One-to-one встречи с сотрудниками: зачем нужны и как проводить

Сотрудник вроде бы на своем месте, задачи выполняет в срок, но с каждым днем все меньше вовлечен в работу. Что-то не так, но выявить проблему без открытого диалога не получится. Встречи one-to-one не про контроль, а про доверие и обратную связь. Они помогают предотвратить выгорание, выявить слабые места и помочь вернуть сотруднику мотивацию.

One-to-one встречи: что это и зачем они нужны бизнесу? Как проводить one-to-one с сотрудниками, чтобы разговоры приносили результат? Разбираемся в нашей статье.

Что такое one-to-one встречи

«Ван-ту-ван» встречи — это регулярные личные беседы между руководителем и сотрудником. Такой разговор помогает выстроить доверие, наладить обратную связь и лучше понять, что влияет на работу специалиста.

В отличие от совещаний и планерок, на one-to-one встрече фокус не на проекте, а на сотруднике. Можно обсудить профессиональное развитие, личные вопросы, карьерные ожидания и даже эмоции, если они мешают работе. Встреча один на один должна проходить в спокойной обстановке, без давления и формальностей.

Когда такие разговоры становятся частью корпоративной культуры, сотрудники чувствуют, что их слышат. Это укрепляет лояльность, помогает вовремя решать проблемы и в целом делает команду сильнее.

Чем one-to-one встречи с сотрудниками полезны для бизнеса

Плотный рабочий график, жесткие дедлайны и чаты делают общение с командой поверхностным. One-to-one встречи помогают вовремя заметить или даже предотвратить конфликты, буллинг, выгорание и другие проблемы в коллективе.

Чем еще полезны встречи один на один с сотрудниками:

• Помогают сбалансировать нагрузку.

Во время личной встречи сотрудник может открыто сказать, что не справляется с работой. Руководитель получает честную обратную связь, видит слабые места в распределении задач и может его скорректировать.

• Предотвращают выгорание.

Выгорание не приходит внезапно — оно накапливается. Регулярное личное общение позволяет замечать первые признаки: апатию, раздражительность, снижение инициативы. Это поможет вовремя среагировать и, например, предложить сотруднику пройти курс терапии у корпоративного психолога или сходить в отпуск.

• Ускоряют обратную связь.

One-to-one — это быстрый способ дать и получить обратную связь, уточнить задачи и расставить приоритеты. Необязательно ждать общего собрания или квартального отчета, чтобы что-то узнать у сотрудника или что-то ему поручить.

• Помогают выстроить доверительные отношения.

Тет-а-тет с сотрудником укрепляет доверие и повышает лояльность. В долгосрочной перспективе это снижает текучку и делает команду более сплоченной.

• Улучшают взаимодействие в команде.

Сотрудники на встрече один на один могут рассказать о трудностях в коммуникации с коллегами, жалобах, недопонимании между отделами. Так можно решить конфликты внутри коллектива до того, как они затронут другой отдел или скажутся на работе компании в целом.

• Повышают вовлеченность.

One-to-one повышает мотивацию и вовлеченность работников. Разговор с руководителем может напомнить сотруднику, что он ценен для компании.

• Помогают в развитии.

На таких встречах можно обсудить карьерные цели и навыки специалиста. Это дает руководителю понимание, в каком направлении помогать сотруднику развиваться, какие новые задачи доверить, когда предложить повышение.

Как проводить one-to-one с сотрудниками

Личные встречи с сотрудниками будут полезны, если они проходят не «для галочки», а осознанно. Чтобы разговор оказался продуктивным, нужно подготовиться к нему и правильно провести one-to-one.

Правила проведения встреч one-to-one с сотрудником:

• Четко определите цель встречи.

Прежде всего нужно понять цель личной встречи: узнать состояние сотрудника, обсудить трудности в его работе или получить обратную связь. Когда цель понятна обеим сторонам, встреча проходит осмысленно.

• Проводите встречи регулярно.

Разовые разговоры не дадут нужного эффекта. Лучше, если такие беседы будут проходить регулярно, например, раз в месяц. С новичками one-to-one проводить нужно чаще, чтобы быть в курсе их проблем.

• Планируйте время с запасом.

Выделяйте на встречу минимум полчаса, а лучше — час. Разговор один на один может быть коротким, но при выявлении серьезной проблемы важно иметь возможность обсудить все спокойно.

• Подготовьтесь заранее.

Заранее запишите темы или проблемы, которые хотите обсудить. Это поможет реже отклоняться от темы и ничего не забыть. Предложите и сотруднику подготовить список вопросов, чтобы можно было свериться перед встречей.

Также перед «ван-ту-ван» встречей стоит собрать максимум информации о человеке — его задачах, целях, результатах. Но иногда полезно взглянуть глубже и проверить благонадежность сотрудника. Может, на его результаты влияют крупные задолженности или он уже зарегистрировал ИП схожего профиля? Человеку, который устроился в компанию для получения чувствительной информации или базы данных клиентов, не поможет ни один one-to-one.

• Обеспечьте приватность.

Личный разговор не должен проходить в коридоре или между делом в лифте. Забронируйте переговорку или выберите для встречи пространство, где вам никто не помешает. В онлайн-формате — отключите уведомления, не записывайте экран, не отвлекайтесь.

• Фиксируйте итоги.

Если вы договорились о чем-то важном — запишите. Это поможет отслеживать прогресс, не забыть о задачах и договоренностях.

Вопросы для встречи один на один

Без подготовленных заранее тем разговор со специалистом будет поверхностным. До one-to-one стоит выписать возможные вопросы, на которые вы бы хотели получить ответы.

Примеры вопросов, которые можно задать сотруднику при разговоре один на один:

Какие темы не стоит затрагивать на one-to-one встрече с сотрудником

One-to-one — это пространство для честного диалога. Но все же в разговоре с сотрудником должны быть рамки. Некоторые темы могут разрушить атмосферу доверия и превратить встречу в неловкую формальность.

О чем лучше не говорить на встрече один на один с сотрудником:

• Сплетни о коллегах.

Не превращайте встречу в обсуждение чужих промахов или личной жизни. Даже безобидная сплетня может подорвать доверие и создать токсичную атмосферу.

• Критика без конструктива.

Если у вас есть замечания к работе, нужно рассказать об этом без лишних эмоций. Важно не обвинять, а искать пути решения. Например, вместо «ты не укладываешься в сроки» можно сказать «давай посмотрим, как распределить задачи, чтобы ты все успевал».

• Личные темы без запроса.

Даже если вам кажется, что у сотрудника проблемы, не связанные с работой, не стоит задавать слишком личные вопросы. Сначала спросите, готов ли он говорить об этом. Уважение границ вызывает доверие.

• Сравнение с другими сотрудниками.

Фразы по типу «а вот Петя справляется лучше» не мотивируют, а деморализуют. Обсуждайте успехи и зоны роста человека без сравнений, потому что у каждого свой темп развития.

• Спорные темы вне работы.

Политика, религия и идеология — скользкие темы. Даже невинный комментарий может задеть чувства и создать напряжение.

С какими проблемами можно столкнуться

Даже если вы настроены на открытый разговор и искренне хотите помочь сотруднику, не всегда встреча проходит гладко. Иногда она превращается в формальность, иногда — в молчаливую переглядку. 

Проблемы, с которыми может столкнуться руководитель на one-to-one:

• Сотрудник считает встречи бессмысленными.

Иногда человек приходит на встречу с безразличным видом. Такое отношение возникает, если разговоры проходят без четкой цели и заметного результата. В глазах сотрудника «ван-ту-ван» становится формальностью и тратой времени.

Что делать. Объясните цель разговора и ожидаемый результат. В конце one-to-one зафиксируйте договоренности и возвращайтесь к ним позже. Например, если на прошлой встрече сотрудник жаловался на чрезмерную загруженность, распределите задачи иначе.

• Сотрудник избегает откровенности.

Некоторые сотрудники предпочитают держать эмоции и трудности при себе. Они боятся показаться слабыми, лишиться доверия или услышать осуждение. Из-за этого разговор выходит сухим, а важные вещи остаются за кадром.

Что делать. Создайте атмосферу, где сотрудник сможет говорить открыто. Начните с простых вопросов, делитесь положительной обратной связью и благодарите за хорошую работу. Если человек почувствует, что его слова не обесценивают и не «используют против него», он начнет раскрываться.

• Встречи ассоциируются с критикой.

Если раньше поводом для встречи один на один становились ошибки и проблемы, сотрудник будет видеть в ней «разбор полетов». В такой атмосфере специалисту будет сложно говорить открыто, даже если цель разговора другая.

Что делать. Попробуйте сменить фокус, например, начинайте встречу с хороших новостей. Дальше можно обсудить сложные моменты, но без давления. Нужно найти баланс между поддержкой и задачами — тогда встреча перестанет восприниматься как наказание.

Если превратить one-to-one встречи в регулярную практику, это быстро начнет приносить пользу как сотрудникам, так и бизнесу.