Бенефиты: как мотивировать сотрудников и не создать налоговые риски

Что такое бенефиты? Это дополнительные льготы, компенсации и другие блага, которые компания предоставляет своим сотрудникам.

В конце 2023 года сайт HH.ru провел исследование среди сотрудников и работодателей и выделил следующие наиболее популярные меры материального стимулирования сотрудников по категориям:

• в качестве программ заботы о здоровье для сотрудников предоставляются ДМС (37%), организуются спортивные мероприятия (25%), оплачивается фитнес/спортзал на работе (23%);
• у большинства компаний нет программ психологической поддержки сотрудников, при этом 69% респондентов хотели бы принять участие в мастер-классах по личностному развитию;
• в качестве составляющей программы карьерного роста половина респондентов предоставляет своим сотрудникам возможность повышения квалификации и наставничество;
• в качестве мер социальной поддержки у двух из трех работодателей есть программы или подарки для детей работников, также для 58% респондентов оказывается помощь в случае болезни родственников;
• а для создания комфортной рабочей среды для сотрудников доступна кухонная зона (82%); выдаются средства индивидуальной защиты и спецодежда или униформа (60%), существует парковка для работников (48%), имеется возможность работать удаленно (39%).

Рассмотрим некоторые из этих дополнительных инструментов мотивации сотрудников с точки зрения налогов:

Добровольное медицинское страхование (ДМС)

Договоры ДМС являются видом договоров добровольного личного страхования, предусматривающим оплату страховыми организациями медицинских расходов. Взносы по таким договорам и расходы работодателей по договорам на оказание медицинских услуг не облагаются страховыми взносами (пп. 5 п. 1 ст. 422 НК РФ) и принимаются в целях налога на прибыль (с учетом нормирования в размере не более 6% от расходов на оплату труда по п. 16 ст. 255 НК РФ) при следующих условиях:

• договоры заключены в пользу работников, с которыми заключены трудовые договоры;
• договоры заключены на срок не менее одного года;
• страховщик должен иметь лицензию на осуществление страховой деятельности в области добровольного личного страхования, выданную в РФ;
• медицинская организация должна иметь соответствующую лицензию на осуществление медицинской деятельности в РФ.

Для признания расходов в целях налога на прибыль важно, чтобы возможность такого страхования была упомянута в трудовых и (или) коллективных договорах.

По НДФЛ взносы по договорам добровольного личного страхования полностью выводятся из налогообложения вне зависимости от статуса застрахованного лица, лицензий или срока действия договора (пп. 3, п. 1 ст. 213 НК РФ).

При этом если сотрудник увольняется до истечения года действия страховки, то такой договор считается заключенным на срок менее года, и организация обязана произвести доначисление страховых взносов на суммы платежей (взносов) по договору ДМС данного работника, в том числе на суммы платежей (взносов), произведенных в его отношении в предыдущих истекших отчетных (расчетных) периодах, и представить уточненные расчеты по страховым взносам за эти периоды. Данный вывод приведен в письме Минфина от 01.06.2023 N 03-03-06/1/50307. Эта практика расходится с практикой по налогу на прибыль, по которой открепление сотрудников от договора, заключенного на срок не менее одного года, не ведет к его прекращению в отношении отдельно взятого сотрудника и значит не требуется пересчет налоговой базы по налогу на прибыль.

Организация спортивных мероприятий, оплата фитнес-центра, программы психологической поддержки, мастер-классы по личностному развитию не являются расходами, связанными с исполнением сотрудниками своих трудовых обязанностей, поэтому расходы не принимаются в качестве расходов по налогу на прибыль (п.п. 29 и 49 ст. 270 НК РФ) и являются объектом обложения НДФЛ и страховыми взносами в случаях, если затраты можно персонифицировать.

Альтернатива — согласование скидок на корпоративную программу с фитнес-клубом, что не несет налоговых рисков и не увеличивает налоговую нагрузку компании.

Курсы повышения квалификации

Необходимость повышения профессионального уровня работников определяет работодатель (ч. 1 ст. 196 ТК РФ). Повышение квалификации может проходить посредством разовых лекций, семинаров, конференций или прочих форм образования.

Если курсы повышения квалификации проводятся в интересах организации, а также при наличии:

1. Приказа руководителя о направлении работника на обучение,
2. Договора, программы и сертификата об окончании и/или подтверждения квалификации,
3. Акта об оказании услуг,
4. Лицензии у образовательной организации, если обучение проходит по программам, подлежащим лицензированию.

Данные расходы можно принять для целей налога на прибыль в качестве прочих, информационных или консультационных расходов согласно ст. 264 НК РФ и при этом не начислять с этого страховые взносы (пп. 12 п. 1 ст. 422 НК РФ) и НДФЛ ввиду пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ.

При этом следует отличать сами курсы повышения квалификации от оплаты, скажем, за бухгалтера, членства в профессиональных сообществах, таких как к примеру: Институт профессиональных бухгалтеров, Палата налоговых консультантов и прочие. Ввиду того, что подобные затраты не являются обязательными для осуществления деятельности налогоплательщика (пп. 29 п. 1 ст. 264 НК РФ), расходы налогоплательщика не признаются в целях налога на прибыль и ведут к доначислению страховых взносов и НДФЛ за сотрудника. 

Организация кухонной зоны и зоны отдыха

• Организация кухонной зоны, а также приобретение для нее бытовых приборов является обязательным в свете ч. 2 ст. 22, ч. 1 ст. 163, ч. 1 ст. 214, ст. 216.3 Трудового кодекса РФ, где указано, что работодатель обязан оборудовать помещения для приема пищи, обеспечить бытовые нужды сотрудников. А далее, следуя положениям пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ, компания может принять данные расходы для целей налога на прибыль в качестве затрат на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности, предусмотренных законодательством РФ. Главное, чтобы подобные расходы были документально подтверждены и экономически обоснованы по ст. 252 НК РФ. Факт экономической обоснованности рекомендуем закрепить в ПВТР компании, прописав, какие конкретно меры были предприняты для обеспечения требований законодательства.
• Организация зоны отдыха уже является более спорным расходом. Согласно ст. 216.3 ТК РФ на работодателя возлагается санитарно-бытовое обслуживание работников в соответствии с требованиями охраны труда. В этих целях работодатель по установленным нормам должен оборудовать, в частности, комнаты для отдыха в рабочее время и психологической разгрузки. Приказом Минтруда России от 29.10.2021 № 771н утвержден примерный перечень ежегодно реализуемых работодателем мероприятий по улучшению условий и охраны труда, ликвидации или снижению уровней профессиональных рисков либо недопущения повышения их уровня, куда включено устройство новых и (или) реконструкция имеющихся мест организованного отдыха, помещений и комнат релаксации, психологической разгрузки (п. 16 Перечня). Есть судебная практика, позволяющая принимать подобные расходы, однако вопрос очень спорный и чаще всего налоговый орган трактует эти расходы как расходы, которые не направлены на получение доходов согласно п.п. 29, 49 ст. 270 НК РФ.

С другой стороны, возможна ситуация, когда компания не просто обеспечивает зону приема пищи, а выдает талоны на питание сотрудников или предоставляет бесплатное питание сотрудникам. Данные расходы облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

В части НДС есть спорный вопрос в отношении необходимости его начисления (Кассация Ф10-416/2024 по делу А36-1861/2023) со ссылкой на п. 12 постановления Пленума ВАС РФ от 30.05.14 N 33, где указывается, что операции по бесплатному предоставлению налогоплательщиком своим работникам предусмотренных трудовым законодательством гарантий и компенсаций в натуральной форме (обеспечение питанием было предусмотрено как трудовым договором, так и ПВТР) не являются объектом налогообложения НДС.

В целях налога на прибыль расходы можно признать, если это закреплено в трудовом и (или) коллективном договоре.

Менее спорным будет предоставление сотрудникам компенсации на питание, закрепив ее в трудовом и (или) в коллективном договоре (абз. 1 ст. 255 НК РФ). Компенсация облагается НДФЛ (т.к. не упомянута в ст. 217 НК РФ) и страховыми взносами (т.к. не упомянута в ст. 422 НК РФ) как часть заработной платы, зато ее можно признать в целях налога на прибыль.

Интересно недавнее судебное решение (Постановление 17-го ААС от 23.04.2024 по делу N А60-56659/2023), в котором суд поддержал налогоплательщика в том, что компенсация не являлась вознаграждением за труд, а значит она носила социальный характер и ее законно не облагали страховыми взносами. Минфин и ФНС придерживаются другой позиции, поэтому освобождение от налогообложения компенсации является спорной практикой.

Работа удаленно

Работая удаленно, сотрудники могут нести расходы на связь, электроэнергию, на износ используемого в процессе работы оборудования. Размер, порядок, сроки выплаты дистанционному работнику компенсации определяются коллективным договором, ЛНА, трудовым договором или дополнительным соглашением к нему (ч. 2 ст. 312.6 ТК РФ).

С 31 августа 2023 г. компенсация расходов дистанционному сотруднику должна быть подтверждена документально, а в отсутствии документального подтверждения выплачивается в размере не более суммы, определенной коллективным договором, ЛНА, трудовым договором. При этом в целях налога на прибыль можно включать только не более 35 руб. в день за каждый день выполнения трудовой функции дистанционно (пп. 11.1 п. 1 ст. 264 НК РФ). Этот же лимит не облагается НДФЛ (в силу ст. 217 НК РФ) и страховыми взносами (в силу ст. 422 НК РФ), но уже с 1 января 2024 года.

Рассмотрим четыре условия выплаты компенсации или компенсации расходов:

1. Подтверждение факта владения или аренды используемым оборудованием:

• права собственности или права аренды имущества и программ, которые сотрудник использует для работы — договоры, чеки, распечатки из личных кабинетов, СТС и прочие подтверждающие документы.
• факта использования имущества и программ в работе — например, утвержденный работодателем перечень имущества и программ, которые сотрудник должен использовать для выполнения должностных обязанностей.

2. Сотрудник использует имущество и программы с согласия или ведома работодателя и в его интересах, что отражено в ЛНА, трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

3. Размер, сроки и порядок выплаты расходов зафиксированы в коллективном договоре, ЛНА, трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

4. При возмещении расходов необходимы подтверждающие документы — например, выставленные счета с детализацией и платежные документы.

Просим обратить внимание на формулировку пп. 11.1 п. 1 ст. 264 НК РФ, исходя из которой компенсация в 35 рублей в день полагается работнику только при использовании им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств. Если же средства труда предоставлены работодателем, но возникают еще дополнительные расходы на связь, электроэнергию, интернет и прочее, то такие расходы безопаснее признать только по предоставленным подтверждающим документам.

Возможных мер для стимулирования и поощрения сотрудников достаточно много. Зачастую то, что устраивает одного сотрудника, не подходит другому. При выборе программ материального стимулирования мы призываем Вас не забывать об оценке налоговой нагрузки для компании.