Эксперт Буглакова перечислила этапы проведения стратегической сессии

Бизнес-стратег и управляющий партнер ASBA-консалтинг Евгения Буглакова рассказала, как максимально эффективно провести стратегическую сессию. 

В условиях быстро меняющегося рынка и растущей конкуренции стратегическая сессия становится важной частью успешного управления бизнесом. Этот инструмент позволяет посмотреть на состояние компании со стороны команды, сформировать и распределить цели, разработать план действий и улучшить финансовые результаты компании. 

За каждым из пунктов успехов стоит четкая последовательность действий.

Этап 1. Подготовка

На этом этапе важно провести глубокий анализ рынка, а также внутренние и энергоаудиты. Это позволит детально изучить деятельность организации и подготовиться к стратегической сессии, на которой будут определены ключевые цели команды.

Качество подготовки напрямую влияет на выбор стратегии. Важно понимать, какую информацию вы собираете, кто занимается ее анализом и какие выводы делаются на основе полученных данных. Например, при анализе продаж клиента мы можем выявить, что несмотря на общий рост, 80% выручки формируют всего 8 из 400 клиентов. Остальные 392 занимают производственные ресурсы и снижают общую эффективность бизнеса.

Еще один пример — клиент заявляет, что хочет вырасти в два раза. По данным, которые ранее анализировала компания, они занимают 50% рынка. Как думаете, есть ли возможность вырасти х2? Очень сложно и на это точно потребуются большие ресурсы. Мы проанализировали ситуацию детальнее и обнаружили, что аналитики считали долю рынка среди своего сегмента клиентов. Мы расширили сегментацию на рынок еще неохваченных компанией потенциальных клиентов и увидели, что реальная доля 7%. А это означает, что есть потенциал захватить новые сегменты и невидимый потенциал рынка. Это делает удвоение вполне осуществимым.  

1. Проведите аналитику

Что именно следует анализировать? Набор информации зависит от специфики отрасли и положения компании на рынке, но в целом стоит обратить внимание на следующие аспекты:

1. Динамика рынка. Исследуйте изменения за последние несколько лет.
2. Анализ конкурентов. Изучите основные конкуренты и сопоставьте их динамику с вашей.
3. Тренды. Выявите актуальные тренды и тенденции как в вашей отрасли, так и в смежных.
4. SWOT-анализ. Дайте команде провести SWOT-анализ для оценки сильных и слабых сторон, возможностей и угроз.
5. Покупательская способность. Изучите, насколько клиенты готовы тратить.
6. Кастдевы. Проводите глубинные интервью для понимания потребностей клиентов.
7. Тайные покупатели. Используйте их для оценки качества обслуживания.

Во внутренней аналитике обратите внимание на:

• Динамику продаж по продуктам и регионам.
• Конверсию на разных этапах воронки продаж и LTV клиента.
• ABC-анализ клиентов и продуктов.
• Ключевые финансовые показатели и KPI.
• Данные о жалобах и внутреннем браке.
• Показатели производительности труда и текучести кадров.

Не стремитесь собирать слишком много данных или рассчитывать сложные показатели. Сосредоточьтесь на тех анализах, которые помогут вам сделать качественные выводы и принять обоснованные решения.

2. Соберите данные в презентацию

После завершения аналитического этапа важно подготовить презентацию, чтобы все члены команды могли ознакомиться с собранными фактами, которые станут основой стратегии. Меня часто спрашивают: кто же должен заниматься сбором данных? Даже если у вас есть неограниченный бюджет для исследований и вы можете нанять лучших аналитиков мира, лучше доверить эту задачу команде. Это позволит сотрудникам лучше понять рынок и его особенности.

Оформите данные так, чтобы они наглядны были для всей команды и главное — не давайте готовых выводов, а попросите команду включиться в обсуждение цифр. Задавайте открытые вопросы, например: «что важного вы видите в аналитике?», «как это отразится на нашей компании?», «что мы с этим будем делать?». Такое обсуждение станет частью обучающего и вовлекающего процесса. И тогда ваша сессия не станет просто пленарным заседанием, а будет еще и важным трансформирующим элементом для всей команды.

3. Проведите аудит

На этапе анализа также стоит рассмотреть возможность проведения энерго- или внутреннего аудита команды. Если в коллективе наблюдается напряженность и сотрудники обвиняют друг друга, предложите им провести взаимный аудит.

При проведении аудита важно придерживаться нескольких основных правил: задавайте вопросы, избегайте критики и не пытайтесь взять на себя роль психоаналитика. Вместо этого сосредоточьтесь на формулировании рекомендаций по улучшению, а не на выявлении недостатков. Регулярные аудиты, проводимые несколько раз в год, помогут подразделениям лучше понять друг друга и привыкнуть к конструктивной обратной связи.

Еще один эффективный инструмент — энергоаудит. Это индивидуальная беседа, в ходе которой сотрудники могут откровенно поделиться своим мнением о сильных и проблемных сторонах команды. Этот подход помогает создать более здоровую атмосферу и помогает определить, на что можно опираться при реализации стратегии.

Этап 2. Стратегическая сессия 

На втором этапе важно провести стратегическую сессию, в ходе которой ключевая команда экспертов сосредоточится на решении актуальных вопросов. Организуйте встречу вдали от офиса, чтобы избежать отвлекающих факторов. Состав участников должен быть разнообразным, чтобы сложилась максимальная широкая картина по ситуации. Не забудьте про кофе-брейки и обеды, чтобы у команды был ресурс на активную мозговую деятельность.

Вопрос о привлечении внешнего фасилитатора зависит от ряда факторов. Если в вашей команде наблюдаются напряженные отношения, количество участников превышает 10-15 человек, или компания стоит перед важными стратегическими выборами, такими как развитие опта или розницы, стоит рассмотреть возможность привлечения специалиста. Также это актуально при нестабильных финансовых показателях или высокой конкуренции в отрасли. В небольших и динамично развивающихся компаниях, где мнения ключевых игроков совпадают, можно обойтись собственными силами.

Качественная подготовка сценария сессии — это залог ее успеха. Важно критически оценить все предложения и идеи, чтобы избежать нереалистичных планов. Не стоит бояться конфликтов — острые обсуждения могут привести к более взвешенной стратегии. 

Помните, что сессия редко проходит по заранее намеченному сценарию. Сосредоточьтесь на конечном результате и напоминайте команде о его важности.

После завершения сессии обязательно сохраните все идеи и решения. Сфотографируйте записи и доски, чтобы не потерять важные моменты. 80% команд спустя время говорят: «Кто это написал? Мыыы?». Для этого все артефакты должны быть зафиксированы и находится в поле зрения у команды.

Завершите сессию четкими договоренностями о том, кто будет курировать реализацию стратегии, кто войдет в комитет по мониторингу результатов и каковы сроки выполнения задач. 

Этап 3. Внедрение результатов

На третьем этапе начинается настоящая работа. Все, что было прежде — это «конфетно-букетный» период. Теперь командам предстоит столкнуться с реальными вызовами и повседневной рутиной.

Есть три простых действия внедрения стратегии. После завершения стратегической сессии важно оформить все разработанные документы (миссию, видение, проекты и дорожную карту) и перейти к действиям. Однако здесь возникает сложность: пять из десяти команд начинают открыто саботировать реализацию стратегии, три — делают это скрыто, и лишь две команды приступают к последовательной реализации.

Чтобы успешно придерживаться выбранного курса, рекомендуется следовать пяти основным шагам.

1. Сделайте материалы доступными и удобными для всех участников. Интерес к результатам будет максимальным сразу после сессии, но быстро угаснет в повседневной суете.

2. Позвольте команде вносить комментарии и дополнения в стратегию — важные идеи могут появиться уже после завершения сессии.

3. Обеспечьте встречу участников сессии с их командами для обсуждения дальнейших шагов.

4. Проведите контрольную встречу через 10-15 дней после сессии, чтобы оценить прогресс.

5. Не скрывайте неудачи — это поможет всем понять причины отклонений от плана.

Следуя этим рекомендациям, вы сможете максимально эффективно использовать результаты стратегической сессии. В дальнейшем важно отслеживать изменения и планировать время для следующей встречи, чтобы синхронизировать результаты.