Как оформлять электронные подписи для участия в закупках и тендерах

Чтобы у участвовать в госзакупках и тендерах у компании обязательно должна быть электронная подпись.

Электронная подпись для руководителя

Выпустить электронную подпись руководителя ЮЛ или ИП можно в ФНС:

Или в офисах обслуживания доверенных лиц УЦ ФНС России:

Сама электронная подпись выпускается бесплатно, ее необходимо будет записать на носитель (токен), который можно приобрести самостоятельно в магазине, маркетплейсе или терминалах, которые могут быть установлены в ФНС или УЦ ФНС.

Для выпуска квалифицированной электронной подписи необходимо иметь с собой:

• Основной документ, удостоверяющий личность (паспорт).
• Сведения о страховом номере индивидуального лицевого счета (СНИЛС).
• Сведения об идентификационном номере налогоплательщика (ИНН).
• Сертифицированный носитель (USB токен) для записи на него ключей электронной подписи.

Электронную подпись руководителя можно продлить через Личный кабинет налогоплательщика:

С помощью этой подписи руководитель регистрирует компанию в Едином реестре участников закупок ЕРУЗ, чтобы участвовать в закупках и тендерах. Подавать заявки и подписывать контракты руководитель или ИП может самостоятельно и передать полномочия сотрудникам!

Нельзя отдавать свою электронную подпись сотрудникам! Необходимо выпустить на каждого сотрудника свою электронную подпись и оформи МЧД.

Электронные подписи и МЧД для сотрудников

На каждого сотрудника, кто работает в ЕИС и на электронных площадках, необходимо выпустить электронную подпись физического лица и оформить от организации машиночитаемую доверенность МЧД.

Заказать электронную подпись сотрудника и МЧД можно в любом удостоверяющем центре (в ФНС не выдают подписи для сотрудников) — это платно.

А МЧД для участия в закупках и заключения контрактов и договоров оформляется в личном кабинете участника закупок в ЕИС.

 Что такое МЧД или электронная доверенность

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — аналог бумажной доверенности на подписание электронных документов. Это файл в формате xml, в котором указана информация о доверителе, представителе — уполномоченном работнике — и полномочиях, которые он получает. У МЧД есть еще одно название, более разговорное — электронная доверенность.

Главная задача МЧД — подтвердить, что сотрудник или внештатный работник может подписывать электронные документы от имени организации.

МЧД отличается от электронного скана бумажной доверенности. У машиночитаемой доверенности есть специальный формат, а также требования к содержанию. Это помогает информационным системам и сервисам автоматически считывать сведения из МЧД.

Директор компании подписывает МЧД квалифицированной электронной подписью (КЭП). Когда сотрудник будет подавать заявку на закупку или подписывать контракт, он приложит машиночитаемую доверенность к пакету подписанных документов.

Электронные доверенности ввели, чтобы повысить безопасность использования электронных подписей в организациях.

МЧД в закупках

Для выдачи машиночитаемой доверенности (МЧД) в закупках, нужно пригласить сотрудника в Госуслугах и затем оформить МЧД в Единой информационной системе (ЕИС) закупок. Сначала нужно добавить сотрудника в ЕИС, отправив ему приглашение через личный кабинет организации на Госуслугах. Затем, в личном кабинете организации в ЕИС, нужно предоставить сотруднику нужные права доступа, и если для этих прав требуется МЧД, система автоматически предложит ее оформить. После этого останется заполнить данные доверенности и подписать ее квалифицированной электронной подписью руководителя.

Когда сотрудник прекратит работу в компании или сменит должность, руководитель сможет отозвать его доверенность, для компании это будет безопасно.