Как выбрать ведущего для вашего события: опыт Павла Багрянцева

Бывало ли такое, что вам рекомендовали ведущего, но на практике он вас не впечатлил? Возможно, вы читали восторженные отзывы, а на мероприятии специалист не справился с задачей. 

В этой статье я расскажу, как выбрать ведущего, который усилит ваше событие. Донесет идею и смыслы, которые вы вкладывали в мероприятие, и создаст нужную атмосферу.

Какой ведущий лучше — «звездный» или подходящий вам по духу

Ведущий должен отражать идею вашего бренда или события. При выборе специалиста всегда задавайте себе вопрос: способен ли этот ведущий быть проводником ваших идей? Причем это не зависит от его медийности, количества проведенных мероприятий или гонорара.

Простой тест. Представьте ваш бренд и рядом — образ ведущего. Есть соответствие или нет? Готовы ли вы к тому, что лицом вашего бренда станет именно этот человек? Пусть даже на ограниченное время. Доверили бы вы ему сняться в рекламе вашей компании? 

Если вы руководствуетесь только стоимостью работы ведущего, уровнем его узнаваемости и личным брендом, часто это может привести к ошибочному выбору. Справится ли ведущий со своей задачей, если совпадения и контакта между вами не случилось? И что еще важно учитывать? Давайте рассуждать.

Ведущий — лицо вашего события

Больше всего запоминается начало и финал мероприятия. Ведущий первым встречает гостей и произносит приветственное слово. И прощается после насыщенного эмоциями мероприятия тоже он. 

Ведущий — это лицо любого события, от свадьбы до крупного бизнес-форума. Даже если на конференции кто-то из спикеров провалит свое выступление, хороший ведущий может сгладить острые углы и недочеты, «вытянуть» событие за счет своего опыта, энергии и харизмы. 

Есть мероприятия, где ведущий на первом плане. Это корпоратив, тимбилдинг, нетворкинг, премия, а если говорить также о частных событиях — свадьба. Здесь ведущий становится связующим звеном между смысловыми блоками события. Именно от того, как он сможет передать суть происходящего, зависит впечатление от мероприятия у его участников. И это влияет на продажи компании, которая организовала ивент.

Есть мероприятия, где у ведущего роль второго плана. Например, концерт, конференция, форум. Там важен состав спикеров, хедлайнеров, специальных гостей. Часто многие даже не помнят, как зовут ведущего, хотя он находится на сцене от и до. 

Значит ли это, что он не может превратить событие в одно из самых запоминающихся? Конечно, может, если этот ведущий опытный, вписывается в ваш формат, разделяет ваши ценности и способен импровизировать. 

Каким должен быть ведущий бизнес-мероприятия

На бизнес-конференциях и форумах нередко случаются форс-мажоры. Например, спикер опаздывает, а прямо сейчас подходит его время выходить на сцену. 

В такие моменты возможны два варианта. Либо организаторам приходится паниковать и суетиться в поисках  другого спикера, который выйдет раньше своего времени и заменит опаздывающего. Либо ситуацию спасает ведущий. Он выходит на сцену и заполняет паузу: проводит интерактив, зачитывает список партнеров или разыгрывает билет на следующую конференцию. Опытный ведущий обыграет ситуацию, как будто так и было задумано. 

Приведу в пример историю из своего опыта. Однажды я проводил инвест-конференцию в Сочи, и в рамках нее был запланирован выезд на джипах по горным маршрутам. Но на месте оказалось, что дорога стала непроходимой из-за сильных дождей, и мы остановились в лесу. Несколько джипов, заполненных участниками конференции. 

Нужно было скорректировать маршрут, а параллельно — чем-то занять людей, что-то провести. Потянуть время. И поскольку я был ведущим деловой части конференции,  организаторы поручили эту задачу мне. 

Я попросил всех выйти из машин, и мы пошли к горной реке неподалеку. По дороге к реке все испачкались в грязи. Я организовал разминку, мы весело сделали зарядку. Многие участники втянулись и подхватили, кто-то сам показывал упражнения. 

А потом я собрал всех на берегу реки и сказал, что можно было сидеть в машине и негативить. Но мы решили идти по лесу неизвестно куда. Да, мы измазались по уши в грязи, но получили колоссальное удовлетворение от прогулки. Так и в жизни: кто-то выбирает сидеть, а кто-то идти, даже не зная, что его ждет. В финале мы сделали дружное фото.

Эта поездка всем очень запомнилась, хотя, по сути, мы не увидели ничего нового. Но зато между нами возникла эмоциональная связь. 

Конечно, когда мероприятие, где ведущий играет второстепенную роль, проходит на ура, то ведущему не приписывают заслуг. Но если что-то идет не по плану и ведущий выруливает ситуацию, то он спасает мероприятие. 

Помню момент, когда я вел бизнес-конференцию, и один из спикеров просто не приехал. Тогда я выступил вместо него. 

Модератор — ведущий и спикер в одном лице

Отдельная роль — модератор мероприятия, и его тоже нужно выбирать внимательно. Это нечто среднее между ведущим и спикером. Модератор ведет и направляет дискуссию в режиме реального времени, задает вектор общения. Он не главное действующее лицо, но от качества модерирования зависит весь ход дискуссии.

Модератор может высказывать свое экспертное мнение, если у него есть опыт, отвечающий теме мероприятия. Но даже если он не эксперт, от качества его вопросов зависит содержание дискуссии в целом. И, как следствие, результат: достигнет ли дискуссия своей цели и насколько она будет полезна слушателям. 

Развлекательные события и праздники: важные особенности

Что касается развлекательных событий, здесь все очевидно: ведущий встречает гостей, создает настроение, общается, развлекает. С одной стороны, участники настроены на развлечение и без ведущего. Но без него ход события непредсказуем, а это большой риск. Вот почему, например, на свадьбе не так важен состав артистов, как хороший ведущий. 

Кстати, и на свадьбах бывают непредвиденные ситуации. Помню, как загорелся ресторан в Санкт-Петербурге, в котором я проводил свадьбу. Но мы с организаторами не растерялись и перенесли праздник на поляну во дворе ресторана — хорошо, что было лето. В итоге это не омрачило мероприятие, и молодожены были очень благодарны. 

Как выбрать ведущего: 3 ключевых шага

Если вы думаете, что я сейчас скажу что-то в духе «читайте отзывы» и «спрашивайте рекомендации», то нет. Все проще. 

Важно выбрать не самого медийного ведущего, хотя кто-то ставит и такую задачу. Не самого рекомендуемого. А своего. Который через подачу, способ коммуницировать с аудиторией и даже через внешность и одежду передаст идею вашего мероприятия. 

Вернемся к началу. Представьте ваш бренд и рядом ведущего. Ведущий дотягивает до бренда? Может, он наравне, а значит, соответствует ему? А может, ведущий слишком крут для вашего бренда? И тогда вы переплачиваете за имя, но рискуете, что он не выполнит задачу так, как вам надо.

Не всегда рекомендации приводят вам нужного подрядчика. Не всегда отзывы — показатель. Потому что на одном мероприятии ведущий соответствовал концепции, а на другом — нет. Безусловно, отзывы и рекомендации важны, но не первичны. 

Поэтому я рекомендую выбирать ведущего в 3 этапа:

1. Отбор по видео и личная встреча
   Живого общения ничто не заменит: почувствовать человека можно только так. Поэтому начните с просмотра видеовизитки и других роликов ведущего, которые есть в доступе. И при возможности созвонитесь или назначьте встречу с теми, кто вам особенно понравится. 
2. Отзывы
   Читать их лучше уже после того, как вы сделали первый шаг. Возможно, вы увидели своего ведущего и даже пообщались с ним, но отзывы о нем не слишком хорошие. Такое случается. Можно поискать кого-то еще.
3. Портфолио и другая информация о ведущем
   Я считаю, что этот пункт — третий по важности, и начинать с портфолио не стоит. Да, это кажется хорошим фильтром, чтобы сделать первичную выборку. Но здесь легко ошибиться, потому что сегодня можно сделать любое портфолио и написать в нем о себе все, что угодно. 

Мое мнение — проверять и выбирать ведущего нужно исключительно с опорой на человеческий фактор, где сложно соврать. Видео и личное общение в этом помогут. А потом уже можно учитывать все остальное: отзывы, рекомендации, портфолио. 

Желаю вам научиться находить своих ведущих на мероприятия.