Свадьба в Турции: три дня торжества при дистанционной подготовке
Кейс о свадьбе премиум-уровня за рубежом, которую команда готовила дистанционно при минимальном участии пары в организации
Задача
Дистанционно подготовить и реализовать камерную свадьбу премиум-уровня в теплой стране с трехдневной программой. При этом обеспечить возможность жениху и невесте не выпадать из рабочих процессов и максимально передать заботы по подготовке команде.
Причина
- Насыщенная трехдневная программа. Пребывание включало съемку фильма love story, предсвадебный ужин, главный день бракосочетания (сборы жениха и невесты, фотосессия в саду) и день морской прогулки на яхте. Расписание молодых и гостей было очень плотным, поэтому требовалось заранее продумать каждую деталь, чтобы все прошло без заминок.
- Сочетание подготовки с рабочим графиком. Пара сохраняла привычный рабочий режим и не могла регулярно включаться в решение организационных вопросов и управление подрядчиками, поэтому самостоятельная подготовка заняла бы слишком много времени и внимания.
- География и дистанционный формат. Свадьба проходила в Турции, наша команда организаторов находилась в России, а на этапе подготовки пара жила в Дубае, поэтому большую часть вопросов приходилось решать удаленно — в переписке и онлайн-созвонах.
Свадьба Данила и Александры проходила в Бодруме и включала съемку фильма love story, предсвадебный ужин, основной день бракосочетания и день морской прогулки на яхте. На этапе подготовки пара находилась за границей в другом часовом поясе, а команда занималась организацией из России, поэтому все решения принимались дистанционно, без личных встреч.
Чтобы собрать все элементы в единый сценарий и учесть интересы и пары, и гостей, подготовку разделили на несколько последовательных этапов: предварительную работу с локациями, разработку идеи и визуальной составляющей, поиск локальных исполнителей и координацию интернациональной команды.
Предварительный этап: выбор страны и площадок
На этом этапе команда:
- провела предварительную оценку стоимости проекта в нескольких теплых странах (Италия, Турция) и оценила риски guest-менеджмента (перелеты, размещение, трансферы и перемещение гостей между площадками);
- осуществила онлайн- и офлайн-осмотр 25 площадок в городе Бодрум для заселения гостей и других задач мероприятия;
- составила план посещения площадок для фото- и видеосессий;
- выполнила подбор площадок и разработала тайминг по пребыванию молодых и гостей на все дни проекта;
- подготовила логистическую карту проекта.
Этот блок работ позволил сравнить страны и конкретные площадки по бюджету и условиям, сформировать финальный пул локаций, зафиксировать маршруты и время в пути. Большинство осмотров и проводилось онлайн, а выезды на место были ограничены несколькими командировками, последняя из которых была связана уже с реализацией свадьбы. Тайминг и логистическая карта стали основой трехдневного сценария и опорной точкой для дальнейших решений.
Идея, креатив и брендинг
Следующий блок был связан с содержанием и визуальным оформлением свадьбы. На этом этапе команда:
- разработала идею и название торжества;
- подготовила дизайн электронных пригласительных;
- создала наполнение и дизайн программы для гостей в электронном виде;
- разработала флористическую и дизайн-концепцию для каждой из локаций;
- закупила аксессуары, атрибуты и подарки для гостей;
- составила трехдневную программу пребывания гостей;
- подготовила концертную программу на гала-ужин.
В результате была сформирована единая концепция, задающая общий стиль свадьбы и связывающая между собой три дня. Электронные материалы заранее проинформировали гостей о структуре события, а решения по декору и флористике обеспечивали целостный визуальный образ на всех площадках. Обсуждение концепции, программ и материалов с парой проходило в онлайн-формате, что позволяло сохранять динамику согласований при удаленной подготовке.
Поиск и подбор команды
На проекте работала интернациональная команда, поэтому одной из ключевых задач стала межкультурная коммуникация: нужно было выстроить взаимодействие с подрядчиками так, чтобы все одинаково понимали цели, задачи и ожидаемый результат. Для каждого направления — от создания визуальной концепции площадок до разработки меню на каждый день и закупки алкоголя — требовались исполнители на месте, поэтому к их выбору подошли особенно тщательно, проверяя, тестируя, советуясь и запрашивая рекомендации. В результате была сформирована профессиональная команда, готовая отвечать за качество своих зон работы.
Таким образом, на этом этапе команда ideafix:
- нашла техническую команду и разработала схему развеса технического оборудования для каждой локации;
- подобрала команду по видеосъемке и согласовала с ней концепцию и локации съемок;
- организовала перелет и пребывание фотографа мероприятия;
- выбрала команду декораторов;
- занялась поиском и подбором артистов для наполнения программы.
- Трехдневная программа свадебного торжества была реализована в полном объеме: мероприятия прошли в выбранных локациях в соответствии с утвержденным таймингом.
- Участие пары в организационной части осталось минимальным: подготовка легла на команду, ключевые вопросы обсуждались дистанционно. Пара участвовала преимущественно в концептуальных решениях, не выпадая из рабочего графика, за счет чего жених и невеста могли сосредоточиться на общении с гостями и эмоциональном опыте.
- В удаленном формате была собрана и скоординирована интернациональная команда из технических специалистов, подрядчиков по видеосъемке и фотографии, декораторов, артистов и локальных поставщиков.
Источники изображений:
Личный архив компании
Рубрики
Интересное:
Новости отрасли:
Все новости:
Публикация компании
Достижения
Контакты
Социальные сети
Рубрики