выступления в нужную сторону, мы заранее прописали вопросы для каждого спикера. Также обязательной частью подготовки стала репетиция — это позволило не только скорректировать подачу материала, но и уложиться в тайминг. 

Выбирайте знаковые места

Если вы хотите привлечь именитых спикеров (например, из Госдумы, из известных ассоциаций или общественных объединений) и топовых журналистов, не пренебрегайте деталями. В частности — статусом локации. Мы настоятельно рекомендуем организовывать встречи на известных площадках, например, на базе крупных авторитетных российских СМИ, таких как «Российская газета», «Интерфакс», «РИА Новости» и т.д. 

Место проведения сразу придает соответствующий вес и статус вашему мероприятию, а приглашенные гости будут ассоциировать событие с чем-то очень важным и значимым, и с большей охотой согласятся принять участие.

Смело можем заявить, что далеко не все организаторы круглых столов проделывают такой путь, но если все выше обозначенные моменты учтены, то с вероятностью 97% можно гарантировать, что текст по итогам мероприятия будет опубликован. Правило — сколько вложишь усилий, столько к тебе и вернется — работает здесь без осечек.