Совещания руководителей: плюсы, минусы и цели

Есть три типа руководителей. Первые не понимают, зачем проводить совещания руководителей и устраивать групповые обсуждения. Вторые чрезмерно увлекаются собраниями иногда во вред делу, пожирая огромное количество времени при проведении совещаний руководителей. Третьи нашли гармоничный баланс между индивидуальным решением и групповым обсуждением. Вы к какому типу относитесь? Точно к третьему? 

Возможно, вы уже ответили себе на вопрос, какие из 13 грехов совещания вы совершаете? И возможно, вы можете точно сказать, какие правила совещания считаете самыми важными? Но что насчет плюсов, минусов и целей совещания руководителей? Об это данная статья. 

Преимущества решений, принимаемых группой на совещании руководителей

Вы же понимаете, что у совещаний руководителей есть свою плюсы и минусы. Сначала перечислим несколько плюсов. 

• Разносторонний подход
• Высокое качество решений
• Согласие с принятым решением среди участников
• Высокий уровень исполнения решения
• Повышение статуса участников 

Теперь коротко расшифруем преимущества совещаний руководителей. Разносторонний подход за счет присутствия разных людей и коллективного обсуждения дает множество вариантов решения и высокое качество самих решений. 

Согласие с принятыми решениями в группе выше, потому что люди приняли участие в обсуждении, вложили свою энергию и время. А это известно, что, чем больше человек посвятил себя разработке проекта, тем больше он вовлечен в его реализацию. Это психология вклада. 

Исполнение решения выше по тем же причинам, что и согласие. Люди вовлеклись, прожили решение на уровне обсуждения, им хочется его реализовать. Ну и последний плюс заключается в том, что у участников группы повышается статус за счет того, что спрашивают их мнение и учитывают его. 

Недостатки групповых решений и совещаний руководителей

 Разумеется, у совещаний руководителей есть и свои минусы. 

• Время
• Неопределенность персональной ответственности
• Огруппление мышления 

Действительно, на совещания руководителей тратиться много времени. Во-первых, самому принять решение быстрее. Во-вторых, обсуждение забирает много времени, неважно это конструктивные дебаты или ненужные споры. Хотя, надо признаться, склоки потребляют еще больше времени. В-третьих, не всегда понятно, кого пригласить, поэтому часто собирают избыточное количество людей, часть из них могла бы в это время эффективно решать свои задачи, но они присутствуют там, куда их зря пригласили. 

В группе часто происходит диффузия ответственности. Это психологический феномен, который заключается в том, что все считают, что ответственность распределяется между всеми, а значит их участие в реализации не очень важно или не значительно, потому что другие сделают. 

Еще одним недостатком групповых обсуждений является так называемое огруппление мышления. Это тоже психологический феномен, который возникает в сплоченных группах. Люди начинают стремится к единому мнению и согласию, решение в угоду этому стремлению могут приниматься неправильные, которые не учитывают всех факторов, не оценивают реалистично проблемы, возможности и риски. Люди хотят сохранить групповую гармонию, поэтому даже не пускают и цензурируют точки зрения, которые противоречат общегрупповому мнению и культуре. 

Цели обсуждений и совещаний руководителей

Частая ошибка ведущего совещания руководителей состоит в том, что они вначале не проговаривают четко или вообще не обозначают цели групповой встречи. Поэтому одному участнику кажется, что они собрались, чтобы выслушать отчет, другой считает, что это обучение, третий думают, что сейчас надо принять какое-то решение, а четвертый полагает, что решение принимать не надо, а собрались все для обмена информацией. И каждый участник сознательно и бессознательно тянет к своей цели. Вот такие лебедь, рак и щука группового обсуждения!

Запомните раз и навсегда, что в самом начале совещания руководителей, после приветствия нужно четко для все участников ответит на вопросы: «А с какой целью мы здесь собрались? Зачем мы здесь? Что мы хотим сделать и чего добиться на этом собрании?» То есть нужно проговорить цель и несколько целей собрания, желательно цель эту записать на доске, более того надо к ней периодически возвращаться, особенно когда обсуждение уходит в сторону. 

Предлагаю вам список возможных целей. Вы, конечно, можете их творчески объединять. К примеру, можно собраться для того, чтобы обменяться информацией и обсудить возможные решения. А можно и провести совещание с амбициозным желанием не только, чтобы собрать информацию и выработать несколько возможных решений, но и чтобы принять окончательное решение. Лучше тогда разделить совещание руководителей на три части: сбор информации, обсуждение вариантов решения, выбор одного из решений, чтобы люди четко понимали, что они должны делать именно сейчас. 

Итак, список возможных целей совещания руководителей.    

• Сбор информации
• Обмен информацией
• Обучение
• Постановка целей и задач на будущее
• Анализ ситуации
• Поиск решения
• Принятие решения
• Разрешение конфликтов
• Подведение промежуточных и основных итогов 

Итог — как проводить совещания руководителей

Статья разбирает роль и формат совещаний руководителей: от скепсиса и «пересобранности» до грамотного баланса между индивидуальными решениями и групповым обсуждением. Фокус статьи на плюсах, минусах и корректной постановке целей совещания руководителей. 

Ключевая управленческая идея

В начале совещания необходимо явно обозначить и зафиксировать цели встречи (зачем собрались, чего хотим добиться) и периодически к ним возвращаться. При амбициозной повестке («собрать информацию, потому обсудить варианты, затем принять решение») полезно делить совещание на эти три фазы, чтобы участники понимали текущую задачу.