Электронный график отпусков: от внедрения в организации до планирования

График отпусков— обязательный кадровый документ, влияющий на выполнение контрактов, загрузку команд, планирование бюджета и устойчивость бизнеса. В нем фиксируются даты ежегодных оплачиваемых отпусков всех работников на предстоящий год.

Представьте ситуацию: два ведущих инженера одновременно уходят в отпуск, а замены нет. В итоге проекты приостанавливаются, сроки горят, а клиент остается недовольным. Так бывает, когда компания планирует график отпусков на бумаге. Чтобы этого избежать, можно перенести процесс планирования в электронный формат. 

Цифровой режим делает планирование отпусков прозрачным, стабильным и предсказуемым. Как и бумажный, он распределяет периоды отдыха, предотвращает отсутствие критичных сотрудников и обеспечивает соблюдение закона — но эффективнее.

Правовая основа

Обязанность работодателя утверждать график отпусков закреплена в статье № 123 ТК РФ. Форма не  регламентирована: можно использовать бланк Т-7 или собственный шаблон. Утверждение — не позднее, чем за две недели до начала календарного года. В этом году — до 17 декабря. 

Переход на электронный формат регулируют статьи 22.1, 22.2 и 22.3 ТК РФ. График отпусков в КЭДО можно вести если выполняются два условия:

• работники дали письменное согласие на использование электронного документооборота;
• работники подписывают документы электронной подписью (УНЭП, УКЭП, ПЭП).

Закон дает работнику право выбора: если он откажется от КЭДО, организация обязана продолжить вести кадровый учет отношении него на бумажных носителях. 

Инструменты: от таблиц до интегрированных систем

Электронный график отпусков можно вести в офисных программах или подключить специальную систему. Выбор зависит от численности компании, сложности кадровых процессов и размера бюджета на автоматизацию. 

Таблицы. Компании до 50 человек используют, как правило, Excel или онлайн решения. В них указывают ФИО сотрудников, подразделения, периоды отпусков и настраивают автоматический подсчет дней. Формулы помогают настроить документ под особенности компании, а облачное хранение обеспечивает доступ из любой точки для всех участников процесса.

Но у такого решения есть и ограничения. В таблицах нет защиты от ошибок, любой может внести правки и создать путаницу в данных. Файлы нельзя подписывать электронной подписью — приходится делать это на бумаге. К тому же не все онлайн-решения могут обеспечить должный уровень защиты данных. Большинство иностранных сервисов хранят данные на серверах за пределами России, а это нарушает Федеральный закон № 152-ФЗ от 27.07.2006. 

Специализированные системы и КЭДО. Для средних и крупных компаний удобнее подключить систему КЭДО. График отпусков здесь — часть единой рабочей среды с заявлениями, приказами, расчетами и табелями. 

Программа проверяет каждое действие и не даст утвердить отпуск при конфликте дат или недостатке доступных дней. Документы подписываются интегрированной УКЭП, без бумажных дубликатов. Дополнительное преимущество — интеграция с другими корпоративными системами, например, для расчета отпускных. Подробнее о поэтапном переходе на КЭДО, законодательных нормах и нюансах я рассказал в этой статье. 

Преимущества «цифры» 

Автоматизация учета отпусков освобождает кадровиков от ручной проверки отчетов. Заявки в системе не дублируются, а информация не теряется при переписке.

Единая база. Даты, остатки отпускных и статусы заявок  доступны из одного окна. Это упрощает планирование проектов и позволяет равномерно распределить нагрузку на подразделения. 

Роли. Сотрудник видит свой график, руководитель — данные по подразделению, кадровик — по всей компании. 

Быстрое согласование. Руководитель может в любой момент отправить документы на доработку. Правки и авторы фиксируются с указанием времени изменения.

Прозрачность процесса. Сотрудники видят, сколько у них осталось дней отпуска, кто и когда планирует отдыхать из коллег — и могут выбрать для себя удобные даты.

Автоматическая проверка конфликтов. Система не даст утвердить отпуск при пересечении дат или недостатке доступных дней для сотрудника. 

Отчетность в несколько кликов. Аналитика по использованию отпусков, загруженности отделов, остаткам дней — без ручного сведения таблиц.

Пример: Сотрудники Сибирской горно-металлургической компании (СГМК), распределенные от Тихого океана до Башкирии, подают заявления на отпуск через мобильное приложение. Система автоматически запускает маршрут согласования, проверяет пересечения и фиксирует остатки дней. Со времени внедрения сервиса сроки обработки документов сократились с нескольких дней до 15 минут.

Как оцифровать график отпусков без ошибок: 6 шагов

Внедрение требует подготовки, но в итоге компания получает цифровую среду для работы со всеми кадровыми документами, а не только с графиками отпусков.

1. Аудит текущих процессов. Выясните, сколько времени уходит на сбор заявок, согласования и формирование отчетности — и зафиксируйте проблемные зоны. Так вы поймете, как именно нужно настроить новую систему, какими будут маршруты согласования и что нужно улучшить. 

2. Выбор платформы. Решите, какая функциональность потребуется для оцифровки процесса. Например, система должна интегрироваться с кадровым учетом и бухгалтерией для расчета отпускных. Важна также возможность гибкой настройки ролей и прав доступа.

3. Юридическая подготовка. Утвердите локальный акт о порядке введения КЭДО, получите письменное согласие сотрудников, оформите для них электронную подпись и машиночитаемые доверенности согласно Федеральному закону «Об электронной подписи» от 06.04.2011 №63-ФЗ.

4. Обучение команды. Проведите инструктаж для HR-специалистов, руководителей и сотрудников: отправьте рассылки, добавьте инструкции в базу знаний или организуйте вебинары. А лучше — сделайте все вышеперечисленное. Без должного понимания процесса автоматизация может не дать ожидаемого эффекта. Как организовать обучение и преодолеть страхи сотрудников при переходе на электронные документы, моя коллега рассказала в этой статье.

5. Пилотный запуск. Протестируйте систему на одном подразделении. Проверьте настройки системы, совместимость интегрированных сервисов и скорость обмена данными. Убедитесь, что все работает корректно, а если что-то упущено — поправьте план миграции. 

6. Масштабируйте систему на всю компанию. Важно соблюсти сроки: график отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две недели до начала года. Начинать внедрение стоит минимум за месяц, чтобы успеть настроить систему и обучить персонал.

Что получает бизнес 

При переходе на электронный график отпусков в специализированном сервисе компании получают ключевые преимущества, которые особенно важны в условиях высокой конкуренции и строгим требованиям регуляторов:

• Снижение рисков накладок при отпуске ключевых сотрудников. 
• Потери документов и ошибки при оформлении сводятся к нулю.
• Рост скорости согласования и прозрачности процессов.
• Уверенность в защите персональных данных и юридической силе подписываемых документов.

Цифровой учет отпусков персонала — не просто инструмент для упрощения работы HR, а элемент системы управления ресурсами компании. Бизнес получает контроль, точность и скорость, кадровые специалисты — предсказуемость и автоматизацию процесса, а персонал — понятный пользовательский путь и возможность подписывать документы удаленно с любого устройства.