Как выстроить бизнес, который будет приносить деньги без вашего контроля

В наши дни перед предпринимателями стоит непростая задача: найти баланс между стратегическим развитием своего бизнеса, своевременным контролем работы сотрудников и личным временем. 

Ключевой фактор баланса — это систематизация бизнес-процессов и построение эффективной организационной структуры. Это позволяет владельцу бизнеса сосредоточиться на ключевых стратегических задачах, оставив рутинные операционные процессы на сотрудников.

В этой статье рассмотрим, какие проблемы чаще всего выявляются при попытках систематизации бизнеса, на чем основана эффективная организационная структура, и какую роль в ней играет ассистент руководителя.

Что делать, если все завязано на владельце бизнеса?

Многие предприниматели сталкиваются с ситуацией, когда они оказываются вовлечены в каждую мелочь в своем бизнесе. В итоге все процессы оказываются завязаны на одном человеке — основателе: начиная от подписания счетов до стратегии маркетинга и продаж.

Это приводит к следующим проблемам:

- отсутствие четкого распределения обязанностей, в том числе у самого предпринимателя, который склоняется к микроменеджменту;

- неэффективная структура, где все процессы зависят от одного человека, и он не может уйти в отпуск или на больничный;

- недостаток доверия к команде, невыстроенная коммуникация и неэффективное делегирование;

- низкая мотивация и вовлеченность сотрудников из-за недостатка автономии и возможностей для развития.

Эти проблемы не только тормозят развитие бизнеса, но и приводят к конфликтам в команде, а главное — к эмоциональному выгоранию руководителя, который не может найти время на отдых или стратегическое развитие.

Если вы, как руководитель, оказались в ситуации, когда весь ваш день наполнен рутинными процессами и рабочими созвонами с командой, а сотрудники приходят согласовывать с вами каждый шаг — это сигнал о том, что пора пересмотреть организационную структуру в компании.

В противном случае, проблемы будут нарастать, как снежный ком, а сам предприниматель уже не сможет справиться с ними из-за выгорания или банальной нехватки времени и рабочего фокуса.

Как создать эффективную организационную структуру?

Создание эффективной структуры начинается с определения задач, которые находятся в зоне ответственности предпринимателя и ведут к росту бизнеса.

К таким задачам относятся:

1. Стратегическое планирование и определение вектора развития бизнеса.

2. Поиск инвесторов и партнеров.

3. Контроль за финансовым состоянием и повышение финансовой устойчивости компании.

4. Управление командой.

Все остальные операционные задачи должны быть делегированы, начиная от контроля выполнения поручений до документооборота, маркетинга и найма сотрудников.

И здесь у большинства предпринимателей, погрязших в рутине, возникает вопрос: как решиться на такой шаг? Как делегировать то, что годами было под пристальным контролем, и довериться команде? На помощь приходит система эффективного делегирования, которая поможет постепенно снять с руководителя операционные задачи так, чтобы все процессы в компании выполнялись по регламенту и в срок.

Принципы эффективного делегирования

Первый шаг к созданию эффективной организационной структуры — это делегирование хотя бы части задач. Вот несколько принципов, которые помогут сделать этот процесс успешным:

1. Четкая постановка задач.

Формулируйте задачи таким образом, чтобы в процессе выполнения у сотрудников не возникало вопросов вообще либо их был минимум. Обозначьте цель задачи, критерии успеха и четкие сроки выполнения.

2. Усиление личной мотивации.

Обеспечьте сотрудникам понимание их роли в общей картине бизнеса, по возможности создайте систему KPI. Это усилит вовлеченность команды в развитие бизнеса и повысит качество работы каждого сотрудника.

3. Эффективное использование ассистента.

Ассистент — это ключевой сотрудник в компании, который фильтрует входящие задачи, решает 90% вопросов и процессов с командой и передает руководителю только важную информацию, где не обойтись без его участия.

При правильном подходе, ассистент может стать вашим главным инструментом для выхода из операционки и построения эффективной оргструктуры.

Профессиональному ассистенту можно делегировать следующие задачи:

• выполнение личных поручений руководителя;
• ведение календаря руководителя, напоминание о предстоящих встречах, перенос встреч по необходимости;
• протоколирование совещаний, заседаний, фиксация договоренностей / результатов;
• контроль исполнения поручений и тесная коммуникация с ответственными по задачам;
• предоставление генеральному директору и другим руководителям высшего звена информации и аналитических данных о деятельности компании;
• разработка стратегических инициатив по рабочим процессам, команде, бюджету; 
• работа с руководителями отделов по координации проектов и деловому администрированию;
• планирование встреч, деловых поездок;
• своевременное выявление проблем сотрудников и предложение приемлемых решений;
• контроль стратегических бизнес-инициатив: от идеи до реализации;
• предоставление тактической поддержки и надзора за специальными проектами и инициативами.
   

Такой ассистент освободит до 80% вашего времени, которое вы сможете более рационально тратить на стратегическое планирование, встречи с инвесторами, собственное обучение или отдых.

При найме профессионального ассистента, который полностью возьмет на себя контроль всех коммуникаций и освободит вас от рутины, стоит рассчитывать на зарплату от 150 000 рублей в месяц. Но, даже если пока нет возможности платить ассистенту такую сумму, можно начать с менее квалифицированного специалиста и обучить его под свои задачи и специфику бизнеса.

Преимущества такого подхода очевидны:

- экономия средств

Ассистент, прошедший обучение под вашим контролем, будет более лояльным к компании и поначалу согласится на меньшую зарплату.

- скорость и адаптивность

Обученный под вашим контролем ассистент будет готов к любым задачам и сможет быстро адаптироваться под изменения в бизнес-процессах.

Да, подбор и обучение ассистента требуют времени и ресурсов, но в итоге это решение может к масштабированию бизнеса, которое сейчас не происходит из-за Вашей завязки на рутинных процессах.

Как выйти из операционки? Пошаговый план

Для успешного выхода из операционной деятельности и создания эффективной организационной структуры, следуйте этому плану:

1. Определите, какие задачи ваши, а какие нужно делегировать.

2. Оцените компетенции команды и, при необходимости, наймите новых ТОП-менеджеров или ассистента.

3. Адаптируйте ассистента и научите его управлять проектами и командой, отслеживать показатели эффективности и выполнять ваши поручения без напоминаний.

4. Установите иерархическую коммуникацию в команде через ассистента, с помощью ввода регламентов и трекеров задач.

5. Протестируйте новую систему в течение 1-2 месяцев и внесите корректировки при необходимости.

6. Наконец, освободите свое время для отдыха и стратегических задач.

Систематизация бизнеса, делегирование и создание эффективной организационной структуры — это долгий, но жизненно необходимый процесс для любого предпринимателя. Только так можно выйти из операционной деятельности, сфокусироваться на стратегическом развитии и масштабировать бизнес, оставаясь устойчивым к кризисам и переменам. Успех приходит только к тем предпринимателям, кто доверяет своей команде, не занимается микроменеджментом и качественно отдыхает, сохраняя ресурс на то, что действительно важно.