Какую электронную подпись выбрать для бизнеса

Простая электронная подпись (ПЭП)

С простой электронной подписью многие сталкиваются, даже не отдавая себе в этом отчет. Приведем простой пример: когда вы проходите авторизацию на сайте при помощи логина и пароля или подтверждаете платеж в онлайн-банке, вы вводите коды из пуш-уведомлений или СМС. Это и есть простая электронная подпись или ПЭП.

Она удобна как средство подтверждения действия, но для подписания документов лучше выбрать другой вариант. ПЭП не защищена криптографией, поскольку формируется автоматически при вводе кода или пароля. Это значит, что документ можно исправить в одностороннем порядке после подписания. Если одна из сторон удалит или добавит какую-то часть в договор или изменит условия, другая об этом не узнает. Итог: ПЭП подходит для таких операций, как подтверждение входа на сайт или получение онлайн-заказа. Для важных документов существуют усиленные виды ЭП.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП)

УНЭП лишена недостатков простой электронной подписи. Она создается специальной программой путем шифрования электронного документа. Что это меняет? Такую подпись надежно защищает криптография: ее нельзя взломать или подделать, а документ, подписанный ею, не получится изменить в одностороннем порядке.

В отличие от ПЭП, УНЭП подходит для ведения документооборота — можно подписывать практически все рутинные документы: согласия на обработку персональных данных, договоры, акты, ваучеры, накладные и многое другое. Этот вид подписи используется в любой сфере бизнеса для взаимодействия с клиентами, сотрудниками и партнерами.

Может показаться, что большая защищенность приводит к более сложному процессу получения и использования электронной подписи. Но это не обязательно так: все зависит от того, нужен ли вам сертификат. Расскажем о нем подробнее.

Сертификат — это понятие, которое появляется при работе с усиленными видами ЭП. Это документ, подтверждающий принадлежность подписи ее владельцу. За выдачу сертификатов отвечает специальная организация — удостоверяющий центр. По закону УНЭП может выдаваться как с сертификатом, так и без него, причем его наличие никак не сказывается на надежности подписи — она в любом случае создается с помощью системы криптографической защиты информации (СКЗИ). Если вы используете УНЭП без сертификата, пользовательский путь становится аналогичным сервисам простой электронной подписи. При электронном документообороте сторонам не нужно лично приезжать в удостоверяющий центр и даже скачивать мобильное приложение, подпись выпускается в 1 клик. Отправитель загружает документы на подписание, клиенту приходит ссылка, он ознакамливается с документами и оставляет подпись. Идентификация пользователей в таком случае будет проводиться на стороне компании. Это просто и быстро, но без компромиссов в области надежности и защиты.

В случае с  УНЭП с сертификатом идентификацию пользователей проводит уже не компания, использующая сервис, а независимая третья сторона. Перед получением электронной подписи данные пользователя подтверждаются представителем удостоверяющего центра или через Госуслуги. Может показаться, что таким образом добавляется просто лишний этап в процессе, но это не так. Для компаний, которые работают в высокорисковых сферах, идентификация подписантов независимой стороной может пригодиться, например, при судебных разбирательствах — у них будет больше данных для сбора доказательной базы. Однако, если риски у компании умеренные, ей подойдет юридически значимая и защищенная криптографией электронная подпись без сертификата.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

Усиленная квалифицированная электронная подпись — самый регламентированный со стороны государства вид ЭП. Для получения УКЭП стороны документооборота обязательно должны пройти очную идентификацию и проверку документов (паспорта, СНИЛС и ИНН). Без УКЭП не обойтись, когда в бизнес-процессах присутствует обмен информацией с государственными структурами — например, при регистрации в Росреестре или открытии ИП. Другие виды ЭП для этого не подойдут по закону, поэтому без УКЭП не обойтись. В остальных случаях можно использовать не менее надежную УНЭП, для получения которой даже не нужно вставать с кресла.

Что в итоге выбрать

Как и обещали — делимся простой схемой, которая поможет выбрать электронную подпись для вашего бизнеса.