Как разработать план проекта, если будут изменения в требованиях

Дорожная карта — один из любимых и часто используемых шаблонов в работе. Подходит как в проектах, так и в планировании работ по продукту.

Дорожная карта — формат отражения планирования в рамках гибких подходов или как результат стратегической сессии/мозгового штурма. Дорожная карта может лечь в основу линейного планирования или наоборот — быть результатом гибкого планирования. Вы можете адаптировать шаблон под себя и потребности своей команды. 

Структура Дорожной карты:

1. Левая колонка верхняя ячейка — что есть на данный момент. Здесь указываются все фактические данные, то, что есть в наличии, приводится характеристика готовой части системы, описывается готовый результат. Не указывайте работы, которые были реализованы. Сосредоточьтесь на том, что есть физически в виде готовых результатов, которые можно оценить, протестировать, взвесить, использовать.

2. Ячейка ниже в первой колонке — что надо изменить. Выпишите все, что хотелось бы изменить из того, что есть. Не приобрести новое, а именно изменить готовое. Этот пункт важен при планировании работ. Ведь не секрет, что сделать с нуля проще, чем менять. Поэтому указанные в этой ячейке пункты будут требовать от нас большего количества ресурсов и большего внимания в рамках функции мониторинга и контроля.

3. Далее — ячейка ниже в первой колонке — что надо сохранить. Разрабатывая новый продукт или дорабатывая/модифицируя старый, важно не потерять связь с реальностью. Что-то из того, что уже есть в продукте, вокруг продукта надо сохранить и новыми действиями не разрушить. Речь часто идет либо об уже настроенных частях процесса, о которых команда забывает или не думает, потому что с ними нет проблем, все хорошо, все работает, а новые изменения нарушают их стройность, либо о функциях системы для смежных подразделений, которые выпадают из фокуса внимания, так как являются не основными или и вовсе не очевидными, даже скрытыми от команды разработки и производства.

4. Переходим в правую дальнюю колонку. Целевые показатели, целевое значение, можно также указать в этом месте цель по SMART. Указывайте в этом пункте дорожной карты избыточную информацию. Потом в работе с продуктом или проектом вы все равно расставите приоритеты в метриках. Совершенно нормально иметь на старте разработки продукта или на старте проекта большое количество метрик, десятки желаемых (целевых) результатов в формате количественных или качественных показателей.

5. Ниже в ячейке правой колонки обязательно пропишите исключения. То, чего не должно быть ни при каких условиях. Не в смысле «не желательно», а запрещено. Законом, политикой компании, договоренностями, культурными особенностями и т.д. Исключения могут быть как по отношению к продукту, так и к проекту. Например, при внедрении системы может быть исключением возможность копировать данные. Это пример исключения к продукту. Исключения в проекте при этом могут быть — не привлекать разработчиков с опытом работы менее 2-х лет.

6. Ограничения — максимально полезная информация в дорожной карте для руководителя проекта или продуктового менеджера. Это не бюджет, сроки и человеческий ресурс. Это ограничения возможностей — в рамках каких возможностей мы можем действовать. Ограничения звучат в формулировке не больше, чем, не меньше, чем.  Эта информация дает нам понимание о наших возможностях. Например, привлекать разработчиков с опытом работы не менее 2 лет, но не более 7 (у нас не хватит средств оплатить их вклад). Ограничения тоже могут касаться как проекта, так и продукта. Ограничения проекта дают нам понимание наших полномочий внутри проекта, ограничения продукта позволяют продуктовой команде понять масштаб полета фантазий и креатива.

7. Начиная с этого шага заполнение дорожной карты продолжается справа налево, пока не придете к первой колонке, которая уже заполнена. Впишите промежуточный результат за шаг до. Что должно быть готово за итерацию (месяц) до финала? А за месяц до предпоследней итерации? И так далее. Пока вы сами руками не попробуете, не поймете, чем отличается планирование от старта и планирование от финиша. Особенность в том, что план от сегодня более оптимистично, чем план от дедлайна.

8. Проверка адекватности планирования слева направо. Идем проверять дорожную карту на актуальность указанного плана. Теперь слева направо впишите в среднюю ячейку сроки, за которые реально получить указанный вами промежуточный результат. Просуммируйте сроки и получите предполагаемую длительность проекта. Сравните с теми сроками, которые определили на старте планирования. Общие сроки могут превышать запланированные — в таком случае либо ведите переговоры с Заказчиком о продлении работ, либо следует пересмотреть сложность промежуточных результатов, либо сжать расписание, запараллелив простые работы. 

9. Указываем конкретные действия — только на этом этапе вы можете расписать конкретными задачами первые несколько итераций — что надо сделать для получения результата. Задачи этого уровня планирования перейдут в канбан-доску или просто в таск-менеджер. 

Дорожная карта помогает сосредоточиться на промежуточных результатах и сконцентрироваться на ближайших действиях в рамках тех целей, которые не будут меняться или вероятность изменений требований крайне мала. Далее заполняйте дорожную карту детальным планом в конце итерации. Так, краткосрочное планирование имеет более актуальные оценки рисков и изменений.