Адаптация и внедрение «1С:Документооборот КОРП 3.0» для MGCom

О клиенте
MGCom — одно из крупнейших digital-агентств полного цикла в России. Компания работает на рынке performance-маркетинга более восемнадцати лет, ее команда насчитывает свыше четырехсот специалистов. 

Как проходила работа

Проект начался с анализа текущих процессов и состояния ERP. Совместные сессии аналитиков WeJET и команды MGCom показали, что ERP-система давно не обновлялась и сильно модифицировалась собственными разработчиками. Это исключало возможность стандартной интеграции: каждый сценарий пришлось выстраивать заново. Для описания схем согласования использовали BPMN-нотацию, а активное участие замдиректора по автоматизации MGCom позволило быстро согласовать структуру будущих маршрутов.

Следующим шагом стала настройка многоступенчатых маршрутов согласования в «1С:Документообороте». В процесс вовлекались юристы, бухгалтерия, руководители направлений и архивный отдел. Для каждого типа документа определили этапы и статусы — от «Черновика» до «Архива». Чтобы ускорить работу, разработали систему e-mail-уведомлений: руководитель получает письмо со ссылкой на документ и может согласовать его прямо со смартфона. Ответ автоматически фиксируется в системе, даже если пользователь не заходил в ERP.

Особое внимание уделили интеграции с внешними системами. Для работы с юридическими лицами был подключен Контур-Диадок, для физических лиц — сервис Sign. Сценарий выглядел так: документ создается в «1С:Документообороте», автоматически передается в Диадок, подписывается USB-ключом руководителя и возвращается в систему со статусом. При этом заказчик отказался от использования электронных доверенностей, и команде пришлось построить процесс так, чтобы подписание выполнялось через портал и физический ключ.

Интеграция с ERP оказалась не менее трудоемкой. Из-за уникальных реквизитов и несовпадения полей стандартные правила обмена не работали. Пришлось вручную прописывать алгоритмы: от заполнения номеров договоров и дат до синхронизации данных о контрагентах. Использовали 1С:Enterprise Data Connector и собственные скрипты на стороне ERP. В результате удалось настроить полноценный двусторонний обмен: договоры создаются в ERP и автоматически дублируются в ДО, а изменения в ДО синхронно отражаются в ERP.

Отдельный блок работ был связан с договорами. Агентство обрабатывает более ста документов ежедневно, поэтому стандартных инструментов было недостаточно. Для сотрудников разработали автоматизированные рабочие места с быстрым поиском, фильтрацией по статусам и просмотром вложений в одном окне. Для каждого договора формируется карточка с историей согласований, комментариями и сканами, что существенно упростило контроль за его жизненным циклом.

Сложности и инсайты

Основные вызовы проекта были связаны с модифицированной ERP, которую пришлось интегрировать вручную, отказом клиента от электронных доверенностей, что потребовало выстраивания особого сценария подписания, и высокой нагрузкой: свыше ста договоров ежедневно требовали продуманной оптимизации интерфейсов. При этом ключевым фактором успеха стало участие руководства MGCom — именно вовлеченность замдиректора по автоматизации помогла снять многие организационные барьеры и ускорить процесс.