«Корректировать нельзя — согласовать»: доработка 1С:Управление холдингом

В рабочих процессах нередко возникают ситуации, когда необходимо вносить изменения или исправления в созданные документы, которые уже недоступны для редактирования. В статье расскажем, как за 2 месяца доработать этот процесс в системе 1С:Управление холдингом, даже когда, казалось бы, нельзя. Материал будет полезен всем, кто занимается корпоративными закупками в системе 1С: УХ.

Напомним, решение широко используется в крупном бизнесе, холдингах, группах компаний, в которых необходимо вести консолидированный учет как в сфере финансов, так и в других областях. Пользователями системы также становятся компании, где актуальна автоматизация таких процессов, как ведение централизованных закупок и продаж, расчет себестоимости и многое другое.

С какой задачей к нам обратился клиент

В процессе согласования документа в строке плана закупок в системе 1С:УХ нередко нужно что-то скорректировать. Например, может измениться количество, сумма, потребность и прочее. Но после отправки на согласование документ уже недоступен для редактирования. Чтобы внести правки, нужно отменять согласование, которое проходит в несколько этапов, и изменять все вручную. В результате процесс может затянуться. 

Задача – создать механизм, который позволит изменять, объединять и разъединять документы в строке плана закупок без повторной отправки на согласование. Разумеется, если все изменения проходят в рамках утвержденного бюджета. Рассмотрим на примере.

Представим, что необходимо приобрести кружки. На закупку выделили 100 тысяч рублей. Но мы пока не знаем точное количество, цену и какие именно кружки это будут. Создаем документ, в котором указываем следующие данные:

После заполнения отправляем на согласование и утверждаем бюджет. Через некоторое время узнаем, что нужно купить 60 фарфоровых кружек по 1000 рублей и 100 керамических кружек по 400 рублей. Но мы не можем исправить текущий документ, так как он уже согласован. 

В дальнейшем должен получиться скорректированный документ, в котором будут отображены следующие данные:

По факту нет превышения согласованного бюджета.

Выбор решения

После изучения задачи и проблемы наша команда стала искать различные варианты решения. Когда мы исследовали блок планирования закупок («Корпоративные закупки»), выяснили, что можно использовать стандартный механизм.

Сначала создаем документ «Заявка на закупку», который регистрирует потребности центра финансовой ответственности (ЦФО) в товарах, работах и услугах. В нем можно изменять различные параметры. 

Далее на основании этого документа формируем документ «Строка плана закупок», который регистрирует основную информацию о предмете закупки и является составной частью плана закупок. Потом отправляем на согласование. Но клиент отказался от использования данного функционала, так как это привело бы к изменению текущего процесса работы.

В результате приняли решение создать обработку, которая позволит объединять, разделять и изменять документы типа «Строка плана закупок», не выходящие за рамки бюджета, без отмены согласования документа. 

Как решали задачу

Берем документы типа «Строка плана закупок», которые нужно отредактировать. Далее по ним заполняем таблицу «Потребности». Затем выбираем строку с необходимой потребностью и добавляем в «Корзину» (см. Рис 1).
 

В корзине можно определять количество новых документов и добавлять в нужный документ потребность. Также в ней есть поля для редактирования: номенклатура, количество и цена. После их заполнения сумма пересчитывается. После ввода новых значений идет проверка, что нет превышения изначальной суммы, так как она была согласована ранее. 

Далее нажимаем кнопку «Создать», получаем объединенный документ. В таблице «Потребности» отображается поле, из какого документа была создана «Строка плана закупок». Таким образом, объединенный документ автоматически будет согласован. 

При этом он формирует дополнительные движения расходов по регистру «Планирование потребностей», что позволяет избежать дублирования записей. Кроме того, для отслеживания изменений формируются отчеты, которые позволяют увидеть все изменения по документу «Строка плана закупок».

Пошаговый алгоритм действий

Предложенная форма состояла из блоков: 

• «Список документов», которые будут участвовать для корректировки. В него можно добавлять или удалять документы.
• «Потребности» — табличная часть, в которой отражаются остатки по потребностям из выбранных документов. Этот блок нельзя редактировать. При этом обновление происходит при каждом изменении списка документов.
• «Корзина» — дерево значений, в котором будут отображаться данные для создания новых документов. Тут можно проводить все изменения.

При двойном нажатии по строке «Потребности» она переносится в «Корзину». Так создается первый документ.

Первый уровень корзины — документ, по которому в дальнейшем будут созданы документы типа «Строка плана закупок». Второй уровень — перенесенные строки из блока «Потребности». 

В корзине есть нередактируемые поля «Количество» и «Цена» и обязательные «Количество новое и «Цена новая». После заполнения обязательных полей идет автоматический расчет суммы. Если она превышает бюджет, выдается ошибка. Если нет, далее рассчитывается количество для дальнейшего корректного списания. 

Также предусмотрены кнопки: 

• «Создать документ» — создает первый уровень дерева значений, т.е. новый документ.
• «Очистить корзину» — полностью очищает «Корзину» от данных.
• «Заполнить количество и цену новое» — заполняет поля «Количество новое и «Цена новая» по полям «Количество» и «Цена» соответственно.
• «Очистить количество и цену новое» — очищает эти поля.

Далее с помощью кнопки «Создать» (см. схему 1) формируются документы типа «Строка плана закупок» из «Корзины». В этот документ мы добавили дополнительную табличную часть. В ней хранятся данные для списания из предыдущих документов, на основании которых был создан текущий. 

С какими трудностями столкнулись и как их решали

В процессе разработки столкнулись с рядом вопросов:

• как правильно производить замену номенклатуры 
• как вводить новые данные по количеству и цене
• как рассчитывать количество для списания из старого документа
• как контролировать сумму

Для замены номенклатуры в «Корзине» добавили соответствующее поле. Если оно будет заполнено, то в новый объединенный документ попадает именно это значение. А списание из старого документа произойдет по той номенклатуре, которая в нем указана. 

Ввод новых значений по количеству и цене происходит в «Корзине» по полям «Количество новое» и «Цена новая». Именно эти данные попадают в новый документ. Про контроль суммы и расчет количества уже рассказывали выше. 

Каких результатов достигли

В итоге предложенное нами решение не повлияло на текущий процесс работы и позволило заказчику сократить время работы на 85%, поскольку документы не нужно повторно отправлять на согласование. И все это мы сделали за 2 месяца. Еще раз отметим, что применение доработки выполняется только для тех документов, которые не выходят за рамки согласованного бюджета. 

Механизм можно доработать, чтобы редактировать не только документы типа «Строка плана закупок», но и другие. Например, выбирать тип документа и регистры, по которым нужно изменить движения. Заказчик пока думает над этим вопросом.