Цифровизация рекрутинга: как ускорить найм и снизить нагрузку на HR

Цифровизация значительно облегчает привлечение новых сотрудников. Но она должна быть не просто данью моде, а тщательно проработанным методом. Наберитесь терпения, и потом вы скажете себе спасибо за потраченные усилия.

Разберем по пунктам, как можно оптимизировать процесс массового подбора. Эти принципы можно масштабировать и переносить на любые другие сферы HR-маркетинга.

Вопросы на каждом шагу

1. На каком этапе теряется кандидат

Оцените путь соискателя от отклика на баннер до оффера. Мы используем метод тайного соискателя, когда специально проинструктированные сотрудники проходят этот путь и дают обратную связь. Очень часто проблемы начинаются с самого начала. Операторы звонят соискателю только через 2–3 дня и перезванивают максимум один раз. Это медленно и мало.

2. Где можно вырасти

Определите, какие конкретно цели преследует цифровизация. 

Например, решить ту же проблему недозвонов. Мы оцифровали весь процесс, и это оказалось довольно несложно. Отслеживали статус кандидатов, количество звонков, скорость и качество работы рекрутеров. На основе своих наблюдений мы вывели правило: 90% соискателей необходимо прозвонить в течение 30 минут после отклика. Всего оператор должен позвонить до 5 раз каждому кандидату в течение 2–3 дней после отклика. 

Да, это может потребовать дополнительных ресурсов в виде аутсорсинговых контакт-центров. Но скорость вырастет, а количество ошибок значительно снизится. 

3. Какие инструменты выбрать

Какую систему сбора данных выбрать? Стоит протестировать разные варианты. 

Главное. Чтобы система работала без ошибок и отслеживала выполнение KPI. В данном случае это то, как быстро и сколько раз рекрутер звонит соискателю. Подрядчики, которые занимаются этими вопросами, должны предоставлять вам полную информацию обо всех аспектах работы системы.  

Любое решение для телефонии должно быть масштабируемым и справляться с большим объемом звонков. Важно, чтобы отчеты формировались автоматически, а настройки можно было быстро корректировать. 

Цифровизация позволяет тратить меньше времени на фильтрацию анкет, видеть, что делают рекрутеры и вовремя замечать узкие места в воронке.

4. С кого и с чего начать

Сотрудники привыкли работать в привычных им реалиях. Нужно наглядно показать преимущества, которые дают новые инструменты и выделить тех работников, которые смогут первыми опробовать систему в действии. Мы создали в коллективе рекрутеров команду цифрового HR и построили внутри нее эффективную коммуникацию. 

Чтобы не оказаться в ситуации, когда вы попытались сделать больше, чем можете, выберите один ключевой процесс и протестируйте его в тестовой группе. Уже потом знакомьте с инновацией весь коллектив подбора. 

Как это работало у нас:

1. Объяснение сотрудникам, для чего нам данные решения и какие результаты мы от них ждем. Диалог, ответы на их вопросы.
2. Создание команды, которая тестирует инструменты и делится фидбеком. 
3. Обучение команды с инструкциями, тренингами и разбором практических кейсов. Сотрудники разбираются в том, как все работает, и развиваются в новом для себя направлении. 

Итог: время найма сократилось, нагрузка на операторов стала меньше, а процесс подбора стал прозрачнее. Постепенно мы масштабировали решение на другие регионы и команды. 

5. Что можно корректировать на ходу

Внедрение цифровизации — это не конечная цель. Это только начало пути. Эффективность любых технологий нужно время от времени проверять и улучшать их при необходимости. Выстроенные процессы тоже имеют точки роста.

Мы регулярно анализировали скорость работы рекрутеров, их производственную нагрузку и эффективность. За счет этого получилось в течение кампании привлечь в X5 Retail Group 750 курьеров, что составило 50% от общего плана 10 подрядчиков, которые вели проект до нас. В день приходило до 400 лидов. Трафик было легко увеличить или снизить, а критерии валидности — менять в любой момент. 

Заключение

Необходимое условие успешной цифровизации HR-процессов — системный подход. 

Проведите анализ пути кандидата, сформулируйте свои задачи и подберите решения. Подготовьте к ним сотрудников и внедряйте инновации. Отслеживайте результаты, масштабируйте процессы и совершенствуйте технологии. 

А главное — всегда учитывайте реальные потребности бизнеса и ситуацию на рынке труда. Таким образом, вы получите неоспоримые конкурентные преимущества и будете эффективно расходовать финансовые, временные и человеческие ресурсы.