Как бизнесу избежать проверок при работе с внештатным персоналом

Сотрудничество с внештатным персоналом выгодно для бизнеса: между заказчиком и исполнителем нет трудовых отношений, у организации нет дополнительных обязанностей и кадровых расходов. Однако оно влечет некоторые риски. Если документы будут оформлены некорректно, налоговые органы могут переквалифицировать договор в трудовой. Компании грозят доначисления, штрафы и пени. А с 1 января 2025 года в общем доступе появится реестр работодателей, у которых были выявлены факты нелегальной занятости. Это повлечет репутационные риски для компании.

Сотрудничество с внештатными исполнителями: на что обращать внимание

Главное, стоит проверить, нет ли между компанией и исполнителем-плательщиком НПД признаков трудовых отношений. Команда экспертов сервиса «Мои самозанятые» подготовила специальный гайд-памятку «Отличия трудового договора от ГПД с внештатным исполнителем». В нем мы собрали полный перечень признаков трудовых и гражданско-правовых отношений, на которые будут смотреть госорганы. Проверить следует не только договоры с исполнителями, но и локальные акты.

Важно отметить, что подмена трудовых отношений выявляется не только с самозанятыми, но и с ИП. Закрепление в договоре с исполнителем требования об обязательной регистрации в качестве ИП не поможет избежать налоговой проверки. Даже наоборот, может стать явным «звоночком» для налоговой, особенно если после окончания сотрудничества исполнитель сразу прекратит деятельность ИП.

Что делать, чтобы отношения не переквалифицировали в трудовые

Чтобы снизить риски сотрудничества и сделать работу с внештатными исполнителями безопасной, придерживайтесь следующих правил:

• указывайте в договоре конкретный результат работы, он же должен быть и в чеке;
• не ставьте получение статуса плательщика НПД в качестве обязательного условия при заключении договора;
• не фиксируйте в договоре элементы трудовых отношений, используйте четкие термины «заказчик» и «исполнитель»;
• разнообразьте формы оплаты: например, фиксированная за заказ или зависящая от результата;
• проверяйте статус внештатного исполнителя перед каждой выплатой — если самозанятый лишился своего статуса, вам придется выступать в качестве его налогового агента;
• не забывайте собирать чеки с исполнителей-плательщиков НПД и составляйте акты выполненных работ;
• используйте специальный сервис для работы с внештатным персоналом.

Если ваша компания пользуется услугами более десяти внештатных исполнителей, лучше автоматизировать этот процесс с помощью специальных сервисов. Так вы уменьшите нагрузку своего бухгалтера, снизите риски и будете уверены, что не допустили нарушений.