Чему процессный офис может научить компании, где его еще нет

Процессный офис — это подразделение компании, которое отвечает за качество развития в ней процессного подхода. То есть такого подхода к управлению, в центре которого не функциональные подразделения, а бизнес-процессы: цепочки шагов, проходящие через различные подразделения. Например, от получения заказа от клиента до отгрузки этого заказа в транспортную службу. Такой подход сейчас набирает популярность: он показывает большую эффективность и комфортность для людей, чем управление на основе организационно-штатной структуры.

По данным BOC Group и Университета прикладных наук Швейцарии за 2023 год, в 66% европейских компаний есть процессные офисы — и эта цифра продолжает расти.

Чем занимается процессный офис:

• Стандартизирует методы описания и работы с бизнес-процессами;
• Следит за проектированием процессов и их интеграцией на уровне компании;
• Обучает принципам и методам процессного управления другие подразделения;
• Назначает владельцев процессов — по крайней мере верхнеуровневых;
• Мониторит и предоставляет отчеты по показателям процессов для их владельцев и высшего руководства.

В общем, делает все, чтобы бизнес-процессы в компании работали четко, слаженно и в соответствии с правилами — даже если в одном процессе задействованы сотни сотрудников (а порой еще и клиенты и подрядчики).

При этом процессный офис не должен делать работу за других: он должен вовлечь в работу над процессами сотрудников, которые их выполняют и лучше всего в них разбираются. А еще — процессный офис может предлагать идеи по оптимизации процессов: организационным изменениям, внедрению новых технологий.

Но даже если ваша компания еще не готова к внедрению отдельного подразделения по управлению бизнес-процессами, вы уже можете перенять у него важное умение — это поможет сделать работу комфортнее.

Умение договариваться — главный урок процессного офиса

Главная задача процессного офиса — сделать работу с бизнес-процессами удобной для всех. Не стоит дожидаться, пока компания вырастет: с первого процесса можно учиться работать слаженно.

Самое важное — учиться договариваться. Да-да, это такой простой, но такой важный пункт в любой работе. Договариваться с коллегами о том, как вы будете работать над бизнес-процессами: начиная с моделирования и заканчивая распределением ответственности.

Представьте, если бы одна команда говорила на русском, а команда в соседнем опенспейсе — на японском, и им нужно было бы решать совместные вопросы. То же самое происходит, когда при развитии процессного подхода разные команды описывают процессы по разным правилам. В таком случае и они не смогут обмениваться практиками, и руководителям будет сложно понять их, переключаться между их отчетами и предлагать изменения.

Если научиться стандартизации — даже базовой — на ранних этапах развития процессного подхода, то бизнесу будет намного легче развивать его и масштабировать на новые команды.

Что стоит обговорить на старте:

• Нотации — то есть графические языки описания процессов — которые вы будете применять: они должны быть понятны и удобны для всех;
• ИТ-системы, в которых вы будете моделировать процессы — здесь поможет специализированное ПО, в котором можно моделировать и вести реестры процессов;
• Формат, в котором вы будете делиться описанием процесса с сотрудниками — дадите им доступ к ИТ-системе, будете присылать текстовое описание или даже картинку;
• Формат отчетности по процессам;
• Стилистические особенности: например, что вы описываете процессы отглагольными существительными или как-то еще;
• Полномочия ответственных лиц: что делает владелец процесса, а что берут на себя другие сотрудники;
• Какие термины вы используете и где их храните.

При этом такие договоренности не ограничивают команду в возможностях экспериментировать. Можно пробовать различные практики и оттачивать их, главное — держать команду в курсе и все обсуждать.

Что дальше

Когда у команды есть понимание, куда они двигаются в плане развития процессного подхода, им нужно продолжать работать в том формате, о котором договорились, постепенно улучшать процессы, выращивать подход внутри подразделений с учетом всех особенностей их работы. Со временем в компании, скорее всего, выделится группа людей — энтузиастов и экспертов, которые описывают процессы, накапливают знания и помогают это делать другим. Возможно, однажды они и сформируют процессный офис в компании.