Лизинг авто и учет топлива: как снизить налоговые риски бизнесу

Лизинг автомобиля — удобный инструмент для малого и среднего бизнеса, позволяющий использовать транспорт без значительных первоначальных вложений. По сути, это долгосрочная аренда с правом последующего выкупа, при которой компания получает автомобиль в пользование, а взамен вносит регулярные лизинговые платежи. В последнее время набирает популярность лизинг автомобилей с пробегом. Юристы Эпикарт внимательно анализируют нюансы подобных сделок, поскольку мы сотрудничаем с рядом лизинговых компаний, а наши клиенты активно приобретают транспорт в лизинг. 

Автомобиль для компании малого и среднего бизнеса часто является важным рабочим инструментом. Руководители и сотрудники ежедневно совершают поездки на встречи, выезжают к клиентам и подрядчикам. Лизинговая машина может использоваться не только директором, но и другими сотрудниками для служебных целей. Именно поэтому вопрос учета затрат на содержание и эксплуатацию автомобиля, включая топливо, техническое обслуживание и мойку, приобретает особую важность.

Лизинг часто рассматривается как удобный способ налоговой оптимизации, поскольку лизинговые платежи могут учитываться компанией в составе расходов. Однако, налоговые органы все чаще обращают внимание на то, действительно ли такие расходы экономически обоснованы и связаны с деятельностью компании. При формальном подходе лизинг может быть расценен как схема ухода от налогообложения, что чревато доначислениями и спорами. В этой статье мы хотим отдельно остановиться на вопросе включения лизинговых платежей в расходы.

Лизинговые платежи и налоговый учет

Для того чтобы лизинговые платежи можно было учесть в расходах, они должны отвечать трем ключевым критериям, закрепленным в п. 1 ст. 252 НК РФ:

• быть экономически обоснованными
• документально подтвержденными 
• произведенными для деятельности, направленной на получение дохода. 

Если хотя бы одно из этих требований не выполнено, такие расходы, по правилам п. 49 ст. 270 НК РФ, не могут быть учтены для целей налогообложения прибыли. 

Эффективность затрат на лизинговое имущество и их экономическая оправданность часто становится предметом споров с налоговыми органами. Особое внимание инспекторы уделяют деловой цели сделки и прозрачности ее условий. Если автомобиль используется в интересах собственников или условия лизинга явно отличаются от рыночных, это повышает риск претензий. 

Причины для отказа в признании расходов на автомобиль в лизинге могут быть самыми разными: отсутствие реальной связи затрат с деятельностью компании, несоответствие уровня расходов финансовому положению организации или приобретение имущества, которое по мнению проверяющих, слишком дорого для конкретного бизнеса. Нередко под сомнение ставится и целесообразность использования автомобиля представительского класса. Даже если автомобиль не относится к категории транспортных средств представительского класса, налоговый орган может попытаться доказать, что она используется преимущественно для личных поездок.

Пример из практики

Показательным является дело № А66-14192/2021. Организация включила в расходы лизинговые платежи и сопутствующие затраты по автомобилям, полученным по договорам лизинга с правом последующего выкупа. Однако налоговый орган доказал отсутствие их реального использования в хозяйственной деятельности: не велись путевые листы, не учитывались расходы на топливо и стоянку, автомобили фактически эксплуатировались руководителем и третьими лицами, проживавшими и работавшими в Московской области, а не в регионе ведения бизнеса. 

Более того, после завершения лизинга транспортные средства были реализованы аффилированным лицам по цене существенно ниже их первоначальной (балансовой) стоимости, что подтвердило отсутствие деловой цели сделки. Суд согласился с позицией инспекции, признав неправомерным учет лизинговых платежей, амортизации, расходов на ремонт и страхование, а также вычетов по НДС, поскольку затраты не отвечали критериям ст. 252 НК РФ — экономической обоснованности, документальной подтвержденности и направленности на получение дохода

Проблема учета топлива и эксплуатационных расходов

Если лизинговые платежи бухгалтерия обычно учитывает без особых сложностей, то расходы на топливо и другие виды горюче-смазочных материалов становятся настоящей головной болью. Прежде всего необходимо подтвердить служебный характер поездок. Отсутствие отраженных затрат на эксплуатацию может быть напрямую связано с подозрениями о личном использовании автомобиля. Достаточно сопоставить пробег по одометру с отсутствием путевых листов и документов на приобретение топлива, и налоговый орган легко может сделать вывод о непроизводственном характере эксплуатации.

В одном из практических кейсов личного аудитора Эпикарт, компания списывала в расходы только лизинговые платежи, игнорируя учет топлива. Формально это выглядело допустимо, но при проверке сразу возник риск: пробег у машины есть, а топлива в учете нет. Такая ситуация может быть трактована как использование автомобиля для личных нужд. Чтобы избежать подобных проблем, специалисты рекомендуют оформлять всю документацию корректно: вести путевые листы, отражать расходы на горюче-смазочные материалы хотя бы частично, оформлять авансовые отчеты. Надеяться на то, что налоговый инспектор не заметит отсутствия документов, крайне рискованно.

Документальное подтверждение расходов

Для признания расходов на топливо необходимо документальное обоснование. Основным подтверждающим документом является путевой лист, содержащий обязательные реквизиты: наименование и номер, сведения о сроке действия, собственнике, транспортном средстве, водителе и маршруте — как установлено Приказом Минтранса РФ от 11.09.2020 № 368. Именно этот документ подтверждает не только затраты на бензин, но и экономическую оправданность всех расходов, связанных с содержанием транспортного средства в лизинге. Помимо путевых листов необходимы кассовые и товарные чеки на топливо, авансовые отчеты сотрудников и иные документы, оформленные в соответствии с законодательством Российской Федерации.

При правильной организации учета расходы на топливо можно отнести к затратам, учитываемым при расчете налога на прибыль, если они непосредственно связаны с деятельностью компании. В случае если выяснится, что бензин использовался для личных поездок, такие расходы будут исключены из налоговой базы. Поэтому бухгалтеру важно собрать полный пакет документов и убедиться в производственном характере каждой поездки.

Какие существуют технологические решения в помощи бухгалтерии?

По опыту топливного интегратора Эпикарт, одна из ключевых задач при учете затрат на автомобиль в лизинге — это контроль расходов на горюче-смазочные материалы. Современные инструменты, например, топливные карты, позволяют систематизировать информацию о заправках, упростить формирование отчетности и сделать учет более прозрачным. Подобные решения особенно востребованы при использовании автомобилей в лизинг, так как помогают подтвердить производственный характер поездок и снизить риски при налоговых проверках.

Вывод

Учет расходов на топливо по авто в лизинге требует внимательности и «аккуратного» документооборота. Ошибки в оформлении документов или отсутствие подтверждений могут привести к увеличению налоговых обязательств и начислению дополнительных сумм налога. 

Поэтому компаниям стоит заблаговременно выстраивать систему учета, контролировать затраты и при необходимости привлекать надежных поставщиков топлива или использовать специализированные инструменты, такие как топливные карты или корпоративные приложения для мониторинга поездок. Такой подход позволяет снизить риски и сосредоточиться на развитии бизнеса, а не на спорах с налоговыми органами.