Как обеспечить эффективную работу сотрудников на удаленке

Сегодня многие компании переходят на гибридные форматы работы или позволяют сотрудникам трудиться полностью дистанционно. Однако успешная реализация модели удаленной работы требует тщательной подготовки и соблюдения ряда условий. Сегодня с Александром Жуковым, архитектором отдела развития ИТ-инфраструктуры управления ИТ-инфраструктуры и информационной безопасности «ЦКР» обсудим первые два основных аспекта организации эффективного процесса работы на удаленке.

Организация рабочего пространства сотрудника

Эффективность удаленного сотрудника сильно зависит от комфортных условий работы дома.

Компания должна учитывать следующие моменты:

1. Техническое оснащение — современное техническое оснащение играет важнейшую роль в обеспечении продуктивной удаленной работы. Оно позволяет сотрудникам оставаться на связи с командой, легко общаться и эффективно выполнять поставленные задачи.

• Обеспечение сотрудника всеми необходимыми техническими средствами: ноутбуком, гарнитурой, камерой для видеосвязи и другим оборудованием, которое требуется для выполнения должностных обязанностей.
• Регулярное обновление и модернизация используемого оборудования, предоставление актуальных версий ПО и лицензированных приложений. Особое внимание стоит уделить своевременному обновлению антивирусного программного обеспечения.

2. Техническую поддержку — удаленные сотрудники должны получать такую же оперативную и качественную IT-поддержку, как и офисные работники. От этого напрямую зависит их продуктивность и комфорт.

• Организация IT-поддержки, готовой оперативно решать любые технические проблемы, возникающие у удаленных сотрудников. Проведение регулярного тестирования работоспособности оборудования и устранение неполадок дистанционно.
• Организация базы-знаний (Wiki) по эксплуатации технических ресурсов, включая пошаговые инструкции по устранению возможных сбоев, чтобы сотрудник сам мог найти ответы без обращения в поддержку.

3. Финансовую поддержку обустройства рабочего места.

• Компенсация расходов на интернет, который обеспечивает качественную и надежную связь. Многие российские компании предлагают оплату тарифа или частично компенсируют затраты на широкополосный доступ в интернет.

4. Комфортные условия труда.

• Регулярное получение обратной связи от сотрудников о качестве их рабочего пространства и оказываемой поддержки. Учет пожеланий сотрудников по поводу улучшения условий работы и принятие соответствующих мер.
• Предоставление гибкого графика работы, что позволит сотрудникам адаптироваться к личным обстоятельствам и сохранять баланс между работой и личной жизнью.

Рекомендации компании сотрудникам по самостоятельной организации рабочего пространства — компания может предоставлять рекомендации сотрудникам для самостоятельного обустройства рабочего пространства, например:

• эргономичность: выберите правильное расположение монитора и высоту стула, позаботьтесь о правильной осанке и комфорте тела;
• освещение: обеспечьте достаточное количество естественного и искусственного света, избегая теней и бликов на экране;
• шумоизоляция: минимизируйте посторонний шум, установив специальные звукопоглощающие панели или воспользовавшись наушниками с активным шумоподавлением;
• минимализм и порядок: держите рабочее место чистым и свободным от ненужных предметов, что повысит вашу концентрацию и снизит отвлекаемость.

Таким образом, грамотная организация рабочего пространства на удаленке требует активного участия как самой компании, так и сотрудников. Четкое распределение обязанностей и внимательное отношение к потребностям персонала позволят существенно повысить продуктивность и общий уровень удовлетворенности сотрудников.

Создав комфортные условия, сотрудник сможет сосредоточиться исключительно на выполнении поставленных задач.

Поддержка коммуникационных каналов связи

Одним из важнейших элементов успешной удаленной работы является налаженная система коммуникации между сотрудниками и руководством.

Важно организовать четкую структуру общения:

1. Использование специализированных платформ для обмена сообщениями

Специализированные платформы для обмена сообщениями играют ключевую роль в организации эффективного взаимодействия сотрудников при работе на удаленке. Рассмотрим три наиболее распространенные категории инструментов коммуникации — видеоконференцсвязь, мессенджеры и электронную почту — и обсудим их преимущества и особенности.

2. Проведение регулярных онлайн-встреч и видеоконференций.

Проведение регулярных онлайн-встреч и видеоконференций является важным элементом эффективной удаленной работы и приносит следующие ключевые выгоды:

• Улучшение коммуникационной среды

  Регулярные видеоконференции создают условия для непосредственного взаимодействия членов команды несмотря на физическую дистанцию. Это позволяет быстро обсуждать актуальные вопросы, совместно находить решения проблем и поддерживать прозрачность процессов.

• Повышение уровня вовлеченности сотрудников

  Удаленная работа часто сопровождается чувством изоляции и одиночества. Онлайн-встречи способствуют укреплению командного духа, обеспечивают чувство принадлежности к коллективу и повышают мотивацию сотрудников.

• Эффективное управление проектами

  Видеоконференции помогают руководителям контролировать ход реализации проектов, своевременно выявлять возникающие трудности и предлагать пути их преодоления. Это минимизирует риски задержки сроков исполнения задач и улучшает общий контроль над процессом.

• Развитие профессиональных навыков

  Во время конференций сотрудники получают новые знания и опыт, учатся эффективно общаться в виртуальной среде, осваивая специфику ведения переговоров и обсуждения сложных вопросов онлайн.

• Оптимизация рабочего процесса

  Встречи позволяют обсудить важные аспекты деятельности, распределить обязанности, установить четкие цели и приоритеты, что существенно повышает продуктивность и снижает вероятность возникновения ошибок и недопониманий.

3. Четкое распределение обязанностей и ответственность каждого члена команды

При удаленной работе команды важно заранее определить индивидуальную ответственность и закрепить обязанности за каждым сотрудником. Такое четкое разделение труда гарантирует равномерное распределение нагрузки.

Каждого работника нужно ознакомить с поставленными задачами и целями, причем желательно наглядно показать, как его усилия вписываются в общий рабочий процесс. Регулярное отслеживание выполнения задач помогает избежать ситуаций, когда одна задача оказывается невыполненной из-за неопределенности в зоне ответственности. Современные технологии вроде специальных приложений для совместной работы (например: Trello, Asana, Jira) упрощают постановку задач и контроль над их исполнением. Помимо всего прочего, руководитель должен периодически собирать команду на короткие собрания или видеоконференции, чтобы обсудить промежуточные итоги, выявить возможные сложности и поддержать дух единства. Все это вместе создает комфортные условия для качественного выполнения работы на расстоянии.

Поддерживая постоянную обратную связь, компания обеспечит прозрачность процессов и повысит уровень доверия среди сотрудников.

Создав минимальную базу можно переходить к следующим не менее важным аспектам: организации технического решения для доступа к корпоративным данным, управлению рисками и безопасностью данных, мотивации и контролю качества работы сотрудников, работающих вне офиса, а также выбору формы удаленного режима. Об этих элементах мы поговорим с Александром в следующих статьях.