В поисках идеального ассистента: руководство по охоте на таланты

Современный мир требует от руководителей и предпринимателей максимальной эффективности и скорости принятия решений. Побеждает тот, кто делегирует рутинные задачи и освобождает себе время для стратегического планирования. В условиях растущего потока рабочих и личных задач профессиональные персональные личные (PA) и бизнес-ассистенты (EА) становятся не привилегией, а реальной необходимостью для любого руководителя, который нацелен на рост и развитие.

Спрос на опытных ассистентов, обладающих достаточной квалификацией и знанием иностранных языков, растет с каждым днем, и в 2024 году становится очевидным дефицит кадров в этой области. Далее подробно расскажу, чем обусловлен дефицит сотрудников, и как подобрать подходящего сотрудника в условиях конкуренции за каждого кандидата.

Как обстоят дела с ассистентами на рынке труда на самом деле

Согласно актуальной статистике HH.ru, на момент написания этой статьи по всей России открыто более 80 000 вакансий ассистента, а средняя зарплата, по данным GorodRabot.ru составляет 51 800 рублей.

По внутренней статистике агентства Smart & Talented средняя зарплата ассистента с опытом, если речь идет про крупные города России или онлайн-работу, составляет от 100 до 180 000 рублей при полной занятости. Такую зарплату работодатели готовы платить за ассистента, который обладает следующими навыками:

• управление календарем и расписанием;
• поиск и анализ информации по запросу руководителя;
• управление командой (постановка задач и контроль их выполнения, отчеты перед руководителем, в некоторых случаях найм нужных специалистов);
• письменные и устные коммуникации с командой и партнерами;
• общение с клиентами компании;
• организация путешествий и командировок;
• сопровождение руководителя в поездках по необходимости;
• знание иностранных языков;
• ведение деловых коммуникаций;
• выполнение личных поручений;
• контроль документооборота;
• организация мероприятий.

Проблема современного рынка труда заключается в том, что позиция ассистента до сих пор воспринимается многими соискателями, как стартовая и временная, хотя большинство работодателей готовы удерживать квалифицированного работника и идти на уступки в плане зарплаты и условий труда.

Молодое поколение часто меняет места работы, и это становится проблемой для руководителей. Постоянная смена ассистентов приводит к большим издержкам, ведь это позиция, на которой крайне важна адаптация: руководитель долго привыкает к человеку, доверяет ему свои банковские карточки и личные данные и не готов менять ассистента каждые 6 месяцев. Ассистент же должен перенять его стиль принятия решений, и на это нужно время. Поэтому найм ассистента — это всегда про глубокое погружение в потребности руководители и изучение профессионального и личностного портрета кандидатов, чтобы создавать действительно эффективные и долговременные союзы. 

Почему в 2024 так остро ощущается дефицит ассистентов

Причина 1. Спрос превышает предложение, а квалифицированных кадров не хватает

Согласно данным HH.ru, спрос на ассистентов растет ежегодно на 15-20%. В то же время в сфере высшего и дополнительного образования не так много возможностей обучиться этой профессии, а большинство онлайн-курсов стоят довольно дорого, поэтому не каждый может себе это позволить.

В Академии Ассистентов SMART & TALENTED распространена практика, когда руководители берут ассистента без опыта работы и оплачивают ему/ей обучение, выращивая ассистента сразу под свои личные потребности и бизнес-задачи .

Причина 2. Массовая релокация квалифицированных сотрудников

С 2022 года мы наблюдаем следующую картину: многие квалифицированные ассистенты релоцируются в зарубежные страны, часто за счет компании, которая переводит свои активы и ключевых сотрудников. Некоторые ассистенты выбирают работать удаленно на западные компании, которые зачастую предоставляют более высокий уровень оплаты и возможности для роста — это снижает доступность кадров на локальных рынках.

Причина 3. Несоответствие ожиданий работодателей и ассистентов

Еще одна причина дефицита кадров, о которой нужно сказать отдельно, — несоответствие ожиданий работодателей и ассистентов

В основе различий в ожиданиях часто лежит отсутствие понимания, что ассистент — это не просто «принеси-подай», а квалифицированный специалист, заслуживающий уважения к своей работе и личному пространству.

При подборе ассистентов через наше агентство SMART & TALENTED, мы часто сталкиваемся с тем, что соискатели ожидают нормированный график работы 5/2, хотят адекватной постановки задач и уважительной обратной связи. Также важными условиями для комфортной работы являются соблюдение личных границ, интересные задачи, возможность карьерного роста и соответствующее рынку вознаграждение.

Таких кандидатов много среди выходцев из крупных компаний, у них, как правило, большой опыт и свой устоявшийся взгляд на бизнес-процессы, но им часто не хватает инициативы и гибкости.

В то же время работодатели часто ожидают, что ассистент будет на связи 24/7, и ему можно будет поручить любую задачу: от организации путешествия до разгрузки товара на складе. Также, по мнению некоторых, ассистент с первого дня работы сможет предугадывать задачи руководителя, выполнять их идеально и при этом претендовать на зарплату 15-30 000 рублей и работать «за идею».

Естественно, такой диссонанс в рабочих и зарплатных ожиданиях провоцирует дефицит кадров на рынке.

Как найти «того самого» ассистента, который закроет все ваши личные и бизнес-задачи

Работодателям, у которых ограничен бюджет на вакансию, но при этом есть острая необходимость в инициативном сотруднике, мы рекомендуем обратить внимание на молодых кандидатов, которые готовы на старте карьеры работать с ненормированным графиком и за небольшую сумму. Такого сотрудника можно «вырастить» под себя, если предложить ему варианты развития и показать возможный карьерный трек, который он/она может пройти в вашей компании.

Те, у кого есть бюджет на квалифицированного специалиста и понимание, какой именно сотрудник нужен, могут искать кандидата по рекомендациям, на нетворкингах или тематических мероприятиях в вашей сфере деятельности. Холодный поиск также возможен, но нужно быть готовым к большому количеству кандидатов с нерелевантным опытом и достаточно долгому циклу поиска и найма — в среднем от 21 до 32 дней.

Если вы выбираете обратиться в агентство по подбору, то самым лучшим решением будет довериться специалистам и лояльно относиться к так называемой «воронке найма», быть готовым рассмотреть нескольких кандидатов и вывести качественно отобранного кандидата из двух-трех финалистов.

Помните о том, что вы ищете не просто линейного сотрудника, а будущую «правую руку» — здесь не нужно торопиться, лучше дать себе время для решения и ориентироваться на свои ощущения.

Как решают проблемы с кадрами компании-гиганты

По данным HH.ru, на одну вакансию сейчас приходится всего 2,6 резюме, однако, согласно практике, надо быть готовым к тому, что конкурс гораздо ниже — всего 1,8 кандидатов на должность.

По прогнозам Росстата, ситуация на рынке труда будет только ухудшаться, и в перспективе 5-10 лет нас ждет еще больший кадровый голод и ожесточенная конкуренция за каждого сотрудника.

Поэтому крупные компании, вроде Т-Банка, Сбера, МТС, уже сейчас заходят в топовые ВУЗы страны со своими обучающими программами и стажировками, чтобы растить кадры на будущее. Например, Т-Банк активно развивает проект «Образование», куда входят: Т-Банк Финтех (бесплатные курсы по аналитике, разработке, маркетингу и дизайну), Т-Банк Старт (стажировки в компании), Т-Банк Академия (лекции на базе ВУЗов) и Talents (программы развития для молодых перспективных специалистов).

Можно последовать их примеру и начать собирать кадровые резервы уже сейчас — это актуально не только для профессии ассистента, но и для найма любых специалистов.

Итак, несмотря на все сложности рынка труда, есть немало возможностей для оптимизации подбора ассистентов:

• подбор молодых инициативных специалистов и обучение в процессе;
• подбор специалистов с опытом по рекомендациям или через агентство;
• формирование кадрового резерва на будущее и укрепление позиций компании на рынке труда.

Опираясь на наш 8-ми летний опыт подбора ассистентов под самые разные запросы руководителей, могу сказать, что лучшей стратегией в 2024 году будет поиск через узкопрофильные кадровые агентства качественных сотрудников, готовых работать на долгой дистанции, и  удержание профессионалов за счет дополнительных привилегий и вклада в их развитие.