Топ-5 советов по сотрудничеству с самозанятыми

Совет № 1. Никакой налоговой оптимизации

Сотрудничество с самозанятыми не должно быть шагом ради сокращения налоговой нагрузки: если компании нужен сотрудник на постоянной основе ― оформляйте трудовые отношения. 

Закон о самозанятых (№422-ФЗ) задумывался в том числе для того, чтобы вывести из тени физлиц, которые неофициально оказывали услуги. Но это не значит, что компании могут нарушать закон, лишать работников социальных гарантий и экономить на налогах и взносах.

Как быть

Заключайте договор ГПХ с самозанятыми только на разовые или сезонные работы и услуги. Не заставляйте физлиц оформлять статус плательщика НПД. Если исполнитель против регистрации в приложении «Мой налог» ― либо ищите другого исполнителя, либо оформляйте договор ГПХ как с физлицом без специального налогового статуса, перечисляйте НДФЛ и страховые взносы.

Совет № 2. Не переводите штатных работников в самозанятые

Федеральным законом от 27.11.2018 № 422-ФЗ запрещено заключать договор ГПХ с самозанятыми, которые были вашими сотрудниками на протяжении последних двух лет. Поэтому нет смысла заставлять работников оформлять статус плательщика НПД и перезаключать договоры.

Напомню: специально выводить за штат сотрудников нельзя. Если инспекторы узнают, что сотрудник перешел в самозанятые и начал оказывать услуги бывшему работодателю, — компанию обяжут заключить трудовой договор, доплатить страховые взносы, НДФЛ и пени.

Надо уволить «ненужных» сотрудников: как это сделать

Если у вас меняется вид деятельности ― запустите процесс сокращения штата, увольте сотрудников и выплатите им компенсацию. Просто уволить работника по своему желанию работодатель не может. Избежать процедуры сокращения можно, если договоритесь расторгнуть договор по соглашению сторон или по инициативе сотрудника.

Обратите внимание: если вам разово понадобятся аналогичные услуги ― найдите нового специалиста со статусом самозанятого. Подписывать договор ГПХ с только что уволенным работником нельзя.

Совет № 3. Проверяйте статус самозанятого

Перед заключением договора и при каждом перечислении вознаграждения проверяйте статус исполнителя. Это можно сделать самостоятельно на сайте ФНС или в автоматическом режиме, если сотрудничаете с плательщиками НПД через специальные платформы, например, через Qugo.

Если у исполнителя нет статуса самозанятого — придется удержать НДФЛ из суммы вознаграждения и перечислить его в бюджет, а также за свой счет уплатить страховые взносы в размере 30% от цены договора ГПХ.

Как избежать такой ситуации

Пропишите в договоре, что самозанятый должен вас оповестить, если лишится специального налогового статуса или права им пользоваться, например, из-за превышения лимита в 2,4 млн руб. в год, или снимется с учета самостоятельно. За нарушение этого пункта ― штраф в размере 50% от суммы вознаграждения.

Совет № 4. Подписывайте акт и собирайте подтверждающие документы

Самозанятые обязаны выдать только чек (ст. 14 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ). Срок выдачи:

• в момент расчета — при оплате наличными;
• до 9 числа следующего месяца — вознаграждение перечислено по безналу.

Кроме чека заказчику могут потребоваться дополнительные закрывающие и подтверждающие документы: договор ГПХ, акт, скрины переписки или выписка из банка о перечислении денег. Это все пригодится при возникновении споров с исполнителем или запросов от ФНС.

Как заставить самозанятого подписать акт

Пропишите в договоре ГПХ обязанность исполнителя передать подписанный акт. Только тогда вы можете это потребовать. Если самозанятый откажется — обращайтесь в суд.

Совет № 5. Заключайте договоры ГПХ только на определенные виды работ

Плательщики НПД могут оказывать не все услуги (ч. 2 ст. 4 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ). Например, запрещено перепродавать товары или работать по агентским договорам. Если ФНС выявит такой вид деятельности у самозанятого, его лишат специального налогового статуса.

Для вас, как для заказчика, это будет стоить дополнительных денег, если самозанятый — физлицо без специального налогового статуса. С исполнителем ИП на НПД дополнительных финансовых затрат не будет: предприниматели сами платят за себя налоги по тому режиму налогообложения, на котором они находятся.

Соблюдайте эти простые советы и у вас не возникнет споров с ФНС и самозанятыми.