3 отчета, которые покажут, куда утекают деньги из вашего бизнеса

Если смотреть на финансовые операции, как на поток отдельных сумм, то их сложно сложить в единую картину. Непонятно, куда именно уходят деньги и какие проекты приносят больше всего прибыли. Когда все финансовые операции собраны в отчетах, их намного проще анализировать — находить доходные направления бизнеса, оптимизировать издержки. Разбираем 3 отчета, которые превратят хаос цифр в надежную основу для управленческих решений.

Зачем нужны финансовые отчеты

Любой бизнес — это постоянное движение денег. И часто владельцы теряют контроль над этим потоком. Становится непонятно, на что деньги уходят и откуда приходят. А если трудно объяснить даже предыдущие периоды, то еще более сложно запланировать будущие. 

К счастью, в бизнесе все деньги оставляют след. Выплатили зарплату — добавили сумму в расходы; купили сырье — заполнили товарную накладную; получили от клиента оплату — выдали чек. 

Сохранять такие финансовые следы, собирать их в отчеты, анализировать и планировать новые шаги — это и есть финучет. А основа финучета — финансовая отчетность. Она помогает: 

• контролировать денежный поток — кому, когда и сколько платим мы и нам; 
• оценивать эффективность бизнеса — его прибыльность, рентабельность, платежеспособность, маржинальность; 
• планировать и принимать верные управленческие решения — об оптимизации процессов, расширении, сотрудничестве; 
• избегать ошибок — невыгодных сделок, неверного распределения бюджета, неподъемных кредитов; 
• свести все сферы бизнеса воедино — говорить о сотрудниках, клиентах, производстве и товаре с точки зрения финансов. 

Основных отчетов три, о них и расскажем. 

Отчет о движении денежных средств (ОДДС)

Запросите выписку с расчетного счета для бизнеса. Здесь вся история операций по счету за определенный период, к примеру, месяц: 

• 20 000 ₽ вы перевели поставщику за материалы;
• на 5 000 ₽ оплатили коммуналку за офис; 
• 30 000 ₽ получили авансом от клиента и так далее. 

Итог выписки — остаток на счете. В упрощенном виде история поступлений и списаний — это есть ДДС, или денежный поток, cash flow.

В отчет ДДС попадают деньги, которые фактически поступили или выбыли со счетов компании. Такой подход к учету называется кассовым методом. 

Зачем нужен ОДДС

С отчетом вы можете контролировать денежный поток компании — сколько денег ушло и пришло, куда и откуда, что осталось на счетах. Вместе эта информация помогает: 

1. Понять, какие направления работы приносят больше всего дохода. 
2. Найти большие статьи расходов. 
3. Распоряжаться деньгами без ошибок. 
4. Предотвратить кассовый разрыв. 

Из чего состоит ОДДС

Отчет ДДС — это таблица. Ее основные элементы — списания и поступления. Суммы разведены по строкам и столбцам: 

1. По горизонтали — вид деятельности и статья учета. К примеру, заказали сырье — это операционная деятельность, статья производственных расходов. Зарплата директора — тоже операционка, но уже управленческий расход. А если купили крупный актив, к примеру, оборудование или склад, то это инвестиционная деятельность. 
2. По вертикали — период. Обычно денежный поток собирают за неделю, квартал, полугодие или год. Детализация, соответственно, может быть разная. 

Можно менять степень детализации, дробить доходы и расходы на любое количество статей, добавлять сноски или описания каждой операции. Это поможет легко оценить, где вы тратите слишком много, от какой деятельности больше получаете, что стоит оптимизировать, сократить. 

Посмотрим на примере компании «Цветовод», какой может быть структура статей в ОДДС. Компания занимается продажей цветов и озеленением коммерческих пространств. Доходы по операционке, то есть основной деятельности, «Цветовода» за месяц можно разделить на статьи: 

• оплата товаров — комнатных растений — 43 500 ₽; 
• оплата услуг — озеленения — 120 000 ₽;
• предоплата товаров — 5 000 ₽;
• предоплата услуг — 30 000 ₽.

Руководитель компании по этим статьям доходов видит:

• 120 000 + 43 500 = 163 500 ₽ — эти деньги уже принадлежат компании, ими можно распоряжаться свободно — пускать в оборот, откладывать в резерв, расходовать на издержки.
• 30 000 + 5 000 = 35 000 ₽ — это предоплата, которую еще нужно отработать. Например, клиент может отказаться от товара или услуги и потребовать вернуть аванс. 

Еще руководитель может увидеть, что озеленение приносит больше выручки, чем продажа комнатных растений. 

Расходы по операционке «Цветовод» тоже делит на статьи по направлениям работы:

• Продажа товаров — 35 000 ₽, в том числе:
  • комнатные цветы и другие товары для ассортимента — 10 000 ₽;
  • обслуживание помещения — 5 000 ₽; 
  • зарплата продавцу — 20 000 ₽. 
• Оказание услуг — 100 000 ₽, в том числе: 
  • зарплаты сотрудникам — 50 000 ₽;
  • цветы, кашпо, грунт — 45 000 ₽;
  • прочие расходы — 5 000 ₽.

По статьям расходов предприниматель понимает, что в магазине больше всего денег уходит на зарплату продавцу. Он решил перевести магазин в формат онлайн-работы: клиенты выбирают и делают заказ по интернету, а потом приезжают и забирают растения в выбранное время. 

Финальная строка ОДДС — остаток денег на счетах. Он показывает состояние денежного потока — дефицит или профицит бюджета. В нашем примере у «Цветовода» на конец месяца плюс 63 500 ₽. 

Когда списаний больше, чем поступлений, сальдо отрицательное. Это может говорить о разных вещах:

• О стабильном дефиците бюджета, к примеру, когда вся операционка держится на кредитных средствах. 
• О разовом отрицательном денежном потоке, к примеру, когда в текущий месяц купили дорогое оборудование.

Профицит, соответственно, это избыток денег на счетах. Когда деньги заморожены и лежат на счетах без движения, то вы теряете потенциальную прибыль. Что можно сделать: 

• пустить их в оборот, например, «Цветовод» может закупить на эту сумму растения и запустить рекламную акцию; 
• инвестировать в развитие, например, открыть еще один магазин или освоить новое направление — свадебную флористику;
• положить на вклад, например, при ставке 16% годовых «Цветовод» к своим 63 500 ₽ получит еще 847 ₽ процентами за месяц, или 10 160 ₽ за год.

Идеально — сальдо положительное, но большой остаток по счетам не переходит из квартала в квартал мертвым грузом, а участвует в развитии компании. 

Отчет ДДС — важный, но не единственный инструмент для контроля денежного потока. ДДС не предупредит о кассовом разрыве завтра, потому что разбивка в нем обычно идет по месяцам, в то время как некоторые операции лучше отслеживать по дням. Например, ежемесячные платежи, текущие расходы и поступления. Платежный календарь помогает планировать и отслеживать финансовые операции с разбивкой по дням, чтобы избегать кассового разрыва. 

Отчет о прибылях и убытках (ОПиУ)

Предположим, что по ДДС поступлений больше, чем списаний. Тогда мы понимаем, что на счетах компании есть деньги. Но можно ли их назвать прибылью? Свободно пользоваться ими? Если смотреть только на ДДС, это непонятно. На помощь предпринимателю приходит отчет о прибылях и убытках, или P&L, Profit & Loss.

Суммы в P&L попадают методом начислений. Если в ОДДС деньги вносят по факту проведения финансовой операции, то в ОПиУ — только по закрывающим документам, когда деньги официально становятся выручкой. 

К примеру, компания 5 мая получила предоплату 2 000 ₽. Сотрудники окажут услуги и подпишут акт выполненных работ только 10 мая. 2 000 ₽ попадут в отчеты: 

• ДДС — 5 мая; 
• P&L — 10 мая. 

Зачем нужен ОПиУ

С отчетом вы можете оценить экономическую эффективность бизнеса или отдельного его направления — насколько вообще выгодно то, чем вы занимаетесь, и как это можно улучшить? ОПиУ помогает: 

1. Определить прибыльность компании. 
2. Оптимизировать расходы. 
3. Найти самый рентабельный проект.  

Из чего состоит ОПиУ

P&L — таблица, в которой по горизонтали отображены периоды, а по вертикали — финансовые показатели и статьи учета. Столбцы и строки тоже можно детализировать, к примеру, делать разбивку производственных расходов на прямые и переменные.

Основные разделы отчета: 

1. Выручка, то есть доход компании от основной деятельности. Вы можете узнать, сколько денег компания заработала от продаж.
2. Производственные расходы. Это деньги, которые потрачены на оказание услуги, изготовление или продажу товара. Фактически это производственная себестоимость. Внутри этого раздела можно добавлять статьи учета, чтобы узнать подробнее, какие издержки влияют на себестоимость. 
3. Валовая прибыль, то есть разница между выручкой и себестоимостью. Показывает, сколько денег останется у компании после производства товара и его реализации. Смотрите на валовую прибыль по каждому товару или направлению, чтобы понять, какие из них более доходные. 
4. Внереализационные доходы. Это любые доходы компании, которые не связаны с основной деятельностью. К примеру, если помещение простаивало и его решили сдавать в аренду, то доход нужно учесть отдельной строкой.  
5. Косвенные расходы. Все, что прямо не связано с производством: зарплаты управленцев, аренда офиса, маркетинг, налоги и проч. Показывают, сколько денег уходит на поддержание бизнеса. 
6. Рентабельность. Показывает, сколько денег дает каждый вложенный в бизнес рубль. Если у вас несколько направлений работы, стоит масштабировать самые рентабельные из них. 

Всегда анализируйте ОПиУ и ОДДС в связке. Не принимайте решения с опорой только на один отчет. 

Баланс

Управленческий баланс, или балансовый отчет — это общая картина бизнеса, список его активов и пассивов.

Активы имеют разную ликвидность, то есть они могут быть быстрее или медленнее превращены в деньги. Нужно понимать, сколько сейчас денег находится в обороте и откуда они получены. 

В баланс данные попадают из управленческого или бухгалтерского учета.

Балансовый отчет помогает: 

1. Определить платежеспособность компании. Как быстро компания сможет продать все активы и выплатить свои долги? 
2. Проанализировать обязательства компании. Узнать, сколько должны вы, а сколько вам. К примеру, не пора ли сокращать дебиторскую задолженность и призывать должников оплачивать счета поскорее? 
3. Разделить обязательства по степени срочности. Что нужно отдавать уже сейчас, а что — в течение нескольких лет? 
4. Понять, как соотносится собственный и заемный капитал. Из года в год компания богатеет или просто живет на средства инвесторов?
5. Найти замороженные деньги. К примеру, по ПиУ прибыль есть, но по ДДС на счетах пусто. Где прячется эта прибыль? Смотрим в баланс и находим активы, которые не участвуют в обороте — товары, излишки сырья. Чтобы увеличить прибыль, можно пустить их в оборот. 

Из чего состоит баланс 

Основа баланса — два раздела: 

• Активы — то, чем владеет бизнес. 
• Пассивы — те деньги, на которые существует бизнес. 

Разделы всегда должны быть уравновешены, потому что активы всегда куплены за счет пассивов и, соответственно, они имеют эквивалентную стоимость. К примеру, у художника есть 100 ₽ — это пассив. Он купил на них краску, теперь это актив (имущество) со стоимостью 100 ₽. 

Внутри балансовый отчет можно разбивать на статьи учета. Посмотрим, чем можно наполнить разделы: 

1. Краткосрочные активы (оборотные). Это то, что превратится в деньги в течение года или одного операционного цикла: деньги, запасы, краткосрочная дебиторская задолженность. 
2. Долгосрочные активы (внеоборотные). Это имущество компании: программное обеспечение, недвижимость, интеллектуальная собственность.
3. Собственный капитал — это стартовые деньги учредителей ООО, резервные фонды и нераспределенная прибыль. Каждый раз, когда в ОПиУ появляется чистая прибыль, она становится пассивом баланса. 
4. Обязательства — это долгосрочные и краткосрочные задолженности. Здесь вся кредиторка компании: займы, долги перед поставщиками, зарплатные обязательства перед сотрудниками, а также полученные от клиентов авансы, за которые еще не выполнена работа.

Формируйте баланс регулярно, чтобы понимать, в каком состоянии находятся финансы бизнеса и как превратить активы в деньги. 

Баланс показывает финансовую устойчивость. Если своих денег больше чужих — бизнес независимый. Если наоборот — вы зависите от кредиторов.

Чем отличаются ДДС, ПиУ и баланс

Собрали главное о трех отчетах в таблицу:

Отчеты можно создавать вручную или с использованием сервисов для финучета. Когда финансовых операций много, а нужна подробная детализация, таблицы отчетов разрастаются, их заполнение занимает много времени. Автоматизация расчетов и интеграция с банками и 1С делает отчеты актуальными, максимально полными и детализированными, чтобы ваши решения всегда были основаны на достоверных данных. 

Как анализировать все три отчета

Ситуации, когда важно анализировать все три отчета в связке, чтобы получить полноценную картину:

Планирование роста и инвестиций

Ситуация: вы хотите расширить бизнес, открыть новые точки или запустить новый продукт.  

Что смотреть:

• ОДДС. Есть ли свободные денежные средства и когда поступают крупные платежи? 
• ПиУ. Какая рентабельность у выбранного направления?
• Баланс. Какие активы можно направить на масштабирование?

Пример: по ОДДС у бизнеса есть 200 000 ₽ на счету. По ПиУ прибыль по текущим направлениям высокая, а баланс показывает, что собственных активов достаточно для инвестиций — все вместе дает основания для безопасных вложений.

Управление кассовым разрывом при сезонных продажах

Ситуация: вы работаете в сфере, где продажи сезонные, и в межсезонье возникают кассовые разрывы.

Что смотреть:

• ОДДС. В какие месяцы денег поступает много, а в какие — мало? 
• ПиУ. Какие направления или товары стоит приостановить или развивать, чтобы сохранить прибыльность в межсезонье?
• Баланс. Есть ли активы, например, резервы, которые можно использовать для поддержания бизнеса в период низких поступлений?

Пример: в межсезонье поступлений мало, на счету осталось 30 000 ₽, а обязательства — 50 000 ₽. Но при этом годовая прибыль по ПиУ от основных товаров высокая, то есть в целом менять направление бизнеса не стоит. Баланс показывает, что у вас есть активы, которые можно использовать для поддержки бизнеса, например, долгосрочная дебиторская задолженность 200 000 ₽. Можно напомнить клиентам о долгах — эти деньги помогут компании продержаться до следующего сезона. 

Оценка эффективности новой стратегии

Ситуация: вы внедрили новую стратегию или сменили поставщиков и хотите понять, насколько это повлияло на бизнес.  

Что смотреть:

• ОДДС. Как изменился поток денежных средств со сменой стратегии?
• ПиУ. Выросла ли прибыльность или появились убытки?  
• Баланс. Со сменой стратегии не появилось новых обязательств, которые повышают риски? 

Пример: после изменений в бизнесе вы заметили, что деньги на счету уменьшились на 100 000 ₽ (по ОДДС), прибыль снизилась на 20% (по ПиУ), а баланс показывает увеличение долгов. Это сигнал, что стратегия нуждается в корректировке, и нужно искать источники ликвидности или пересматривать расходы.

Смотрите на отчеты в связке в разных ситуациях. Они помогут определить точку безубыточности, выбрать ценовую политику, оценить эффективность маркетинговой кампании, выйти из кризиса и ответить еще на десятки управленческих вопросов.