Что такое служба безопасности и как создать ее в компании

Безопасность — фундаментальная человеческая потребность. Она вплетена во все сферы жизни и как функция необходима любому бизнесу. Ведь каждый бизнес — это риск. Нужно охранять свои активы, защищаться от недобросовестных конкурентов и проверять кандидатов на работу. Для этого есть служба безопасности.

Служба безопасности — что это

Служба безопасности предприятия — это структурное подразделение бизнеса, которое защищает его от рисков и угроз за счет исполнения самой функции безопасности.

СБ должна ставить в приоритет мероприятия по предотвращению, предупреждению и выявлению факторов, способных привести к потерям или даже закрытию бизнеса.

Зачем компании служба безопасности

Если говорить на понятном для бизнеса языке, то отдел безопасности сокращает расходы компании через минимизацию потерь, за счет чего происходит генерация прибыли:  

Прибыль = Доход — Расход (в т.ч. Потери)

Таким образом, служба безопасности — это инвестиции в стабильность и процветание бизнеса.

Главные задачи службы безопасности предприятия

Основные направления работы службы безопасности: экономическая, кадровая, информационная, правовая, налоговая, физическая, техническая безопасность и внутренний контроль. Дополнительные направления зависят от конкретного бизнеса.

Основные функции службы безопасности включают проверку кандидатов и партнеров, проведение внутренних расследований, работу с дебиторской задолженностью, борьбу с мошенничеством, минимизацию потерь, а также организацию антикоррупционных мероприятий.

В зависимости от специфики бизнеса, к функциям службы безопасности и обязанностям сотрудников отдела могут добавляться и другие задачи. Например, защита интеллектуальной собственности.

Чем занимается служба безопасности

Приведем краткий список того, за что отвечает служба безопасности.

Аудит безопасности

Специалисты службы безопасности выявляют слабые места в системе защиты компании и анализируют факторы, которые могут угрожать ее стабильности и развитию.

По результатам проверок предлагаются меры для устранения рисков.

Защита компании от угроз и рисков

Это основа деятельности СБ. Методы защиты зависят от задач компании и избранной стратегии безопасности.

В любом случае, специалисты по безопасности постоянно контролируют работу бизнеса, чтобы вовремя среагировать и предотвратить чрезвычайную ситуацию.

Решение проблемных ситуаций

Если проблема все-таки возникла, то специалисты СБ ее решают, например: проводят расследование, выявляют виновных и минимизируют последствия.

А главное — закрывают бреши в системе безопасности и вносят коррективы в процессы, чтобы аналогичные инциденты не возникали в будущем.

Особенности кадровой безопасности компании

Обеспечение кадровой безопасности — одна из важных задач службы безопасности. Она направлена на предотвращение внутренних угроз, связанных с человеческим фактором.

Например, перед трудоустройством кандидатов сотрудники СБ проводят background-check — комплексную проверку правовой и финансовой репутации.

Однако кадровая безопасность на этом не ограничивается: специалисты службы безопасности компании предупреждают и разрешают конфликты внутри коллектива, предотвращают использование ресурсов компании в личных целях и работают над удержанием ключевых сотрудников.

Как создать собственный отдел безопасности: пошаговая инструкция

Создание службы безопасности — сложный, но вполне реализуемый процесс. Вот пошаговый план, который поможет сделать это правильно.

Шаг 1. Определяем цель: чего поможет достичь служба безопасности

Прежде чем организовывать отдел службы безопасности, необходимо понять, зачем он нужен.

Главная цель службы безопасности — минимизация убытков, снижение рисков и улучшение экономических показателей бизнеса.

А конкретные формулировки целей будут зависеть от специфики бизнеса и региона. Одной компании, например, может понадобиться защита от криминала, другой — от нечистых на руку контрагентов, третьим — обеспечении секретности собственного ноу-хау.

Шаг 2. Ставим задачи: что нужно для достижения цели

После определения целей нужно сформулировать конкретные результаты, к которым должен прийти бизнес.

Прежде всего нужно получить обратную связь от того, кто будет контролировать СБ. Это может быть генеральный директор, учредитель или совет директоров. Заказчик обязан доходчиво объяснить, каких результатов он ждет от СБ.

Далее следует провести аудит безопасности и сформировать концепцию или стратегию безопасности. На ее основе и будет составлен план мероприятий, в который войдут в том числе бюджет, инструменты и методы оценки эффективности отдела безопасности на предприятии.

Шаг 3. Формируем отдел: кто нужен для эффективной работы СБ

Численность и структура службы безопасности предприятия зависят от результатов, к которым хочет прийти компания.

Под специфичные направления к примеру, по информационной безопасности, желательно взять отдельного сотрудника с нужными компетенциями.

Шаг 4. Рассчитываем бюджет

При расчете бюджета необходимо учитывать результаты аудита безопасности и планируемые решения. В бюджет нужно заложить зарплату для сотрудников, затраты на необходимые технику и софт, а также на возможное обучение и повышение квалификации сотрудников СБ.

Планируя бюджет, нужно отталкиваться и от запланированного дохода от деятельности СБ. Рекомендательно затраты на безопасность не должны превышать возможный ущерб — т.е. должны быть меньше планируемого профита от деятельности СБ. По моему опыту, отдел по безопасности должен постоянно стремиться вырасти из дотационного подразделения в самоокупаемое, а в идеале — зарабатывающее.

Ведь что такое на языке бизнеса, например, антикоррупционные мероприятия? Это снижение себестоимости продукции или услуг — т.е. получение наилучших условий и цены, без учета корыстного интереса коррупционера (иногда исчисляемого десятками миллионов), а это уже больше понятно бизнесу.

Шаг 5. Ищем профессионалов

Прежде всего, служба безопасности это «кто», а не «что» — то есть конкретные люди, а не безликие функции. Поэтому подбирать сотрудников нужно тщательно.

Стоит критично относиться к поиску сотрудников среди знакомых, родственников и друзей. Еще один пережиток прошлого — ориентироваться на прошлый опыт в спецслужбах и правоохранительных органах (это не отвечает современным запросам и вызовам).

Важно обращать внимание на бизнес-мышление, прогрессивность взглядов, подтвержденное и здоровое стремление к nonstop-обучению и прокачке special & hard skills (до уровня экспертизы хотя бы одного направления), гибкость и, как ни странно, эмпатию, аналитические компетенции, интерес к best practice. А при необходимости — опыт автоматизации и даже цифровизации. Берите специалиста с «горящими глазами», с которым у вас будет бизнес-симбиоз.

Альтернатива отделу безопасности

Не каждая компания готова сразу создать собственную СБ. Возможные альтернативы:

Распределить функцию безопасности между подразделениями

Малые и некоторые средние компании с простыми процессами и минимальными материальными активами могут обойтись без отдельной службы безопасности, поскольку затраты будут нецелесообразными.

Обязанности службы безопасности на предприятии можно распределить между подразделениями. Например, IT-отдел может заниматься информационной безопасностью, HR — кадровой безопасностью, а финансовый и юридический отделы — экономической.

Внедрить автоматизированные решения

Современные технологии позволяют частично справиться с тем, что делает служба безопасности. Например, рутинный анализ профиля финансовой и правовой благонадежности кандидата вполне можно доверить онлайн-сервисам по проверке сотрудников.

 Передать функцию безопасности на аутсорсинг

Для отдельных направлений можно рассмотреть готовые решения от профессионалов с актуальным набором практик.