7 наболевших вопросов об автоматизации бухгалтерского учета

Знаем много компаний, которые хотя бы однажды задумывались о готовых решениях для бухгалтерии. Еще бы: когда все документы хранятся в порядке и подписываются вовремя, а работа с контрагентами организована четко и без лишних усилий — это что-то из раздела фантастики.

Сделать это «руками» довольно сложно, так как бухгалтерия имеет свои специфические особенности. Но времена, когда бухгалтер сидел, обложившись бумагами и счетами давно прошли. На смену им пришла автоматизация — и это хорошо. Рассказываем, как она помогает наладить бизнес-процессы, избавиться от рутины, ускоряет и совершенствует бухгалтерию.

Что такое автоматизация бухгалтерии?

Автоматизация бухгалтерии — это невидимый помощник специалистов в рутинных задачах. Особенно она полезна, когда нужно сократить время работы с финансовыми операциями и отчетностью. 

Для владельца тонкости бухгалтерии могут быть непонятны и это нормально. Каждый предприниматель ставит перед собой другую цель при организации бизнеса. Для компании бухучет нужен только для одного — считать и платить налоги, выплачивать зарплату сотрудникам и при этом, чтобы не «прилетело» от налоговой.

Какие задачи автоматизируют в бухучете? 

Самый короткий ответ — рутинные, такие как:

• подсчеты по налоговым обязательствам и другим расходам компании;
• создание отчетов и анализ документации;
• хранение информации;
• заполнение необходимых форм.

Штатные бухгалтеры осторожно относятся к новшествам. Они боятся, что при автоматизации их работа потеряет ценность, их заработная плата уменьшится, а, возможно, даже будут увольнения.

На самом деле, когда в бизнес внедряется автоматизированная система, работник может расширить свои компетенции. Без бухгалтера система не сможет работать: именно специалист решает, как правильно отображать рабочие процессы, а еще следит и контролирует, чтобы все работало как надо. К тому же, все это требует от бухгалтера знаний в области ИТ-технологий. В свою очередь, это может стать основанием для повышения его зарплаты.

Для каких компаний необходимо внедрение автоматизации в бухгалтерии?

Эффективная бухгалтерия —  основа для успешной деятельности любой компании. Компания, которая использует современные технологии в своих процессах, сможет значительно улучшить и и облегчить работу сотрудникам.

На сегодняшний день даже микропредприятия уже не могут обойтись без самых базовых электронных инструментов, таких как Excel.

Для остальных компаний обязательна цифровая регистрация информации. Именно поэтому системы автоматизации бухгалтерского учета необходимы для всех компаний.

Почему стоит начать автоматизировать бухгалтерию?

Основной плюс — владельцы бизнеса могут наблюдать за финансами и налогами компании из любой точки мира, имея возможность контролировать все процессы в реальном времени. 

Дополнительно, обычные сотрудники также выигрывают от автоматизации, поскольку у них появляется возможность оперативно получать бухгалтерские отчеты и справки, а также снижается вероятность ошибок при выплате зарплаты.

Какие преимущества для бизнеса приносит автоматизация бухгалтерии?

Внедрение информационных систем для автоматизации бухгалтерских процессов приносит ряд выгод, которые значимы как для руководителей, так и для бухгалтерии. Обычно компании прибегают к автоматизации с целью:

• систематизировать сбор информации о движении финансовых средств;
• быстро и без ошибок заполнять различные документы, включая накладные и платежные поручения;
• владеть аналитикой и иметь данные в форме структурированных таблиц, графиков и диаграмм;
• заводить регистры и книг учета;
• сократить бумажную документацию;
• обмениваться информацией между бухгалтерскими службами и другими структурными подразделениями компании моментально;
• упростить формат взаимодействия с государственными органами;
• иметь доступ ко всем изменениям в законодательстве;
• избегать необходимости увеличивать численность персонала.

Какие участки бухгалтерской работы поддаются автоматизации?

Внедрение информационных технологий возможно в различные отделы. Давайте рассмотрим каждый из них:

Бухгалтерский учет

Когда мы говорим о внедрении автоматизации в этой области, это означает, что мы можем упростить и ускорить создание различных финансовых документов, таких как счета и квитанции, а также обработку банковских операций. Это также поможет получать всю информацию о состоянии финансов точно и в срок.

В нашей компании, например, есть специальная технология для сбора и обработки документов в режиме реального времени. Это дает актуальную информацию и правильный учет налогов. 

Управление персоналом

В этой области есть множество задач, которые можно автоматизировать. Например, создание электронных профилей для каждого сотрудника, ведение учета заработной платы и электронных журналов рабочего времени. Автоматизация упрощает процесс расчета отпусков, выплат по больничным и зарплат. Система автоматически выполняет все необходимые расчеты и учет налогов.

Работа с документами

Автоматизированные программы бухгалтерии предоставляют различные формы и бланки для создания документов, таких как акты, договоры и счета. Вам просто нужно использовать нужный шаблон, заполнить его данными, которые можно взять из Excel или сканированных документов. После этого система проверит, чтобы все было заполнено правильно, и документ будет готов для сохранения и использования в учетной системе.

Налоговый учет и отчетность

Автоматизация бухгалтерии позволяет быстро создавать налоговые отчеты на основе уже введенных данных. Проверка отчетности также становится автоматической — вам просто нужно дополнить недостающую информацию и отправить отчеты контролирующим органам через интернет.

Автоматизация бухгалтерии предоставляет:

• автоматическую проверку налогов и их сумм к уплате, учитывая прошлые переплаты или недоплаты (это помогает предотвратить ошибки);
• календарь с напоминаниями о сроках подачи отчетов и уплаты налогов;
• сверку ваших финансовых данных с данными в налоговой для контроля задолженностей;
• ЭДО (Электронный Документооборот).

Это инструмент, который упрощает работу с документами. Вы можете хранить, подписывать и отправлять документы в электронном виде, избегая бумажной бюрократии и ускоряя процесс согласования.

Это возможность полностью отказаться от бумажных документов. Документы можно подписывать даже через электронную почту. Они автоматически попадают в вашу бухгалтерскую систему, что позволяет легко отслеживать, какие документы использовались в операциях.

Проверка контрагентов

Чтобы избежать проблем с налоговой и блокировкой счетов, вы можете использовать автоматическую проверку ваших контрагентов. Это позволяет убедиться в надежности партнеров и избежать рисков.

Взаимодействие с банками

Автоматизированная бухгалтерия легко интегрируется с банковскими системами. Выписки из банка автоматически загружаются в вашу систему несколько раз в день, что обеспечивает актуальность данных. Вы также можете отправлять платежи в банк через ЭДО, и вам просто нужно будет их подписать.

Самое главное — не отказывайтесь от использования программы и не позволяйте сотрудникам избегать ее. Привыкание к новшествам требует времени. Важно объяснить сотрудникам, как полезна автоматизация.

С какими ошибками сталкиваются компании при внедрении автоматизации в бухгалтерии?

1. Завышенные требования — попытка перенести каждый бухгалтерский процесс в цифровую форму может запутать и усложнить работу, а не улучшить ее.
2. Частые изменения правил отчетности и налогообложения могут привести к несовместимости программы с процессами, поэтому важно выбирать гибкую систему заранее.
3. Недостаточная подготовка персонала может вызвать срыв внедрения и дополнительный стресс, поэтому обеспечьте обучение и объясните сотрудникам, почему нововведения важны.
4. Неправильный и несистематический перенос данных из прошлых периодов в новую систему может привести к дополнительной работе, поэтому следуйте инструкциям разработчиков.
5. Игнорирование своевременного обслуживания программы — удостоверьтесь, что у вас есть доступ к регулярной поддержке перед покупкой системы.
6. Формальное внедрение автоматизации, при котором сотрудники продолжают использовать бумажную документацию и только потом переносят ее в программу, может быть неэффективным — помогайте персоналу адаптироваться к новой системе.

Как автоматизировать учет: поэтапная инструкция

Чтобы автоматизировать учет правильно, необходимо пройти несколько этапов:

Фокус на потребностях. Какие задачи бизнеса сможет решить автоматизация бухучета? Собственнику предстоит приобщиться к процессам бухгалтерии. Нужно понять какие структурные подразделения должны быть подключены к общей базе. 

Формулирование заданий. Самое главное — это определиться, какие технические средства и программы вам подходят, а также назначить ответственных за выполнение работы.

Научить персонал. Установите срок тестового периода. Ваши сотрудники смогут посмотреть весь функционал программы автоматизации в действии. От них же потребуется сообщить о недостатках. 

Старт работы. Теперь, когда все процессы отлажены, а сотрудники умеют пользоваться технологией, можно смело автоматизировать учет.

Как автоматизация бухгалтерии позволяет сэкономить деньги: пример из жизни

Представьте компанию, которая производит палатки для путешествий. Назовем ее «Север». На начальном этапе у них был всего один бухгалтер, потому что компания продавала только один вид товара.

Однако с течением времени ситуация изменилась. На рынке появился большой спрос на спальные мешки, военные палатки и сумки. Руководители компании «Север» решили расширить ассортимент товаров.

Бухгалтер из малого бизнеса, который привык работать с небольшим объемом документов, столкнулся с проблемами. Он не мог быстро обрабатывать большое количество документов, допускал ошибки в расчетах и учете контрагентов. Поэтому ему потребовалась помощь еще двух сотрудников.

Однако руководитель подсчитал, что найм двух новых сотрудников обойдется дорого — более миллиона рублей в год только на их зарплаты. При этом нужно было еще закупить компьютеры, программное обеспечение и организовать рабочие места.

Вместо этого руководитель решил использовать автоматизацию бухгалтерии. Они начали с обработки первичных документов с помощью Электронного Документооборота (ЭДО). Этот способ оказался гораздо дешевле и эффективнее, чем найм дополнительных сотрудников.

В современных условиях ни один бизнес не может эффективно функционировать без использования автоматизации в области бухгалтерии. Ручная обработка данных требует значительных времязатрат и подвержена человеческим ошибкам, что может привести к серьезным финансовым проблемам. Законодательство и требования к отчетности постоянно изменяются, поэтому, когда вы внедряете автоматизацию бухгалтерских процессов, вы в действительности прибегаете к помощи всей компании, а не только к опыту одного человека.

Не откладывайте автоматизацию бухгалтерии на потом. Это вложение в успешное будущее вашего бизнеса.