Как «Рельеф-Центр» сократил ручной труд и ускорил документооборот на 70%

Рассказываем, как крупнейший производитель канцелярских товаров в России автоматизировал свои бизнес-процессы

Рельеф-Центр офис — Источник изображения: Пресс-служба «Рельеф-Центра»

Задача и причина

Задача:

Сократить время на выполнение учетных операций;
Повысить производительность сотрудников;
Уменьшить долю ручной обработки документов.

Причина:

Излишняя трата ресурсов на выполнение операций в системе 1С Управление торговлей (1С УТ).

Проект создали для повышения эффективности обработки данных и сокращения ручного труда в департаменте логистики компании «Рельеф-Центр». В рабочую группу вошли специалисты департамента логистики (ДЛ), отдела разработки и внедрения бизнес-процессов (ОР и ВБП) и отдела 1С-разработок.

Основная задача — автоматизировать процессы, связанные с обработкой товаропотока от внешних поставщиков и внутренними товаропотоками в учете 1С УТ. Для этого разработали техническое решение на базе 1С УТ. Она включала:

Алгоритмы автоматической обработки операций;
Инструмент для развернутого контроля и оценки автоматизированных процессов.

Доработки в системе 1С УТ

На карте процесса доработали базу обмена между 1С УТ и СУС WMS, что позволило интегрировать автоматику. Также в журналы с электронными документами добавили чек-боксы, которые позволили выбирать между автоматизированным и ручным режимом работы. Эта доработка предоставила пользователям гибкость в управлении процессами.

В качестве дополнительного инструмента добавили развернутый отчет на базе 1С УТ, который позволил отслеживать этапы обработки товаропотока в разрезе операций и документов.

Интеграция системы в существующие процессы

В рамках выпуска нового технического решения в продуктив, произвели обновление системы, после которого 1С УТ получил новые возможности.

Самым сложным моментом оказалась необходимость преодолеть привычку сотрудников к ручному выполнению операций. Сначала они отнеслись к изменениям с настороженностью и проявляли некоторое сопротивление внедрению новых процессов.

Тогда руководители проекта предусмотрели возможность использовать старый функционал. Сотрудники сами смогли убедиться в преимуществах использования автоматизации.

Систему интегрировали с минимальными изменениями в существующие бизнес-процессы. Для сотрудников организовали краткое обучение. Оно позволило плавно перейти от ручного труда к автоматизированным процессам.

Планы на будущее

Компания планирует дальнейшее развитие автоматизации, включая внедрение систем для работы с Честным знаком (ЧЗ) и электронным документооборотом (ЭДО). Опыт, полученный в рамках этого проекта, может быть масштабирован на другие подразделения компании. Это позволит проводить ревизию ручных операций и автоматизировать их поэтапно, создавая кросс-функциональные процессы.

Результат

В результате внедрения автоматизации документооборота в Департаменте Логистики доля операций, выполняемых вручную на отдельном участке бизнес-процесса, сократилась до 30%, а 70% операций теперь обрабатываются автоматически. Это позволило:

Снизить нагрузку на сотрудников;
Перераспределить их время на выполнение других задач;
Уменьшить объем работ в ночное время.

Дополнительно созданный инструмент в виде развернутого отчета на базе 1С УТ улучшил контроль за этапами обработки операций, повысив прозрачность и управляемость процессов.

Предыдущая новость

«Рельеф-Центр» отметили в Госдуме как социально ответственную компанию

Интересное: